Optimaal samenwerken met contractoren 

Veiligheid en efficiëntie als pijlers van succes

Het werken met contractoren biedt industriële organisaties de mogelijkheid om zich te concentreren op hun kernactiviteiten. Door het inzetten van derden kunnen ze gebruikmaken van gespecialiseerde expertise en flexibele arbeidskracht.

Maar het is een omgeving die gekenmerkt wordt door complexiteit en potentiële veiligheidsrisico’s. Dit vraagt om een strategische benadering. Dit kan bekomen worden door het doeltreffend beheren van de samenwerking met derden, het waarborgen van de veiligheid en de naleving van de regelgeving op de site. Onyx One geeft u 5 tips om de samenwerking met externe partijen te bevorderen.

Een solide projectplanning

Een solide projectplanning is essentieel bij samenwerking met contractoren omdat het duidelijkheid, efficiëntie en resultaatgerichtheid bevordert.

• Duidelijkheid en richting over de taken, verantwoordelijkheden en verwachtingen van beide partijen. Dit zorgt voor meer begrip van het project of de job.
• Efficiëntie en productiviteit worden bekomen door het op voorhand organiseren en toewijzen van taken. Dit voorkomt verwarring en overlapping van werk. Het stelt zowel opdrachtgevers als contractoren in staat hun beschikbare tijd en middelen effectief te gebruiken.
• Risicobeheer door planning helpt bij het identificeren van potentiële risico’s en uitdagingen. Dit laat je toe proactieve maatregelen te nemen. De kans op verstoringen of vertragingen wordt zo verkleind.
• Resultaatgerichtheid wordt bekomen door op voorhand specifieke doelstellingen en mijlpalen te definiëren. Het zorgt ervoor dat het project op schema blijft. Dit stelt beide partijen in staat zich te richten op het behalen van meetbare resultaten en succesvolle projectoplevering.

Selecteer betrouwbare contractoren

Het zorgvuldig kiezen van contractoren is van essentieel belang voor het succes van industriële uitbesteding. Het gaat niet alleen om het selecteren van de juiste prijs, denk ook aan betrouwbaarheid, ethische normen en veiligheidsvoorschriften.

• Betrouwbaarheid boven alles. Baseer je keuze niet alleen op prijs, maar ook op de reputatie en betrouwbaarheid van de contractor en de subcontractoren waarmee je werkt.
• Ethiek en normen. Controleer of de contractor voldoet aan ethische normen en zich houdt aan de regels voor gezondheid en veiligheid op het werk.
• Beoordeel de risico’s. Identificeer potentiële risico’s en werk enkel met contractoren die aan alle voorwaarden voldoen. Vergewis je dat de contractorfirma waarmee je werkt in regel is, geen fiscale problemen heeft en je veiligheidstrainingen volledig heeft doorlopen.

Werk met contractor management software

Een contractor management systeem leidt het beheren van externe partijen in goede banen. Het biedt een gestructureerde aanpak voor documentdeling en communicatie. Het laat toe om risico’s te evalueren en beheersen en het automatiseert goedkeuringsprocedures.

• Kwalificeren. Een contractor management systeem biedt de mogelijkheid om contractoren te kwalificeren op basis van vereisten en criteria. Dit laat je toe alleen gekwalificeerde en betrouwbare partijen te selecteren.
• Aanmelden. Een digitaal systeem stroomlijnt het aanmeldingsproces. Dit betekent minder administratieve taken en het vermijden van wachtrijen.
• Trainen. Een doeltreffend contractor management systeem biedt de mogelijkheid om veiligheidstrainingen op maat te ontwikkelen en te beheren. Hierdoor kun je de veiligheidskennis en -vaardigheden van contractoren verbeteren en de veiligheid op de werkvloer bevorderen.
• Communiceren. Een digitaal systeem laat een snelle en efficiënte communicatie tussen alle betrokken partijen toe. Het biedt een centrale plek voor het delen van belangrijke informatie, documenten en updates.
• Opvolgen. De naleving van contractuele afspraken, veiligheidsnormen en regelgeving opvolgen en controleren wordt een stuk makkelijker. Hierdoor kun je audits succesvol doorlopen en de transparantie en verantwoording verhogen.
• Samenwerken. Een contractor management systeem legt de focus op een samenwerkingsgerichte aanpak. Het vergemakkelijkt een goede samenwerking tussen jouw organisatie en de contractoren, waardoor projecten efficiënter en succesvoller worden uitgevoerd.

Zorg voor naleving van veiligheidsnormen

Het optimaliseren van contractor management op industriële sites vereist naleving van veiligheidsnormen. Hier zijn enkele tips om dit te bereiken:

• Bewustwording van veiligheidsnormen zorgt voor minder overtredingen.
• Veiligheidsbeoordelingen door middel van inspecties, certificeringscontroles en risico-evaluaties laat toe potentiële risico’s in te schatten en corrigerende maatregelen te nemen.
• Open communicatie tussen alle betrokken partijen zorgt voor een betere navolging van de regels. Moedig contractoren aan om vragen te stellen, zorgen te uiten en veiligheidsincidenten te rapporteren. Werk samen aan het identificeren en oplossen van veiligheidsproblemen.
• Transparante registratie van de veiligheidsmaatregelen dient als bewijs van naleving bij audits en juridische kwesties.
• Streef naar constante verbetering. Evalueer regelmatig de effectiviteit van veiligheidsmaatregelen en identificeer mogelijkheden voor verbetering. Blijf op de hoogte van nieuwe veiligheidstechnologieën en best practices om de veiligheidsprestaties voortdurend te verbeteren.

Investeer in effectieve training

In vergelijking met traditionele trainingsmethoden biedt online training tal van voordelen. Online training zorgt ervoor dat contractoren en aannemers de training effectiever kunnen doorlopen en begrijpen, in plaats van simpelweg een papier te ondertekenen. Het volgen van een gestructureerde training en het afleggen van een test zorgen ervoor dat alleen degenen die voldoen aan de gestelde voorwaarden toegang krijgen tot de werklocatie. Dit verhoogt het veiligheidsniveau en minimaliseert potentiële risico’s.

• Implementeer een e-Learning platform dat contractoren en aannemers in staat stelt om de veiligheidstraining online en op voorhand te volgen. Dit biedt flexibiliteit en toegankelijkheid, waardoor de training effectief kan worden geïntegreerd in hun dagelijkse routine.
• Zorg voor een beter begrip van de te kennen materie door gebruik te maken van interactieve elementen, visuele middelen en praktijkvoorbeelden. Dit vergroot ook de betrokkenheid.
• Evalueer de kennis door een test toe te voegen na de training. Dit waarborgt dat zij de vereiste informatie hebben opgenomen en begrepen voordat ze toegang krijgen tot de werklocatie.
• Koppel de toegang tot de site aan de testresultaten van de training. Dit zorgt ervoor dat alleen goed getrainde en gekwalificeerde contractoren en aannemers op de werkplek aanwezig zijn, wat het veiligheidsniveau verhoogt.
• Regelmatige herhaling zorgt ervoor dat de veiligheidsnormen up-to-date blijven en risico’s worden geminimaliseerd.

Onyx One – het Contractor Management Systeem van de industrie
Automatiseer de naleving, veiligheid en impact van contractorprocessen in industriële omgevingen. Nikolai vertelt je in een korte demo hoe Onyx One contractor management naar een hoger niveau tilt.