Vraag & antwoord

Onyx One is GDPR/AVG compliant en respecteert dusdanig het juridisch kader voor het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens van personen die in de Europese Unie (EU) wonen.

De opdrachtgever bepaalt welke gegevens worden opgevraagd en kan dit in het kader van GDPR verantwoorden. Onyx heeft de rol van Processor en staat in voor de correcte en veilige opslag en verwerking. Bij het indienen van de gegevens door de contractorfirma wordt de opdrachtgever de eigenaar van die gegevens.

De volledige applicatie is standaard beschikbaar in 4 talen, met name Nederlands, Frans, Engels en Duits. Voor de formulieren maakt Onyx One gebruik van een geïntegreerde vertaaltool. Hierdoor kunnen deze opgezet worden in 72 talen.

Enkel de opdrachtgever heeft volledig overzicht, een contractorbedrijf kan niet zien welke andere contractoren actief zijn op de site, met uitzondering van de subcontractoren die in onderaanneming voor hem werken.

Contractorbedrijven worden door een opdrachtgever uitgenodigd. Bij het aanmaken van het contractorbedrijf wordt het BTW-nummer gecontroleerd om tegen te gaan dat een bedrijf dubbel wordt aangemaakt.

Onyx One maakt gebruik van beveiligingsinstellingen die ervoor zorgen dat enkel de juiste mensen toegang krijgen tot de juiste gegevens. Gegevens kunnen worden gekoppeld aan bepaalde mensen of groepen.

Onyx One maakt gebruik van rolgebaseerd autorisatiemanagement. Een gebruiker die toegang heeft tot een portal wordt toegewezen aan een “group”. Deze groep bepaalt welke rechten een gebruiker heeft. Dit geldt voor zowel de opdrachtgever als de contractor.

Het systeem staat zelf in voor het controleren van geldigheidsdata. Dit hoeft dus niet door de opdrachtgever te gebeuren.

De contractoren worden ruimschoots op voorhand en automatisch verwittigd via e-mail.

Onyx One gebruikt Business Proces Model and Notation (BPMN) als standaard voor het modelleren en weergeven van bedrijfsprocessen. Het doel van BPMN is om bedrijfsprocesmanagement te verduidelijken, zowel voor technische als niet-technische gebruikers, door een notatie te gebruiken die intuïtief aanvoelt voor niet-technische gebruikers, maar wel in staat stelt om complexe processemantiek weer te geven. Het primaire doel van BPMN is het verschaffen van een standaardnotatie die voor alle stakeholders te begrijpen is.

Onyx One heeft een aantal standaard flows waarbij de verschillende partijen via e-mail notificatie op de hoogte worden gebracht. Enkele voorbeelden:

De opdrachtgever wordt verwittigd wanneer:
– de contractor zijn bedrijfskwalificatie indient
– een contractor/subcontractor is aangemeld

De contractor wordt op de hoogte gebracht wanneer:
– een opdrachtgever hem een opdracht toewijst
– een document of certificaat komt te vervallen
– een training moet gevolgd worden of komt te vervallen
– nieuwe procedures actief worden
– nieuwe instructies gecommuniceerd worden

De subcontractor wordt verwittigd wanneer:
– een contractor een opdracht doordelegeert
– een document of certificaat komt te vervallen
– een training moet gevolgd worden of komt te vervallen

Het is eveneens mogelijk om bijkomende dynamische workflows en notificaties uit te sturen.

De Onyx One gebruiker heeft slechts een beperkte training nodig omdat het systeem op een logische manier best practices ondersteunt. Er wordt tijdens de implementatie op verschillende niveaus opleiding voorzien (die online ook beschikbaar blijft voor nieuwe gebruikers).

De Onyx One gebruiker wordt indien nodig op meerdere manieren ondersteund. Dit geldt zowel voor de opdrachtgever als voor de contractor. Hoe?

– Via een online kennisbank met schermafbeeldingen en video’s
– De helpdesk van Onyx One kan via mail gecontacteerd worden
– Mogelijkheid om een callback afspraak in te boeken voor telefonische ondersteuning
– Opdrachtgevers (waaronder interne bewaking) kunnen bij problemen direct contact opnemen met de Customer Care afdeling, via mail of telefoon

Alle aanpassingen worden bijgehouden. U kunt zien welke gegevens op welk tijdstip werden aangepast.

Onyx One voorziet erin dat het opdrachttype bepaalt of een aanmelding al dan niet via een goedkeuringsstap loopt.

“Zonder goedkeuring” betekent dat de contractor op elk moment teamleden kan toewijzen. “Met goedkeuring” betekent dat een contractor de teamleden eerst moet laten valideren.

“Automatische goedkeuring” betekent dat de contractor zijn teamleden kan toewijzen, maar de opdrachtgever op de hoogte wordt gebracht en dus in staat is alsnog teamleden te weigeren.

Verdere goedkeuringen kunnen via een formulier worden aangemaakt. Bijvoorbeeld voor het opstarten van een bijkomende risicoanalyse omdat de contractor standaard niet voldoet aan de vereisten.

Ja, zowel op voorhand als on-site. Er is bovendien een testsysteem voorzien.
Reeds bestaande veiligheidstrainingen kunnen worden geïmporteerd. Nieuwe veiligheidstrainingen kunnen door ons op maat worden gemaakt.

Onyx heeft “Contractor Care” in het leven geroepen, een optionele dienstverlening voor het optimaal ontzorgen van de opdrachtgever. Dit houdt in dat we uw contractoren actief opvolgen en u op de hoogte brengen van mogelijke inconsistenties.

Support kan worden gegeven in het Nederlands, Engels, Frans en Duits. Wij streven naar een responstijd van maximaal 6 uur (kantooruren).

Bij het implementeren van Onyx One wordt rekening gehouden met de verschillende factoren van het proces: de nieuwe software zelf, de gebruiker, de sociale omgeving en de organisatorische context.

Een implementatie start met de kick-off meeting waarin het projectteam wordt geïnformeerd over de Onyx One implementatie-aanpak. Er wordt inzicht gegeven in de scope van het project, hoe er zal worden gecommuniceerd en gedocumenteerd en er worden afspraken gemaakt voor geplande workshops.

Er wordt een online project omgeving opgezet, toegankelijk voor de key-stakeholders en het Onyx team. Hier worden alle gegevens en communicatie bijgehouden. Deze online omgeving blijft ook na de implementatie beschikbaar zodat eventuele wijzigingen (aanpassing kwalificaties, groepen, rechten, procesflows) altijd up-to-date zijn.