Questions et réponses
Voici un aperçu des questions fréquemment posées. Vous ne trouvez pas directement ce que vous cherchez ? N’hésitez pas à prendre contact avec nous.
Onyx One respecte le RGPD et suit dès lors le cadre juridique pour la collecte et le traitement de données à caractère personnel de personnes résidant dans l’Union européenne (UE).
Le donneur d’ordre détermine quelles données sont demandées et il peut le justifier dans le cadre du RGPD. Onyx occupe le rôle d’agent de traitement et est en charge du stockage et du traitement corrects et sûrs des données. Lors de la remise des données par le contractant, le donneur d’ordre devient le propriétaire de ces données.
L’intégralité de l’application est disponible par défaut en 4 langues, à savoir le néerlandais, le français, l’anglais et l’allemand. Onyx One utilise un outil de traduction intégré pour les formulaires. Ils peuvent ainsi être créés en 72 langues différentes.
Seul le donneur d’ordre dispose d’un aperçu intégral, une entreprise contractante ne peut pas voir qui sont les autres contractants actifs sur le site, à l’exception des sous-traitants qui travaillent en sous-traitance pour ceux-ci.
Les entreprises contractantes sont invitées par un donneur d’ordre. Lors de la création d’une entreprise contractante, le numéro de TVA est vérifié pour éviter que l’entreprise soit créée en double.
Onyx One utilise des paramètres de sécurité qui lui permettent d’octroyer aux personnes adéquates un accès approprié aux données. Les données peuvent être associées à certaines personnes ou à certains groupes.
Onyx One utilise un système de gestion des autorisations qui repose sur des rôles. Un utilisateur qui a accès à un portail est assigné à un « groupe ». Ce groupe détermine les droits d’un utilisateur. Ceci est à la fois valable pour le donneur d’ordre et le prestataire.
Le système vérifie lui-même les dates de validité. Le donneur d’ordre ne doit donc plus le faire.
Les contractants sont prévenus largement à l’avance et de manière automatique par e-mail.
Onyx One utilise le Business Proces Model and Notation (BPMN) comme système pour la modélisation et la représentation des processus d’entreprise. L’objectif du BPMN est de clarifier la gestion des processus d’entreprise, à la fois pour les utilisateurs techniques et non techniques, en utilisant une notation qui semble intuitive pour les utilisateurs non techniques, mais qui permet quand même de représenter la logique de processus complexe. L’objectif principal de BPMN est de fournir une notation standard qui est compréhensible pour toutes les parties prenantes.
Onyx One dispose de plusieurs flux standards qui tiennent les différentes parties au courant par e-mail de l’état d’avancement. Quelques exemples :
Le donneur d’ordre est prévenu si :
– le prestataire soumet sa qualification d’entreprise
– un prestataire/sous-traitant s’inscrit
Le prestataire est prévenu si :
– un donneur d’ordre lui assigne une mission
– un document ou un certificat arrive à échéance
– une formation doit être suivie ou est sur le point d’expirer
– de nouvelles procédures deviennent actives
– de nouvelles instructions sont communiquées
Le sous-traitant est prévenu si :
– un prestataire sous-traite une mission
– un document ou un certificat arrive à échéance
– une formation doit être suivie ou est sur le point d’expirer
Il est également possible d’envoyer des flux de travail dynamiques et des notifications supplémentaires.
L’utilisateur Onyx One n’a besoin que d’une petite formation, car le système soutient les bonnes pratiques de manière logique. Plusieurs niveaux de formation (qui restent aussi disponibles en ligne pour les nouveaux utilisateurs) sont prévus pendant la mise en œuvre.
L’utilisateur Onyx One est soutenu de différentes manières en cas de besoin. Ceci est à la fois valable pour le donneur d’ordre et pour le prestataire. Comment ?
– Par le biais d’une base de données, de captures d’écran et de vidéos
– Le service d’assistance d’Onyx One peut être contacté par e-mail
– Possibilité de prévoir un rendez-vous de rappel pour le soutien téléphonique
– En cas de problème, les donneurs d’ordre (incluant la surveillance interne) peuvent prendre directement contact avec le département Customer Care par e-mail ou par téléphone.
Un suivi de toutes les modifications est réalisé. Vous pouvez voir le moment de modification des données.
Onyx One prévoit que le type de mission détermine si l’enregistrement se fait via une phase d’approbation ou non.
« Sans approbation » signifie que le prestataire peut assigner des membres de l’équipe à tout moment. « Avec approbation » signifie que le prestataire doit d’abord faire valider les membres de l’équipe.
« Approbation automatique » signifie que le prestataire peut assigner les membres de son équipe, mais que le donneur d’ordre est tenu au courant de ces ajouts et peut à tout moment refuser des membres d’équipe.
Les nouvelles approbations peuvent être générées par le biais d’un formulaire. Pour le lancement d’une analyse de risque supplémentaire par exemple, car par défaut, le prestataire ne respecte pas les exigences.
Oui, à la fois à l’avance ou sur place. Un système de test est également prévu.
Les formations de sécurité déjà existantes peuvent être importées. Nous pouvons créer de nouvelles formations de sécurité sur mesure.
Onyx a créé le « Contractor Care », un service optionnel qui permet d’aider le donneur d’ordre de manière optimale. Ceci implique que nous assurons un suivi actif de vos prestataires et que nous vous tenons au courant des éventuelles incohérences.
Une assistance peut être fournie en néerlandais, en anglais, en français et en allemand. Nous visons un délai de réponse de maximum 6 heures (heures de bureau).
Lors de la mise en œuvre d’Onyx One, il est tenu compte des différents facteurs du processus : le nouveau logiciel même, l’utilisateur, l’environnement social et le contexte organisationnel.
Une mise en œuvre débute avec une réunion de lancement qui présente l’approche de mise en œuvre d’Onyx One à toute l’équipe de projet. L’étendue du projet est expliquée, de même que la manière de communiquer et de documenter. Des accords sont conclus pour les workshops prévus.
Un environnement de projet en ligne est créé et est rendu disponible pour les parties prenantes clés et l’équipe Onyx. Un suivi de toutes les données et de la communication est assuré. Cet environnement en ligne reste également disponible après la mise en œuvre pour être en mesure d’adopter des modifications (adaptation des qualifications, des groupes, des droits, des flux de processus) et rester actualisé à tout moment.