Frage & Antwort

Hier finden Sie eine Übersicht häufig gestellter Fragen. Sie finden nicht sofort, wonach Sie suchen? Dann nehmen Sie Kontakt mit uns auf.


Ist Onyx One mit der Datenschutz-Grundverordnung vereinbar?

Onyx One ist mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) vereinbar und respektiert somit den rechtlichen Rahmen für die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten von Personen, die in der Europäischen Union (EU) leben.

Wer ist Eigentümer der Daten in Onyx One?

Der Auftraggeber entscheidet, welche Daten angefordert werden, und kann dies gemäß der DSGVO verantworten. Onyx übernimmt die Rolle des Verarbeiters und sorgt für eine ordnungsgemäße und sichere Speicherung und Verarbeitung. Mit der Übermittlung der Daten durch die Fremdfirma wird der Auftraggeber Eigentümer dieser Daten.

Ist Onyx One ein mehrsprachiges System?

Die vollständige Anwendung ist standardmäßig in vier Sprachen verfügbar, d. h. Niederländisch, Französisch, Englisch und Deutsch. Für die Formulare verwendet Onyx One ein integriertes Übersetzungstool. Dadurch können sie in 72 Sprachen erstellt werden.

Haben die Fremdfirmen Einblick in die anderen Firmen, die für einen Auftraggeber arbeiten?

Nur der Auftraggeber hat in vollem Umfang Einsicht, eine Fremdfirma kann nicht sehen, welche anderen Fremdfirmen am Standort tätig sind, mit Ausnahme der Unterauftragnehmer, die in ihrem Auftrag arbeiten.

Wie werden doppelte Unternehmensdaten vermieden?

Fremdfirmen werden von einem Auftraggeber eingeladen. Beim Anlegen der Fremdfirma wird die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer überprüft, um zu verhindern, dass eine Firma doppelt angelegt wird

Wie werden die Zugangsrechte geregelt? Wer erhält Zugang zu welchen Informationen?

Onyx One verwendet Sicherheitseinstellungen, die sicherstellen, dass nur die richtigen Personen auf die richtigen Daten zugreifen können. Daten können mit bestimmten Personen oder Gruppen verknüpft werden.

Verwendet Onyx One ein Rollenkonzept zur Regelung von Berechtigungen?

Onyx One verwendet eine rollenbasierte Berechtigungsverwaltung. Ein Benutzer, der Zugang zu einem Portal hat, wird einer „Gruppe“ zugeordnet. Diese Gruppe legt fest, welche Rechte ein Benutzer hat. Dies gilt sowohl für den Auftraggeber als auch für die Fremdfirma.

Wie wird das Gültigkeitsdatum von Dokumenten und Zertifikaten geprüft?

Für die Überprüfung der Gültigkeitsdaten ist das System selbst zuständig. Der Auftraggeber muss dies also nicht selbst tun.

Wird die Fremdfirma benachrichtigt, wenn ein Zertifikat oder Dokument abläuft?

Die Fremdfirmen werden rechtzeitig und automatisch per E-Mail benachrichtigt.

Welche Standardmethode wird für die Modellierung von Prozessen in Onyx One verwendet?

Onyx One verwendet Business Process Model and Notation (BPMN) als Standard für die Modellierung und Darstellung von Unternehmensprozessen. Ziel von BPMN ist es, das Unternehmensprozessmanagement sowohl für technische als auch für nicht-technische Benutzer zu verdeutlichen, indem eine Notation verwendet wird, die sich für nicht-technische Benutzer intuitiv anfühlt, aber in der Lage ist, komplexe Prozesssemantiken darzustellen. Das Hauptziel von BPMN ist die Bereitstellung einer Standardnotation, die von allen Beteiligten verstanden werden kann.

Wie zeigt Onyx One an, dass ein Handeln erwartet wird?

Onyx One verfügt über eine Reihe von Standardabläufen, bei denen verschiedene Parteien per E-Mail benachrichtigt werden. Einige Beispiele:

Der Auftraggeber wird benachrichtigt, wenn
– die Fremdfirma ihre unternehmerische Qualifikation einreicht
– eine Fremdfirma/ein Unterauftragnehmer angemeldet wird

Die Fremdfirma wird benachrichtigt, wenn:
– ein Auftraggeber ihr einen Auftrag erteilt
– ein Dokument oder eine Bescheinigung abläuft
– eine Schulung besucht werden muss oder abläuft
– neue Verfahren in Kraft treten
– neue Anweisungen erteilt werden müssen

Der Unterauftragnehmer wird benachrichtigt, wenn:
– eine Fremdfirma einen Auftrag überträgt
– ein Dokument oder eine Bescheinigung abläuft
– eine Schulung besucht werden muss oder abläuft

Es ist zudem möglich, zusätzliche dynamische Workflows und Benachrichtigungen zu versenden.

Wird eine Schulung angeboten?

Der Benutzer von Onyx One benötigt nur eine begrenzte Schulung, da das System bewährte Verfahren auf logische Weise unterstützt. Während der Implementierung werden auf verschiedenen Ebenen Schulungen angeboten (die auch online für neue Nutzer verfügbar bleiben).

An wen können sich Benutzer mit Fragen wenden?

Der Onyx One-Benutzer wird bei Bedarf auf vielfältige Weise unterstützt. Dies gilt sowohl für den Auftraggeber als auch für die Fremdfirma. Wie?

– Über eine Online-Wissensdatenbank mit Screenshots und Videos
– Der Onyx One-Helpdesk kann per E-Mail kontaktiert werden
– Möglichkeit, einen Rückruftermin für den telefonischen Support zu buchen
– Auftraggeber (einschließlich der internen Überwachung) können sich bei Problemen direkt an die Abteilung Customer Care wenden, per Mail oder Telefon

Kann man sehen, welche Daten im System angepasst wurden?

Alle Anpassungen werden erfasst. Sie können sehen, welche Daten zu welchem Zeitpunkt angepasst wurden.

Onyx One arbeitet mit einem Genehmigungssystem. Was ist, wenn keine Genehmigung erforderlich ist?

Onyx One sieht vor, dass die Art des Auftrags bestimmt, ob eine Anmeldung einen Genehmigungsschritt durchläuft oder nicht.

„Ohne Genehmigung“ bedeutet, dass die Fremdfirma jederzeit Teammitglieder zuweisen kann. „Mit Genehmigung“ bedeutet, dass eine Fremdfirma die Teammitglieder zunächst validieren lassen muss.

„Automatische Genehmigung“ bedeutet, dass die Fremdfirma ihre Teammitglieder zuweisen kann, der Auftraggeber aber informiert wird und somit weiterhin Teammitglieder ablehnen kann.

Weitere Genehmigungen können über ein Formular angelegt werden. Zum Beispiel, um eine zusätzliche Risikoanalyse zu veranlassen, weil der Standard der Fremdfirma nicht den Anforderungen entspricht.

Kann die Fremdfirma über Onyx One an einer Sicherheitsschulung teilnehmen?

Ja, sowohl im Voraus als auch vor Ort. Es gibt zudem ein Prüfsystem.
Bereits bestehende Sicherheitsschulungen können importiert werden. Neue Sicherheitsschulungen können von uns nach Maß erstellt werden.

Können Fremdfirmen von Onyx aktiv beaufsichtigt werden?

Onyx hat „Contractor Care“ geschaffen, einen optionalen Service, um den Auftraggeber optimal zu entlasten. Das bedeutet, dass wir Ihre Fremdfirmen aktiv beaufsichtigen und Sie über mögliche Unstimmigkeiten informieren.

Verfügt Onyx über einen mehrsprachigen Helpdesk, und wie lange dauert die Beantwortung von Anfragen?

Der Support kann auf Niederländisch, Englisch, Französisch und Deutsch erfolgen. Wir streben eine Antwortzeit von bis zu 6 Stunden an (Bürozeiten).

Wie läuft ein Implementierungsprozess ab?

Bei der Implementierung von Onyx One werden die verschiedenen Faktoren des Prozesses berücksichtigt: die neue Software selbst, der Benutzer, das soziale Umfeld und der organisatorische Kontext.

Eine Implementierung beginnt mit dem Kick-off-Meeting, in dem das Projektteam über den Implementierungsansatz von Onyx One informiert wird. Es wird Einblick in den Umfang des Projekts sowie die Art und Weise der Kommunikation und Dokumentation gegeben und es werden Vereinbarungen für geplante Workshops getroffen.

Es wird eine Online-Projektumgebung eingerichtet, zu der die wichtigsten Beteiligten und das Onyx-Team Zugang haben. Hier werden alle Daten und die gesamte Kommunikation abgelegt. Diese Online-Umgebung bleibt auch nach der Implementierung verfügbar, so dass alle Anpassungen (Änderung von Qualifikationen, Gruppen, Rechten, Prozessabläufen) immer aktuell sind.