Werken met en kwalificeren van contractoren

Uitdagingen en oplossingen

Veilig werken met contractoren en aannemers, het blijft een hekel punt op de agenda van heel wat productiebedrijven. Nochtans is contractor management meer dan enkel de focus op zekerheid en veiligheid. Het de kans om solide relaties te ontwikkelen met contractorbedrijven en bovendien kostbare tijd te winnen. Uiteraard vereist dit een zorgvuldige selectie en uitvoering van de controle-, communicatie- en rapporteringstools. Want één fout of onzorgvuldigheid in het hele kwalificatieproces leidt al snel tot extra kopzorgen of kostenlast. Wat zijn de uitdagingen bij het kwalificeren van derden? Hoe biedt Onyx One de oplossing. Lees mee.

Het vinden van gekwalificeerde en competente arbeidskrachten

Belangrijker nog dan het kostenplaatje, bij het selecteren van een contractor of aannemer, is de betrouwbaar- en kundigheid van de de betrokken partij. Een zorgvuldig controlesysteem tijdens de preselectie behoedt voor foute keuzes. Net zoals de normen voor veiligheid en gezondheid op het werk worden ook de waarden en de ethische code van de onderneming een referentie om uw verwachtingen te definiëren.

Wat moet u controleren? De ervaring van het contractorbedrijf, haar gezondheids- en veiligheidsbeleid en haar prestaties, haar toezichtmethoden en haar training. Vindt u de contractor die aan al deze eisen voldoet? Controleer dan of hij over de vereiste kwalificaties, geldige attesten en de technische capaciteit beschikt om het werk uit te voeren. Vergeet ook niet te checken of het bedrijf niet onderhevig is aan inhoudingsplicht (LIMOSA).

Met het contractor management systeem Onyx One kiest u de vereiste voorwaarden waaraan het contractorbedrijf en elk van haar teamleden moet voldoen. Deze instellingen kunnen aangepast worden, afhankelijk van de uit te voeren job of van het contractorbedrijf. U hoeft enkel de juiste vereisten te selecteren en het is het contractorbedrijf die verantwoordelijk is voor het opladen van alle informatie. De controle gebeurt grotendeels automatisch. Een modern contractorbeleid garandeert een zorgvuldige selectie in zo’n kort mogelijke tijdspanne.

“We raden Onyx One zonder twijfel aan! Heel wat van onze huiscontractoren werkten al met het systeem en dit heeft ons overtuigd. We zijn tevreden over het platform en over de samenwerking.”

HET werken met subcontractoren en onderaannemers

Het werken met subcontractoren en onderaannemers gaat inherent gepaard met heel wat risico’s.

• Veiligheidsrisico’s die leiden tot ongevallen en verwondingen van werknemers en derden op de site.
• Financiële risico’s als gevolg van onduidelijke contracttaal, budgetoverschrijdingen en
  slechte planning.
• Risico’s in verband met de oplevering van het project door vertragingen, slechte planning en gebrekkige
  uitvoering van de job.
• Risico’s op terroristische aanslagen door het niet kennen van de identiteit en betrouwbaarheid van de subcontractor of onderaannemer

Hoewel het onmogelijk is om deze risico’s volledig uit te sluiten, kunnen productiebedrijven de gevaren beperken door een meer gestructureerd proces in te voeren en ook vierde partijen een volledig kwalificatieproces te laten doorlopen. Met Onyx One moeten subcontractoren  aan dezelfde kwalificatienormen voldoen als hoofdcontractoren, maar het blijft de verantwoordelijkheid van de hoofdcontractor om die normen toe te passen. Op die manier heeft u de garantie dat werk gedelegeerd aan betrouwbare en verantwoordelijke subcontractoren vanaf het begin.

“De opdrachtgever beschikt over een eenvoudige tool voor opvolging, over accuratere data en over duidelijke criteria volgens een eenduidig proces.”

RISICO’S VERMINDEREN, VOLDOEN AAN DE VEILIGHEIDSNORMEN EN DE VEILIGHEIDSNORMEN DOEN RESPECTEREN

Uw veiligheidscultuur, met name de houding en gewoonten die ten grondslag liggen aan gezondheids- en veiligheidspraktijken en nalevingsprogramma’s op uw werkplek, is van cruciaal belang om het een veilige werkplek te garanderen. Heel wat werkongevallen zijn het resultaat van een tolerante  ten opzichte van de veiligheidspraktijken van uw aannemers en contractors. In een onderzoek van het toonaangevende Campbell Institute werden de praktijken bekeken van organisaties die een uitzonderlijke goede veiligheidsscore hebben.  We spreken hier over hier over het contractorbeleid van organisaties met een letselpercentage 6,5 keer lager dan gemiddeld en een percentage verloren werkdagen dat 6 keer kleiner is dan het branchegemiddelde. De good practices werden beschreven in 5 richtlijnen:

1. Prekwalificatie. Nog voor er over een samenwerking gesproken wordt, checkt u het veiligheidsverleden van de contractorfirma.  Voor veiligheidsstatistieken op te vragen bij potentiële aannemers en contractoren. Controleer het aantal incidenten en het aantal dagen arbeidsongeschiktheid en dit voor een periode van drie jaar. Zorg dat subcontractors aan dezelfde vereisten voldoen.
2. Taak- en risicobeoordeling voorafgaand aan de opdracht. Voeg een “risicocategorie” toe aan de job die wordt uitgevoerd. Dit beperkt zich niet tot een taakomschrijving, maar bevat ook voorgestelde werkprocedure en de veiligheidsprogramma’s. Voor werkzaamheden met een hoger risico worden aanvullende eisen gesteld voor een grondige risicobeoordeling.
3. Opleiding en oriëntatie. Doeltreffende veiligheidstraining is ontzettend belangrijk. Wees niet karig met training  (besloten ruimten, elektriciteit, heet werk, beheersing van gevaarlijke energie, vorkheftrucks, werkzaamheden op hoogte, persoonlijke beschermingsmiddelen, …)  en zorg dat u een systeem heeft om te controleren of de trainingen ook effectief gevolgd en begrepen werden.
4. Job monitoring. Het is essentieel om het werk in de gaten te houden terwijl het aan de gang is. Afhankelijk van het risicoprofiel kan de controle bestaan uit dagelijkse controlelijsten, veiligheidsbesprekingen vóór aanvang, wekelijkse doorloopinspecties of maandelijkse en jaarlijkse beoordelingen.Controleer ook routinematig de incidentenlogboeken. Zorg voor specifieke procedures om op te treden tegen overtredingen van de veiligheidsvoorschriften.
5. Evaluatie na het werk. Na het uitvoeren van een job wordt deze door opdrachtgever en contractor geëvalueerd. Vooral van belang hierbij is het doornemen van de TRA (Taak Risico Analyse) om zo de gevaren te beoordelen die zich voordeden tijdens het uitvoeren van de job. Zorg dat ‘best practices’ beloond worden.

Het doorvoeren van deze ‘best practices’ ligt nu ook voor uw onderneming binnen handbereik. Door het werken met  Onyx One worden deze procedures voor 100% in goede banen geleid. Door het automatiseren van deze processen wint u tijd en herleid u menselijke fouten tot het minimum.

“Onyx One verbeterde aanzienlijk ons contractor management. Alle documenten en certificaten worden nu automatisch opgevolgd. Het is een gebruiksvriendelijk systeem en ze beschikken over een sterke servicedesk.”

DE FISCALE RISICO’S VERBONDEN AAN HET WERKEN MET (buitenlandse) CONTRACTOREN.

Het is van cruciaal belang om de rechtszekerheid van opdrachtgever en subcontractor te waarborgen. Wat zijn de rechten en verplichtingen van beide partijen? Staan de prijsafspraken vast? Zijn er vrijwaringsclausules voorzien om de wettelijke aansprakelijkheden het hoofd te bieden? Deze zaken worden best opgenomen in een schriftelijke overeenkomst. Denk maar aan de aansprakelijkheid voor sociale en fiscale schulden bijvoorbeeld. Of aan de sectorgebonden meldingen en formaliteiten zoals aangifte van werken of aanwezigheidsregistratie.  Let op! Het is niet voldoende om de administratieve documenten in handen te hebben. Wilt u een sluitende en juridisch veilige samenwerking? Voer dan altijd gedetailleerde controles uit om de geldigheid te testen van de attesten en certificaten die door de contractor werden verstrekt. Zoals de controleplicht op de Limosa documenten, de hoofdelijke aansprakelijkheid voor loonschulden en de inhoudingsplicht en meldingsplicht voor werkzaamheden in onroerende staat. Let op met buitenlandse contractorfirma’s. In sommige landen zijn de juridische kaders veel minder ontwikkeld. Het wordt dus moeilijker om hun mate van professionaliteit, hun solvabiliteit en hun verantwoordelijkheidsgevoel te beoordelen. Leg voorafgaand procedures vast voor het werken met buitenlandse contractoren.

• Betaalt de cotractorfirma het Belgisch minimumloon? Anders kunt u aansprakelijk gesteld worden voor het betalen van het verschil.
• Werkt uw buitenlandse contractor met werknemers uit een ander EU-land? Vraag dan een A1-formulier op. Zo bent u zeker dat de contractorfirma de detachering van haar werknemers heeft aangegeven.
• Vraag hem dan om een ontvangstbewijs van de Limosa-1 aangifte. Kan uw contractor geen ontvangstbewijs voorleggen? Dan moet u zelf een
  melding doen via de site van de RSZ. Doet u dit niet, dan loopt u het risico om beboet te worden.

Dankzij Onyx One kunnen alle gestelde vereisten geautomatiseerd worden. Voor de aanvang van de werken laadt de contractor alle gevraagde bewijzen, attesten en certificaten zelf op. U krijgt als opdrachtgever meteen een overzicht van de status van de hele kwalificatie.

“Procedures verlopen veel sneller en we beschikken over juiste en volledige informatie. Bovendien stelt ons contractor platform ons in staat het zware opvolgingsproces te stroomlijnen en aanzienlijk te vergemakkelijken. We weten nu precies met wie we werken.”

HET OVERZICHT HOUDEN, DE COMMUNICATIE, DE OPVOLGING

Een goed overzicht op de hele samenwerking en alle betrokken processen is van cruciaal belang in uw contractorbeleid. Toch werken heel veel productiebedrijven nog met silo’s. Elke afdeling, unit of divisie is enkel bezig met zijn eigen doelstellingen. Deze silomentaliteit staat correct samenwerken en overzicht houden behoorlijk in de weg. Onyx One brengt alle processen samen, van het selecteren tot de opvolging van de contractorfirma, van de eerste mail tot het laatste attest. Dit zorgt voor een vernieuwde operationele doeltreffendheid. Alle documentversies, wijzigingen en bijlagen worden digitaal opgeslaan en beheerd  in één gecentraliseerd en intuïtief portaal. Elke afdeling beschikt over een breed scala aan organisatorische functies. Alle informatie is direct toegankelijk en alle doelstellingen van de verschillende afdelingen worden naadloos op elkaar afgestemd.

• Het safety management bepaalt, stroomlijnt en automatiseert veiligheidsprocedures en voldoen aan de welzijnswet.
• De administratie werkt met goedgekeurde contracten en wint tijd door het opladen van documenten uit te besteden aan de contractorfirma.
• Het project management communiceert snel en goed met de contractorverantwoordelijke en weet precies welke contractor of aannemer hij moet en kan inzetten.
• Security weet precies welke contractoren mogen toegelaten of moeten geweigerd worden.
• Het business excellence team beschikt over gedetailleerd cijfermateriaal en een overzichtelijke rapportering. Ze hebben alle nodige input voor een duidelijke planning. Ze kunnen nieuwe procedures gemakkelijk implementeren.
• De IT-afdeling kan rekenen op een cloud-applicatie die volledig voor hen beheerd wordt. Ze hebben de zekerheid dat het systeem kan geïntegreerd worden met reeds bestaande systemen (zoals een toegangssysteem bijvoorbeeld). Ze kunnen beroep doen op een deskundige helpdesk.

Maar Onyx One stroomlijnt ook de efficiëntie voor de contractorfirma.

• Gegevens worden op 1 plaats bijgehouden en beheerd. Onyx One is voor hen een digitaal visitekaartje.
• Hun bedrijfsinfomatie moet maar 1 keer opgeladen worden. Ze kunnen nadien kiezen welke informatie ze met welke opdrachtgever delen.
• Onyx One laat hen toe om snel en doeltreffend te communiceren met opdrachtgevers en met subcontractoren.
• Onyx One verwittigt automatisch bij het vervallen van attesten en certificaten.

“Wij werken al drie jaar met Onyx One en het aantal contractorproblemen verminderde sterk. Het platform voldoet aan onze verwachtingen en de mensen van Onyx zijn altijd bereid om naar oplossingen te zoeken.”

ACCURATE TRAINING

Gebrek aan (efficiënte) training blijft de hoofdoorzaak van dodelijke werkongevallen met contractoren. Nochtans biedt elke industriële onderneming training aan. Waar gaat het dan toch mis? Het merendeel van opdrachtgevers voorziet training om aan de wettelijke eisen te voldoen en niet uit overtuiging.  Gevolg? De contractor wordt niet ten volle betrokken en zal dus ook geen inzet tonen. Contractoren trainen met Onyx One krijgt een volledig nieuwe dimensie. De veiligheidstrainingen zijn digitaal, ze worden via de computer, tablet of telefoon gevolgd. Dit maakt nu net het verschil.

• U bent zeker dat de contractor de training doorloopt en niet enkel een papier ondertekent.
• Contractoren kunnen na het doorlopen van de training via e-Learning getest worden. Dit testresultaat kan gekoppeld worden aan het al dan niet toegang verschaffen. De opdrachtgever bepaalt altijd de testvereisten.
• Nieuwe trainingen worden helemaal op maat gemaakt.
• De geldigheidsdatum van de gevolgde trainingen wordt automatisch opgevolgd. De contractor wordt automatisch uitgenodigd om de training opnieuw te volgen. Doet hij dit niet dan kan toegang tot de site geweigerd worden.
• Alle testresultaten worden gelogd. U heeft een overzicht en de zekerheid dat ingedekt bent.

“Onyx One verbeterde aanzienlijk ons contractor management. Alle documenten en certificaten worden nu automatisch opgevolgd. Het is een gebruiksvriendelijk systeem en ze beschikken over een sterke servicedesk.”

AUDIT PROOF DOOR PREVENTIEVE FOLLOW-UP

Onyx One laat toe de prestaties van de contractorfirma periodiek en aan het einde van het contract vast te leggen en te evalueren, om zo de toekomstige selectie en de prestaties van de contractoren te helpen verbeteren. Inspecties, verantwoordelijkheden toewijzen en  de voltooiing van de compliance of operationele taken garanderen, het kan allemaal. U beheert en traceert elke taak en verantwoordelijkheid vanaf de identificatie tot aan de afsluiting. Onyx One ondersteunt de samenwerking tussen beveiligings-, risicobeheer-, compliance- en auditprofessionals.

Schrijf u in op een ONYX ONE demo-sessie

Volg de toonaangevende industriële productiebedrijven en kies voor het contractor management systeem Onyx One.
Wilt u een Onyx One demo bijwonen. Schrijf u nu in.