Werken met contractors

Best practices

  • Facebook
  • LinkedIn

Er wordt massaal veel werk uitbesteed. Het inzetten van de kennis en de ervaring van derden leidt tot een overzichtelijk productieproces en verbetert de flexibiliteit. Maar werken met derden vergroot ook de onveiligheid op de site. Het niet of onvoldoende beheren van contractorrisico’s leidt regelmatig tot financiële en reputatieschade. Het ontwikkelen van een strategie voor het optimaliseren van de samenwerking met derden is essentieel. De industrie heeft nood aan een geïntegreerde visie op contractorbeleid. Een visie waarin risico’s voor derden, naleving van regels en procedures, prestaties, kwaliteit en veiligheidsbewustzijn centraal staan. Laten we even kijken naar enkele goede praktijken.

  • Facebook
  • LinkedIn

Het beheren van contractorrisico’s

Elke samenwerking met een derde partij brengt een aantal risico’s met zich mee die op tijd moeten worden geïdentificeerd. Doeltreffend risicobeheer begint met een uitgebreide identificatie van de risico’s voor derden. We denken hier aan procesrisico’s, ongewenste gebeurtenissen, contractrisico’s, risico’s van niet-naleving van wet- en regelgeving en storingen in het informatiesysteem.

Good practice

Focus in eerste instantie op de contracten die de samenwerking met derden regelen. Een veelomvattend contract, waarin de rechten en verantwoordelijkheden van alle partijen worden beschreven, helpt om de samenwerking met derden afdoend te beheren. Het is ook belangrijk om beleidslijnen uit te stippelen en controles te implementeren om de risico’s voor derden te beperken. De juiste monitoring- en testprocessen zijn noodzakelijk om ervoor te zorgen dat de risicobeperkende controles werken zoals verwacht.

Contractors en aannemers zijn niet altijd bereid om hun risico’s actief te beperken. De meest krachtige methode om risico’s proactief te beheren en industriële incidenten te voorkomen, is het implementeren van een contractor management systeem.  Dit zorgt ervoor dat derde partijen:

  • Voldoen aan de eisen van uw organisatie.
  • Een hoge veiligheidsstandaard hebben.
  • Voldoende verzekering en financiële stabiliteit hebben.
  • De ervaring en kennis hebben om het werk uit te voeren.
  • Facebook
  • LinkedIn

Contractor due diligence

Contractor due diligence heeft betrekking op de onderzoeken, beoordelingen en zorgvuldigheid die opdrachtgevers en contractors in acht moeten nemen, vanaf de pre-kwalificatie tot het einde van de gecontracteerde werkzaamheden.

Due diligence vereist dat de contractor de wettelijke veiligheidseisen begrijpt, de gevaren op de werkplek kent, toezicht houdt op de naleving ervan en dat er adequaat en regelmatig gecommuniceerd wordt.

Het uiteindelijke doel van de opdrachtgever is ervoor te zorgen dat contractors en subcontractors niet in staat zijn om veiligheidsmaatregelen en hun verantwoordelijkheid te ontlopen. Een groot deel van de due diligence-verplichtingen van een opdrachtgever moet worden uitgevoerd nog voor de contractor wordt ingehuurd.  Tijdens de onboarding bepaalt de opdrachtgever of hij de verantwoordelijkheid voor het project en de bijbehorende veiligheidsverplichtingen aan de contractor delegeert. Door het bijhouden van de due diligence-activiteiten kan de opdrachtgever een dossier voorleggen aan rechtbank en inspecteurs, indien nodig.

Good practice

Ondernemingen met een modern contractorbeleid kiezen voor een risico-gebaseerde benadering van het onderzoek en de due diligence van derden.
Er wordt gekeken naar:

  • De betrouwbaarheid van de contractorfirma.
  • De ervaring van de contractor of aannemer.
  • De aard van de uit de voeren job.
  • De sector waarin de opdrachtgever/contractor actief is.

Als gevolg van deze informatie worden contractors in risicocategorieën onderverdeeld. Deze categorieën bepalen het niveau van due diligence. De onboarding van het contractorbedrijf is dé ruggengraat van een veilige en vlotte samenwerking. De opdrachtgever beschikt over de volledige bedrijfsinformatie, certificeringen, contracten en documenten.

  • Facebook
  • LinkedIn

Focus op vierde partijen (subcontractors en onderaannemers)

U heeft vertrouwen in uw huiscontractors, maar hoe zit het met subcontractors en onderaannemers? Ook al doorliep de contractorfirma een feilloos kwalificatietraject, weet u met zekerheid wie er zich op de site bevindt? Zijn de vierde partijen waarmee u werkt in staat de job veilig en goed geïnformeerd uit te voeren? Kent u hun identiteit en hun geschiedenis?  Het implementeren van een uitgebreid pre-kwalificatieproces voor subcontractors en onderaannemers kan dienst doen als een firewall om uw bedrijf en de mensen op uw site te beschermen.

Good practice

Elke subcontractor of onderaannemer moet op voorhand worden onderworpen aan een eerste controle, en daarna aan een (half)jaarlijkse controle om ervoor te zorgen dat de regels worden gehandhaafd. We zetten de belangrijke stappen en best practices voor het opbouwen van een effectieve pre-kwalificatie en het verminderen van  de risico’s van het werken met vierde partijen op een rij.

Begrijp de noodzaak van pre-kwalificatie
Focus op:

  • Volledige bedrijfsinformatie.
  • Prestatie- en veiligheidsgeschiedenis.
  • Licentie-informatie.
  • Verzekeringscertificaten.
  • Referenties.
  • Jaarrekeningen.

Beoordeel de referenties en ga op zoek naar verborgen informatie
Maak tijd om referenties te bekijken, zoals klanten, verwijzingsbronnen en partnering contractors. Zo krijgt u een goed overzicht van de algemene reputatie van het bedrijf en krijgt u een overzicht van eventuele juridische kwesties. Ga op zoek naar aanwijzingen of het bedrijf misschien moeilijk is om mee te werken. Probeer een beeld te krijgen van hun bedrijfscultuur en -waarden.

Doe een financiële evaluatie
Beoordeel en controleer de jaarrekeningen van de subcontractors en onderaannemers waarmee u werkt. Dit zorgt voor een duidelijk beeld van de gezondheid en stabiliteit van de onderneming. Beoordeel de belangrijkste ratio’s op de winst- en verliesrekening. Let vooral op te weinig gefactureerde bedragen. Deze kunnen het resultaat zijn van claims of een indicatie van slecht kasbeheer. Toelichtingen in voetnoten, die vaak over het hoofd worden gezien, bevatten kritische informatie over transacties met verbonden partijen, achterstallige betalingen, schuldbepalingen en -convenanten, en vorderingen of onvoorziene gebeurtenissen. Significante veranderingen in de contractschattingen (winstverzwakking) geven een vollediger beeld van de financiële positie en de activiteiten van de entiteit.

Evalueer de project- en prestatiegeschiedenis
Overweeg of de portefeuille van voltooide contracten en kwalificaties van de onderaannemer een track-record van vergelijkbare soorten werk en projectomvang laat zien. Controleer de vermelde kwalificaties zelf en laat dit niet aan de hoofdcontractor over. Beoordeel de systemen en controles die door de onderaannemer worden gebruikt om de normen voor kwaliteit en tijdige uitvoering van het project te handhaven. Bedrijven met een goed ontworpen organisatiestructuur hebben meer kans om de job op tijd af te ronden. Controleer ook de veiligheidsdossiers en laat ook vierde partijen een volledige veiligheidstraining doorlopen.

  • Facebook
  • LinkedIn

Een duurzame veiligheidscultuur

Veiligheid blijft op vele industriële sites enkel de zaak van operationele medewerkers. Dit is een foute en riskante manier van werken. Een onderneming is een collectief geheel, met een eigen identiteit, met eigen waarden en normen en een eigen bedrijfscultuur. Een sterke veiligheidscultuur is de verantwoordelijkheid van iedereen op de site, van de CEO tot de subcontractor.

Good practice

Een duurzame veiligheidscultuur wordt afgedwongen. Het vereist een geïntegreerde benadering van veiligheid door samenhangende maatregelen op drie gebieden: technische aspecten, veiligheidsmanagement, en menselijke en organisatorische factoren. Hier zijn de drie belangrijke veiligheidspijlers.

Gedeelde bewustwording
Dit is de basis van een sterke veiligheidscultuur. Alle actoren moeten zich van de belangrijkste risico’s bewust zijn. Deze gevaren zijn afhankelijk van de activiteit, de site en de bezetting. Ze moeten gedeeld worden en inzichtelijk zijn voor iedereen in de organisatie. De focus:

  • Zowel de managers als de operationele medewerkers voelen zich verantwoordelijk en worden betrokken.
  • Het management heeft een sterk veiligheidsleiderschap.
  • De rol van HSE-deskundigen wordt geherdefinieerd.
  • Er is een vlotte samenwerking tussen alle afdelingen én met externe partijen.
  • Er is een doeltreffend proces om veilig gedrag en kennis van veiligheidsregels af te dwingen.

Het juiste evenwicht
Er bestaan regels en procedures om een veilige productie te garanderen, maar komt dit overeen met de werkelijkheid? Zo goed mogelijk anticiperen en omgaan met onverwachte situaties zijn de sleutels tot een passende veiligheidscultuur. Want er bestaat niet zoiets als een ‘perfecte veiligheidscultuur’. In plaats van het importeren van modellen moet elke onderneming strategische keuzes maken en streven naar een voorbeeldfunctie. Op regels gebaseerde veiligheid (door een gecentraliseerde en gereguleerde aanpak) is prima, maar moet aangevuld worden met wat de Engelsen ‘managed safety’ noemen om het juiste evenwicht te bereiken.

  • Investeer in de vaardigheden van medewerkers en derden.
  • Geef eerstelijnsmanagers meer inspraak.
  • Moedig debat aan.
  • Geef feedback.

Beoordeel de huidige situatie
Voordat een veiligheidscultuur kan worden veranderd en verankerd, is een nauwkeurige beoordeling van de huidige situatie nodig. Vaak gebeurt dit pas na een ernstig ongeval, na een reeks incidenten of bij het doorvoeren van technologische of organisatorische veranderingen. Het doen en denken, kortweg de bedrijfscultuur, wordt in vraag gesteld. Hoe heeft de bedrijfscultuur een positieve of negatieve invloed op veiligheidsgerelateerde zaken? De beoordeling moet:

  • Blootleggen wat medewerkers en derden denken (overtuigingen, percepties).
  • Veiligheidssituaties en gedrag ontleden.
  • Moeilijkheden opsommen.
  • Afwijkingen van instructies en regels in kaart brengen.
  • De samenhang tussen denken en doen in twijfel trekken.
  • Alle partijen betrekken: het management, de operationele medewerkers, ondersteunende afdelingen, contractorbedrijven en lokale autoriteiten.
  • Veiligheidsnieuws (goed en slecht) delen en bespreken.
  • Facebook
  • LinkedIn

Let op voor een silo-benadering

In veel industriële ondernemingen gebeurt het beheren van de samenwerking met derden over verschillende afdelingen. Deze silo-benadering maakt het moeilijk om een volledig beeld te krijgen, de samenwerking verloopt stroever en brengt veiligheidsrisico’s met zich mee. Wanneer een onderneming met silo-gedrag kampt, komt dit door machtsstrijd, angst, organisatorische inefficiëntie, of gewoon omdat ze niet de moeite nemen om gedeelde informatie te updaten. Wanneer informatie niet wordt gedeeld, kan uw bedrijf niet de juiste, op gegevens gebaseerde beslissingen nemen.

Good practice

De beste manier om deze uitdaging te overwinnen is door processen te standaardiseren over de afdelingen en functies heen. Kies voor consistente, goed gedefinieerde processen voor het screenen van derden, voor onboarding, risicobeoordelingen, due diligence, audits en voor monitoring. Informatie van derden centraal beschikbaar stellen vergemakkelijkt het toezicht en het hele kwalificatieproces. Door te werken met een contractor management systeem zorgt u voor:

  • Een uniforme visie op samenwerking.
  • Gemeenschappelijke doelstellingen.
  • Het snel blootleggen van pijnpunten.
  • Een krachtige manier van werken.
  • Een verbeterde en vlottere samenwerking.
  • Een consequente communicatie tussen afdelingen en met derden.
  • Meer veiligheid.
  • Minder tijdverlies.
  • Een doeltreffende manier om ingedekt te zijn.
  • Facebook
  • LinkedIn

Daadwerkelijke overdracht veiligheidsregels

Compliance en veiligheidstrainingen voor contractors zijn een vereiste in de industriële sector. Ze worden gebruikt tijdens de onboarding, op ad hoc basis bij onverwachte wijzigingen in de veiligheidsvoorschriften en met regelmatige tussenpozen om de veiligheid van de werkzaamheden voortdurend te verbeteren. In België en Nederland wordt niet voldoende in veiligheidstraining geïnvesteerd. Op nog veel sites volstaat het om een aantal papieren te onderteken. De veiligheidsregels worden gewoonweg niet of onvoldoende doorgenomen. Het primaire doel ‘veiligheid’ wordt aan de kant geschoven, met veiligheidsincidenten als  betreurenswaardig gevolg.

Good practice

Degelijke trainingsmethoden vragen om een aanzienlijke investering van tijd en van geld. Iets meer dan de helft (53%) van de bedrijven die deelnamen aan een Compliance Training Study van Brandon Hall Group, besteedt op jaarbasis tussen de 76 en 100 uur aan compliance training. Het gebruik van e-Learning (online trainingen op maat) zorgt voor de beste resultaten.

  • Het vermindert de risico’s daadwerkelijk.
  • Het is interactief en dus minder saai.
  • Het kan in verschillende talen.
  • U kunt contractors testen.
  • Het kan op afstand en op voorhand.

Hier vindt u een case study van een compliance training die Onyx maakte voor Jan De Nul Group.

ONYX ONE

Onyx One is een contractor management systeem. Het is een veilige oplossing  voor opdrachtgevers en contractorfirma’s  om snel en doeltreffend samen te werken.  Onyx One focust op kwalificatie, training, administratie, veiligheid en overzicht. Werken met Onyx One moderniseert het contractorbeleid en draagt bij aan meer veiligheid op de werkvloer.

Wilt u graag meer informatie over hoe het Onyx One systeem u de zorgen uit handen neemt door het proces van het werken met derden te regelen? En dit over alle afdelingen heen? Onyx One is een all-in-one platform en helpt de safety manager, de administratie, de projectmanager, de security manager, de business excellence/ implementation manager, de IT manager en alle contractorfirma’s.

Neem gerust contact met ons op voor meer informatie.