• Facebook
  • LinkedIn

Veilig heropstarten

De aandachtspunten bij en na het heropstarten

Werken met derden

U werkt met contractoren, subcontractoren, aannemers of onderaannemers? Als opdrachtgever heeft u een wettelijke verantwoordelijkheid om derden te beschermen tegen gezondheids- en veiligheidsrisico’s. Dit betekent dat u moet nadenken over de risico’s die zij lopen en alles moet doen wat redelijkerwijs mogelijk is om deze risico’s te minimaliseren. Zo’n risicobeoordeling gaat niet over het creëren van grote hoeveelheden papierwerk, maar over het identificeren van zinvolle maatregelen om de risico’s op uw site te beheersen.

Maak duidelijke afspraken en communiceer tijdig uw maatregelen en instructies. Want derden moeten dezelfde werkwijze hanteren en dezelfde instructies krijgen als eigen werknemers.

Wil je dat de heropstartmaatregelen gerespecteerd worden? Zorg dan dat uw contractoren en aannemers niet om uw communicatie heen kunnen. Het ophangen van posters en het uitsturen van een mail volstaat niet. Gebruik alle mogelijke kanalen om hen de ernst van uw maatregelen duidelijk te maken.

Duid een corona-verantwoordelijke aan die de communicatie met contractoren opvolgt en als eerste aanspreekpunt dient. Motiveer contractorbedrijven om vragen te stellen. Zorg dat er een telefoonnummer beschikbaar is waar contractoren altijd op terechtkunnen. Voor hun vragen, maar ook voor mededelingen (bijv. de zeep is op in lokaal 3). Zorg ook dat uw heropstartmaatregelen beschikbaar zijn in de moedertaal van de contractor.

Risicobeheer, gedragslijnen en procedures

U heeft als opdrachtgever de plicht de risico’s op uw site en op elke werkplek tot het laagst mogelijke niveau te beperken door preventieve maatregelen te nemen.  Naast het invoeren van richtlijnen over het frequent wassen van en het reinigen van oppervlakken, moet u ook alles in het werk stellen om uw contractoren of aannemers zoveel mogelijk gescheiden te laten werken. Is dit niet mogelijk en kan de job niet uitgesteld worden? Hou dan zo goed mogelijk rekening met volgende richtlijnen:

  • Het nog meer verhogen van de frequentie van het wassen van handen en de oppervlaktereiniging.
  • Het inperken van de activiteitstijd.
  • Het gebruik van schermen of barrières om mensen van elkaar te scheiden.
  • Waar mogelijk rug-aan-rug of zij-aan-zij werken (in plaats van face-to-face).
  • Het verminderen van het aantal mensen waarmee elke persoon contact heeft door gebruik te maken van vaste teams.

Informeer naar de gezondheid van uw contractoren en aannemers

Vraag aan contractoren die een hoger risico op ernstige ziekten lopen (bijvoorbeeld mensen met enkele reeds bestaande aandoeningen) om extra goed op te letten om de uitgezette richtlijnen te respecteren. Geef hen, indien mogelijk, de veiligste rol. Beoordeel zorgvuldig of de uit te voeren job een aanvaardbaar risico inhoudt. Ga ook op voorhand na of uw contractoren samenleven met personen die een hoog risico lopen. Zorg op elk moment, dus voor, tijdens en na het uitvoeren van de job, voor de nodige ondersteuning via telefoon, mail of via uw contractorplatform.

Gebruik een checklist tijdens uw kwalificatietraject

Met uw contractor management systeem Onyx One kunt u een Covid-19 checklist toevoegen die automatisch geopend wordt voor elke contractor of aannemer die wordt aangemeld door de contractorfirma op de job. Deze vragenlijst kan zowel door de opdrachtgever als door de contractor moeten worden ingevuld. De vragen zijn niet standaard maar worden door de opdrachtgever bepaald.

  • Facebook
  • LinkedIn

Aanmelden en de site verlaten

  • Probeer de aanmeldtijden van uw contractoren te spreiden om de drukte op de site te verminderen.
  • Bied, indien mogelijk, extra parkeerplaats aan en voer regels door voor het beperken van het aantal passagiers in auto’s, minibussen en bestelbussen.
  • Kijk of het mogelijk is om meerdere toegangspunten tot de werkplek te openen.
  • Gebruik markeringen en zorg voor eenrichtingsverkeer bij in- en uitstappunten.
  • Bied handwasfaciliteiten aan, of handreinigers waar dat niet mogelijk is, bij in- en uitstappunten.
  • Zoek alternatieven of oplossingen voor het aanraken van oppervlakken zoals toetsenborden en aanmeldcomputers (ontsmetten voor gebruik, aanmelden via telefoon,…)

Verplaatsingen

  • Verminder de niet-essentiële verplaatsingen binnen gebouwen en tussen locaties. Bijvoorbeeld door het beperken van de toegang tot bepaalde gebieden en het aanmoedigen van het gebruik van telefoons.
  • Verminder de rotatie van apparatuur.
  • Implementeer een eenrichtingsysteem op loopbruggen rond de werkplek.
  • Gebruik bewegwijzering zoals grondmarkeringen zodat een gecontroleerde stroom van mensen die zich op het terrein bewegen mogelijk is.
  • Verminder de bezetting van voertuigen die ter plaatse worden gebruikt.
  • Verdeel uw site onder in werkzones om verschillende groepen werknemers fysiek zo veel mogelijk gescheiden te houden.
  • Verminder het aantal aanwezigen op de site indien mogelijk.
  • Reguleer het gebruik van gebieden met veel verkeer, zoals gangen, liften, tourniquets, gemeenschappelijke ruimtes en in- en uitgangen.

Meetings

Probeer allerhande fysieke meetings tot een minimum te beperken en kies indien mogelijk voor online meetings. Is fysiek vergaderen toch noodzakelijk, hou dan rekening met volgende zaken:

  • Nodig enkel absoluut noodzakelijke deelnemers uit en respecteer de voorgeschreven afstand.
  • Vermijd overdracht tijdens meetings, bijvoorbeeld het delen van pennen of andere objecten.
  • Voorzie handreinigers.
  • Hou vergaderingen in de open lucht of in goed geventileerde ruimtes wanneer dat mogelijk is.

Gemeenschappelijke ruimtes

Stel ingekorte en roterende pauzetijden in om de druk op pauzeruimtes of eetruimtes te verminderen. Kies voor het gebruik van veilige buitenruimtes indien dit mogelijk is. Het creëren van extra ruimte door gebruik te maken van andere delen van de werkplek is ook een optie. Denk aan het herconfigureren van zitplaatsen en tafels om de ruimte te behouden en de interactie tussen de mensen te verminderen.

Het belang van goede communicatie vooraf

Op voorhand duidelijk communiceren met contractoren en aannemers zorgt voor meer veiligheid en een vlotter verloop van de samenwerking. Gebruik alle beschikbare kanalen om uw boodschap over te brengen: via uw contractorsysteem, via de website, mail of telefoon.

  • Stuur uw contractoren en aannemers COVID-19 gerelateerde updates met de recente informatie.
  • Hak uw communicatie in kleine stukjes (lange mails worden vaak niet aandachtig gelezen) en herhaal meerdere keren (en indien mogelijk op andere manieren) uw boodschap. Zo verhoogt u de slaagkans.
  • Maak gebruik van testsystemen (zoals e-Learning) om na te gaan op uw boodschap begrepen werd.

Communicatie op de de site

Zorg ervoor dat uw contractoren en aannemers begrijpen wat ze moeten doen om de veiligheid te handhaven.

  • Openbare aankondigingen moeten goed zichtbaar zijn.
  • Zorg voor in het oog springende bewegwijzering.
  • Communiceer duidelijk over doorgangsrechten op de werkplek.
  • Zorg voor een centraal telefoonnummer waar contractoren en aannemers met vragen en opmerkingen terecht kunnen. Afficheer dit nummer op elke werkplek.

Communicatie via uw contractor management systeem onyx One

Standaard is het mogelijk om als opdrachtgever met alle contractoren en/of aannemers (of een groep ervan) te communiceren. De volledige communicatie historiek wordt geregistreerd onder de bedrijfskwalificatie. Naast het uitsturen van berichten kan je ervoor zorgen dat uw Covid-19 richtlijnen aan een statuswijziging van het kwalificatietraject gekoppeld worden. Dit betekent dat de contractor verplicht wordt deze maatregelen online te ondertekenen en opnieuw in te dienen voor hij toegang krijgt to uw site.

Testen via uw contractor management systeem onyx One

Verder is het ook mogelijk om een COVID-19 training toe te wijzen aan een bepaalde opdracht of aan al uw contractoren en aannemers in het algemeen. Concreet betekent dit dat derden, voor ze uw site betreden, een online training volgen (of online vragenlijst invullen) voor ze toegang krijgen.

Hygiëne: een schone werkplek

Meer veiligheid begint met een schone werkplek. De regels kennen we nu allemaal, maar ze mogen hier uiteraard niet ontbreken. We zetten ze dus nog even op een rij:

  • Frequente reiniging van de werkplekken en apparatuur, vooral bij het aflossen van de wacht, met behulp van uw gebruikelijke reinigingsmiddelen. (De reinigingsmiddelen die u gewoonlijk gebruikt volstaan. Voor het reinigen van toetsenborden, telefoons en apparatuur kunnen wegwerp- of reinigingsdoekjes voor individueel gebruik worden verstrekt.)
  • Frequente reiniging van objecten en oppervlakken die regelmatig worden aangeraakt, zoals emmers, werfuitrusting en bedieningspanelen, en het zorgen voor een doeltreffende afvoer van vuilnis.
  • Het opruimen van werkruimtes en het verwijderen van afval en spullen uit het werkgebied aan het einde van de dienst.
  • Het ontsmetten van alle handgereedschappen, bedieningselementen, machines en apparatuur na gebruik.

Hygiëne: handen wassen, sanitaire voorzieningen en toiletten

Een ook deze regels kunnen we niet genoeg herhalen:

  • Gebruik borden en posters om de aandacht te vestigen op een goede handwastechniek.
  • Stuur herinneringen en gebruik bewegwijzering om de hygiënestandaarden te handhaven.
  • Voorzie handontsmettingsmiddelen op alle locaties.
  • Stel duidelijke gebruiks- en reinigingsrichtlijnen op voor toiletten (properheid en gebruiksfrequentie).
  • Denk ook aan het schoonmaken van mobiele toiletten.
  • Voorzie een frequentere vuilnisophaling.
  • Zorg voor papieren handdoeken of elektrische drogers.

Hygiëne: kleedkamers en douches

  • Stel duidelijke schoonmaakrichtlijnen op.
  • Verbied het achterlaten van persoonlijke spullen.
  • Beperk de gebruiksduur.
  • Zorg voor frequente controle.

Handige informatie

Waar vind ik de generieke gids?

Om de ondernemingen bij te staan bij de stapsgewijze heropbouw van de economische activiteiten hebben sociale partners van de Hoge Raad voor Preventie en Bescherming op het Werk, de Beleidscel van de Minister van Werk en experten van de FOD Werkgelegenheid in overleg een generieke gids uitgewerkt. Bekijk of download de gids door op de afbeelding te klikken.

Waar vind ik betrouwbare en up-to-date informatie?

Via o.a. het VBOVOKA, de FOD Volksgezondheid en Sciensano vindt u betrouwbare en up-to-date info over de maatregelen, net zoals bij technologiefederatie Agoria. Check ook de reisadviezen voor uw exportbestemmingen.

Een greep uit interessante artikels:

Hoe kan ik een actieplan opstellen?

Deze checklijst van de Externe Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk Mensura kan helpen om een actieplan op te stellen voor het herstel of het verderzetten van de niet-kritische activiteiten met als doel terug te keren naar een normale situatie (zoals voor de lockdown).

  • Coördinatie in de onderneming

    • Duid een coördinator of coördinatieteam aan voor een centrale aansturing
  • Vastleggen van de scope van heropstart

    • Bepaal welke activiteiten/afdelingen/ locaties opgestart worden
    • Controleer of leveranciers, distributeurs, partners, contractoren, aannemers werken
  • Engagementsverklaring

    • Maak een engagementsverklaring op voor eigen werknemers
    • Maak een engagementsverklaring op voor derden
  • Plan van aanpak

    • Lijst de maatregelen op in het kader van “Onthaal”
    • Lijst de maatregelen op in het kader van “Werkplaats”
    • Lijst de maatregelen op in het kader van “Onderhoud”
    • Lijst de maatregelen op in het kader van “Werknemers”
    • Lijst de maatregelen op in het kader van ‘Derden”
    • Bekijk of de risicoanalyse van werkzaamheden-werkposten
      aangepast zijn in het kader van coronamaatregelen
  • Communicatie

    • Hang alle informatie op voldoende zichtbare plaatsen
    • Informeer de nodige overlegorganen over de genomen preventiemaatregelen
    • Informeer contractoren, leveranciers, distributeurs, partners,… m.b.t. de opstart
      van activiteiten en de genomen maatregelen
  • Plan van aanpak - eerste dag

    • Gebruik digitale communicatiemiddelen als alternatief voor dagstart vergaderingen
      (opleiding, toolbox, duiding specifieke bedrijfsmaatregelen)
  • Opvolging

    • Volg de naleving van maatregelen op
    • Stimuleer open communicatie voor gedragsverandering
    • Volg strikt de richtlijnen omtrent zieke werknemers
  • Facebook
  • LinkedIn

Onyx One is meer dan enkel contractor management software, het is een contractorplatform / contractor community van eigen bodem, ontwikkeld op vraag van en in samenwerking met de industrie. Het is een functioneel systeem dat kwalificeren en samenwerken met contractoren en subcontractoren, aannemers en onderaannemers in goede banen leidt.

  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn