De stand van zaken op het gebied van contractbeheer in EMEA – 2025

 

Waarom naleving, controle en veerkracht niet langer optioneel zijn

In heel Europa, het Midden-Oosten en Afrika ondergaat het beheer van contractanten een stille revolutie. Wat ooit een backofficefunctie was, is nu een domein met hoge belangen dat rechtstreeks verband houdt met operationele continuïteit, juridische risico’s en de reputatie van bedrijven. In 2025 worden bedrijven geconfronteerd met een nieuwe realiteit: contractanten en externe leveranciers zijn niet langer randfiguren, maar cruciaal voor het bedrijf, waardoor hun beheer een strategische noodzaak is geworden.

Compliance is niet langer een afvinkvakje

In de Europese Unie neemt de druk van regelgeving snel toe. De richtlijn inzake gedetacheerde werknemers, die is herzien en steeds strenger wordt gehandhaafd, eist nu dat bedrijven ervoor zorgen dat buitenlandse aannemers volledig voldoen aan de lokale arbeidswetgeving. Klinkt eenvoudig? Dat is het zeker niet. Elke EU-lidstaat interpreteert en past de richtlijn anders toe. Sommige landen eisen een voorafgaande aangifte, zelfs voor korte technische bezoeken, terwijl andere landen uitzonderingen of complexe tijdschema’s opleggen. Het resultaat? Een gefragmenteerd compliance-landschap waarin één misstap kan leiden tot onderzoeken, boetes of zelfs stopzetting van projecten.

En dit zijn geen theoretische risico’s.

Een Belgisch ingenieursbureau kreeg onlangs een boete van € 250.000 opgelegd nadat bleek dat 15% van zijn aannemers niet verzekerd was voor risicovol werk. In Duitsland kreeg een bouwbedrijf een boete van € 1,2 miljoen opgelegd vanwege onderaannemers zonder papieren. In Nederland leidde het niet nauwkeurig registreren van de werktijden van aannemers tot een boete van € 600.000. Al deze incidenten hadden één ding gemeen: de opdrachtgever werd aansprakelijk gesteld, niet de aannemer.

De boodschap is duidelijk. Regelgevende instanties vragen niet alleen wie er op uw site werkt, ze eisen ook bewijs. Real-time, geverifieerd en volledig.

De halfgeleiderindustrie illustreert de ernst van deze crisis, met een potentieel tekort van 70.000 geschoolde werknemers (22% van het totale personeelsbestand) tegen 2030. De productiesectoren verwachten tegen diezelfde datum 2,1 miljoen onvervulde vacatures, wat de Amerikaanse economie mogelijk 1 biljoen dollar aan gederfde inkomsten zal kosten. Dit zijn geen abstracte prognoses, maar concrete, meetbare bedreigingen voor de bedrijfscontinuïteit en het concurrentievermogen.

Het risico onder de oppervlakte

Naast juridische risico’s worden organisaties geconfronteerd met diepere structurele uitdagingen. Een van de meest onderschatte uitdagingen is de verkeerde classificatie van werknemers. Wanneer is een aannemer echt onafhankelijk en wanneer is hij – juridisch gezien – een verkapte werknemer? De EU heeft de definities aangescherpt en past een ‘economische realiteit’-test toe om autonomie, financiële investeringen en operationele controle te onderzoeken. Verkeerde classificatie leidt niet alleen tot terugwerkende kracht voor belastingen en sociale lasten, maar kan ook hele outsourcingstrategieën ontmantelen.

Dan is er nog de toenemende kwetsbaarheid van wereldwijde toeleveringsketens. COVID-19, de oorlog in Oekraïne en handelsverstoringen hebben duidelijk gemaakt hoe kwetsbaar complexe, meerlagige netwerken van aannemers kunnen zijn. Veel bedrijven ondervinden nog steeds de gevolgen hiervan: vertraagde projecten, hoge kosten en reputatieschade. De verschuiving is in gang gezet: van globalisering naar regionalisering, van just-in-time naar just-in-case. Het beheer van aannemers moet hierin meegroeien, met de nadruk op transparantie, verantwoordelijkheid en ingebouwde veerkracht.

En dit alles gebeurt in een omgeving waarin cyberbeveiligingsrisico’s steeds groter worden. Aannemers en leveranciers hebben vaak geprivilegieerde toegang tot IT-systemen, productieomgevingen en gevoelige gegevens. Uit een onderzoek van PwC uit 2023 bleek dat 61% van de organisaties te maken had gehad met risico-incidenten door derden, waarbij cyberaanvallen op de toeleveringsketen steeds vaker voorkomen. Eén kwetsbare aannemer kan het breekpunt worden voor uw hele bedrijf.

Wat toonaangevende bedrijven anders doen

Toonaangevende organisaties zijn nu proactief. Ze benaderen het beheer van aannemers als een strategische discipline, gebaseerd op processen en gedreven door data.

Het uitgangspunt is prekwalificatie: niet alleen het controleren van licenties of verzekeringsdocumenten, maar ook het beoordelen van de financiële gezondheid, veiligheidsgegevens en prestaties in het verleden. Deze bedrijven investeren in het vroeg vaststellen van duidelijke verwachtingen, met gedetailleerde scopes, realistische tijdlijnen en resultaatgerichte KPI’s. Ze houden niet alleen de naleving bij, maar definiëren ook wat succes inhoudt en verankeren dit vanaf dag één in de relatie.

Veiligheid is nooit een bijzaak. Topbedrijven eisen van aannemers dat ze zich aanpassen aan de interne veiligheidscultuur, op maat gemaakte risicoplannen implementeren en functiespecifieke trainingen volgen. Audits zijn een continu proces, geen eenmalige gebeurtenissen. Feedbackloops zijn in het proces geïntegreerd, niet om te straffen, maar om te verbeteren.

En misschien wel het belangrijkste is dat deze bedrijven technologie niet als een extraatje gebruiken, maar als de basis van hun systeem voor het beheer van aannemers.

Technologie verandert het spel

Software voor het beheer van aannemers en contracten maakt een explosieve groei door in heel Europa. De markt overschreed in 2024 de grens van 700 miljoen dollar en ligt op koers om tegen 2033 meer dan te verdubbelen. Deze ontwikkeling gaat niet alleen over het automatiseren van papierwerk, maar ook over het mogelijk maken van realtime toezicht, slimmere besluitvorming en schaalbare compliance.

Kunstmatige intelligentie wordt gebruikt om risicopatronen te detecteren en inconsistenties in contractantgegevens te signaleren. Blockchain wordt getest om de uitvoering en verificatie van contracten te beveiligen. Cloudplatforms bieden kleine en middelgrote ondernemingen toegang tot contractanttools die voorheen voorbehouden waren aan grote ondernemingen. Automatisering vermindert de handmatige werklast en verhoogt de consistentie, met name bij tijdgevoelige onboarding- en toegangscontroleprocessen.

De toekomst ligt in integratie. Gegevens van aannemers mogen niet in silo’s worden opgeslagen. Ze moeten naadloos aansluiten op inkoopsystemen, veiligheidsdashboards, HR-platforms en oplossingen voor toegangscontrole. Zo krijgen organisaties echt inzicht in wie er voor hen werkt, wanneer, waar en onder welke omstandigheden.

De strategische horizon

In de toekomst zal het beheer van aannemers in EMEA een nog centralere rol gaan spelen voor de bedrijfscontinuïteit, ESG-verplichtingen en het concurrentievermogen van de industrie.

Het Draghi-rapport 2024 van de EU schetst een industriële strategie die gericht is op veilige, duurzame en veerkrachtige waardeketens. Toezicht op aannemers zal daar deel van uitmaken. We gaan een wereld tegemoet waarin louter naleving niet meer voldoende is: u zult veerkracht en controle moeten aantonen voor uw gehele uitgebreide personeelsbestand.

Er vindt ook een culturele verschuiving plaats. Bedrijven beginnen te beseffen dat contractanten niet alleen tijdelijke arbeidskrachten zijn, maar ook partners. Door hen als zodanig te behandelen, met duidelijke afspraken, eerlijke verwachtingen en gezamenlijke verantwoordelijkheid, worden betere resultaten voor iedereen bereikt.

Een laatste woord

Bij Onyx One hebben we de afgelopen 15 jaar organisaties in EMEA geholpen om het beheer van contractanten om te zetten in een concurrentievoordeel. Wij zijn ervan overtuigd dat de volgende groeifase is weggelegd voor bedrijven die niet alleen werk uitbesteden, maar ook volledige verantwoordelijkheid nemen voor de manier waarop dat werk wordt uitgevoerd.

Contractantenbeheer draait niet alleen om veiligheid. Het omvat ook vertrouwen, reputatie en operationele uitmuntendheid. In 2025 en daarna zal het onderscheid maken tussen bedrijven die reageren en bedrijven die leiding geven.