De nood aan een modern en integraal contractorbeleid dringt zich op

Wat zijn de organisatorische en compliance risico’s van het werken met derden? Hoe biedt een contractor management systeem de oplossing?

Een integraal contractorbeleid

Waar ligt de focus van modern contractor management? Grotendeels op de planning en het beheer van de risico’s van het werken met derden. Dit komt omdat, in vergelijking met vroeger, het samenwerken met contractoren en aannemers een steeds kritischer proces wordt.

Nog veel industriële ondernemingen zijn niet, of onvoldoende, in staat risicoprofielen doeltreffend te beheren. Wat zijn de organisatorische en compliance risico’s en hoe kunt u moderne technologie inzetten om prekwalificatie, postkwalificatie en tracking/monitoring-activiteiten doeltreffend en veilig te maken?

Werken met derden, vroeger en nu

Het werken met derden is voor de industriële opdrachtgever een stuk complexer dan vroeger.
Dit komt door:

• het toenemend aantal derden op de site
• het gebruik van nieuwe technologieën en de progressieve vraag naar specifieke vaardigheden waarvoor derden worden ingeschakeld
• de steeds grotere risico’s
• het verstrengen van de wettelijke eisen en audits

Daarom focust contractor management vandaag op het optimaliseren van de samenwerkingsprocessen. De coöperatie tussen opdrachtgevers en contractorbedrijven enerzijds, de interne samenwerking tussen de betrokken afdelingen anderzijds. Een contractor management systeem garandeert een overschouwende en proactieve benadering van uw contractorbeleid.

De organisatorische risico’s

Een gedecentraliseerde aanpak

De organisatorische focus van traditioneel contractorbeleid is reactief in plaats van proactief. Er wordt, op nog veel industriële sites, pas ingegrepen als er zich problemen stellen. Een dergelijke reactieve aanpak vermindert het aantal incidenten op de site evenwel niet. Een proactief beleid daarentegen, laat toe de veiligheid van de samenwerking te beïnvloeden en problemen te voorkomen. Dit heeft positieve gevolgen, zowel op organisatorisch, praktisch als financieel vlak.

Ook een gebrek aan samenwerking tussen de interne afdelingen staat een modern contractorbeleid in de weg. Nu is de aanpak veelal afhankelijk van welk team een bepaalde activiteit bestuurt. Maar de focus van administratie is niet dezelfde als die van de safety manager of de aankoopdienst. Een dergelijke gedecentraliseerde aanpak heeft in veel bedrijven geleid tot een silobenadering van de bestaande risico’s. Zo ontstaan risico-gaps, omdat het overzicht ontbreekt, met de nodige kosten en problemen als gevolg. Het centraliseren van alle risico-domeinen en alle operationele taken is de enige betrouwbare oplossing.

Een integraal contractorbeleid met Onyx One

Onyx One werd ontwikkeld om alle processen rond het werken met derden te centraliseren en te optimaliseren en draagt zo bij aan een integraal contractorbeleid. Een systeem om uw contractoren te beheren, te begeleiden en op te volgen. De voordelen zijn voor elke afdeling anders. De aankoopdienst heeft de zekerheid om te werken met volledig goedgekeurde contractor- en subcontractorbedrijven. De safety manager gebruikt het contractor management systeem voor het bepalen, het stroomlijnen en het automatiseren van interne procedures. Hij is er ook zeker van dat hij voldoet aan de welzijnswet. De project manager krijgt meer inzicht en overzicht. Hij weet precies welke contractor kan ingezet worden en heeft de mogelijkheid om snel en veilig te communiceren met contractor-verantwoordelijken. Onyx One biedt de security manager de mogelijkheid om derden op de site snel en grondig te controleren, goed- of af te keuren. De business excellence afdeling beschikt over gedetailleerd cijfermateriaal en heeft de nodige input voor een duidelijke planning. Bovendien laat het contractor management systeem toe nieuwe functionaliteiten eenvoudig te implementeren om zo aan de de steeds veranderende eisen te voldoen. En ook de IT-afdeling haalt voordeel uit het gebruik van Onyx One. De cloud-applicatie hoeft niet beheerd te worden en biedt de mogelijkheid tot integratie met andere applicaties. Alle ingevoerde gegevens kunnen geëxporteerd worden.

“De opdrachtgever beschikt over een eenvoudige tool voor opvolging, over accuratere data en over duidelijke criteria volgens een eenduidig proces.”

De strategische opportuniteiten

De focus verschuift van kostenbesparing naar strategische meerwaarde

Natuurlijk blijft het doordacht beheren van kosten belangrijk, maar in de moderne industriële omgeving verschuift de focus naar strategische wendbaarheid, innovatie, en prestatieverbetering. Dit komt door de toenemende behoefte aan flexibiliteit, schaalbaarheid en om op de moderne markt te kunnen concurreren.

Efficiënt werken met contractoren

Het doeltreffend werken met derden wordt steeds meer een strategische opportuniteit. Dit komt omdat contractors over heel specifieke vaardigheden beschikken die binnen het bedrijf niet voorhanden zijn. Vaardigheden waarnaar, in een alsmaar sneller veranderende markt, continu vraag naar is om product- en of diensteninnovatie te kunnen garanderen. Enkel door het werken met contractoren kan een onderneming nieuwe markten aanboren en het concurrentievoordeel behouden.

De risico’s van het werken met derden

Het werken met derden brengt de nodige risico’s met zich mee. Een derde partij kan verantwoordelijk zijn voor:

• het verstoren van de dienstverlening aan de klant
• het schenden van de regelgeving op de site
• het schenden van de wetgeving
• het zorgen voor reputatieschade
• het veroorzaken van financiële risico’s

Het contractor management systeem Onyx One

Door het inzetten van Onyx One houdt u controle en beheert u de risico’s.

• Volledig overzicht
  Elk bedrijf dat werken komt uitvoeren doorloopt een vooraf bepaald online kwalificatietraject. Administratieve documenten worden op die manier uitgewisseld. Dit gebeurt op voorhand en grotendeels automatisch.
• Veilig werken met subcontractoren
  Het platform neemt ook de subcontractors en onderaannemers mee in het kwalificatietraject op bedrijfsniveau en/of persoonsniveau. Zo weet de opdrachtgever steeds wie er on-site werken uitvoert.
• Het respecteren van de veiligheidsvoorschriften
  Een gebrekkige kennis van de veiligheidsregels veroorzaakt grote problemen. Het volgen van een training in Onyx One is een vereiste. Pas na het succesvol afronden van de training krijgt de medewerker toegang tot het bedrijfsterrein. De training (video, animatie of module) wordt volledig op maat gemaakt. Heeft u al een poortinstructie? Geen probleem, ook deze kan in Onyx One geïntegreerd worden.
• Financiële risico’s beperken
  Onyx One controleert dagelijks en automatisch de BTW-nummers van de contractorbedrijven op de overheidsites. Uw collega van de boekhouding weet dus meteen of het bedrijf onderhevig is aan de inhoudingsplicht of niet.
• Risico-identificatie en -evaluatie
  Onyx One bezorgt u handige en gebruiksvriendelijke tools voor het identificeren en evalueren van eventuele ricico’s. Bovendien leidt het systeem de communicatie in goede banden en houdt records bij zodat u zich kan indekken.

Compliance risico’s

Contractorbeleid en compliance

Industriële ondernemingen worden, door een steeds zwaardere regelgeving en hogere verwachtingen van stakeholders, blootgesteld aan steeds meer compliance risico’s. Het niet naleven van wetten, voorschriften, gedragscodes of organisatorische normen kan leiden tot financiële, organisatorische of reputatieschade. Bovendien zijn bedrijven verantwoordelijk, niet enkel voor hun eigen gedrag, maar ook voor het gedrag van derden met wie ze een contract afsluiten.

Compliance check met Onyx One

Compliance risico’s zijn er in alle soorten en maten. Het voldoen aan de veelheid aan voorschriften waarmee u geconfronteerd wordt, vraagt om gestroomlijnde processen, planning en toegang tot informatie.

Onyx One vermindert compliance risico’s door:

• het implementeren van gestandaardiseerde en aanpasbare processen. Zo zorgt u voor een strak omlijnd veiligheidskader en een degelijke overschouwende methodologie
• het gebruik van een rigoureus kwalifactieproces op persoons- en bedrijfsniveau
• het bewaken van de risico’s tijdens het uitvoeren van de job
• het gebruik van geautomatiseerde rapportage-instrumenten om het beheer, de transparantie en het toezicht te versterken.

“Procedures verlopen veel sneller en we beschikken over juiste en volledige informatie. Bovendien stelt ons contractor platform ons in staat het zware opvolgingsproces te stroomlijnen en aanzienlijk te vergemakkelijken. We weten nu precies met wie we werken.”

De schrik voor nieuwe technologie

Het implementeren van een contractor management systeem vraagt om een aanzienlijke inspanning. Vooral de schrik voor een nieuwe manier van werken en hebt gebruik van nieuwe technologieën is voor vele industriële ondernemingen een grote stap.

Wij weten dit en engageren ons om u tijdens het hele proces te begeleiden. Onyx One heeft een stap-voor-stap benadering en ontzorgt uw onderneming in aanloop van, tijdens en ook na het implementeren van uw contractor management systeem.

Wilt u meer informatie over Onyx One, onze integrale aanpak en onze all-in-one dienstverlening? Wilt u graag praten met één van de vele industriespelers die met Onyx One werken? Neem dan nu contact met ons op. Wij helpen u graag verder.

Kies nu voor een modern en integraal contractorbeleid.