Bedrijfsprocessen digitaliseren – een roadmap

.

Overzicht van automatisering van bedrijfsprocessen
Automatisering van bedrijfsprocessen is wanneer technologie wordt gebruikt om de productiviteit te verhogen en de kosten te verlagen door middel van geautomatiseerde bedrijfsprocessen. Verwar automatisering van bedrijfsprocessen niet met industriële automatisering. In het eerste geval worden workflows en processen geautomatiseerd, terwijl in het tweede geval de fysieke arbeid wordt verminderd door verschillende werkgerelateerde taken te automatiseren. Een voorbeeld van een werkgerelateerde taak is productassemblage.

U kunt een bepaald proces automatiseren als het volgende van toepassing is:

Het is repetitief
Het mag geen fouten bevatten
Er is geen menselijke denkkracht nodig om het werk uit te voeren
Het kan een consistent proces zijn in de hele organisatie
Bedrijfsprocesautomatisering wordt geassocieerd met bedrijfsprocesbeheer, dat een grotere tak is. Bedrijfsprocesautomatisering is slechts gericht op specifieke activiteiten binnen de vele andere activiteiten van bedrijfsprocesbeheer. Al deze andere activiteiten van bedrijfsprocesbeheer hebben betrekking op zaken als planning en uitvoering. Het beheert ook verschillende individuele en gelijktijdige bedrijfsprocessen.

De Belangrijkste Principes
Bedrijfsprocesautomatisering heeft een aantal hoofdprincipes die in de organisatie moeten worden gevolgd. Deze zijn als volgt:

Begrijpen, Vereenvoudigen en Automatiseren
Breng geen automatisering in het bedrijf voordat u het huidige systeem begrijpt en evalueert. Nadat u het systeem hebt begrepen, is de volgende stap het zo eenvoudig mogelijk te maken. Als u daarmee klaar bent, kunt u automatisering in de organisatie introduceren. Maar u moet automatisering alleen introduceren als het hard nodig is.

Integreer met huidige processen
Elk bedrijfsproces is anders dan de andere. Als u een geautomatiseerd proces heeft, dan moet het zonder problemen integreren met de huidige processen. U kunt de integratie op elk punt in het automatiseringsproces doorvoeren. De automatiseringsprocessen moeten echter wel vlekkeloos functioneren binnen de organisatie.

Constantheid
De geautomatiseerde processen en andere processen moeten samen consistent blijven, inclusief alle gerelateerde outputs en inputs.

Stappen
U hoeft niet alle benodigde taken tegelijk te automatiseren. Denk aan uw budget en de logica en middelen van uw bedrijfsprocessen. Bedenk nu manieren om de taak op te splitsen in veel verschillende stappen of fasen.

Flexibiliteit
Bedrijfsprocessen blijven nooit hetzelfde. Naarmate de tijd verstrijkt, zullen er veranderingen in de processen optreden. Daarom hebt u flexibele automatiseringsoplossingen nodig die deze veranderingen kunnen weergeven wanneer ze zich voordoen.

Gemak
Automatisering is bedoeld om bedrijfsprocessen te vereenvoudigen. Menselijke tussenkomst zou voor geen enkel bedrijfsproces meer nodig moeten zijn nadat de automatisering is voltooid. Als menselijke tussenkomst nodig is, dan is er een probleem.

Opleiding
Om ervoor te zorgen dat bedrijfsprocessen blijven functioneren, moeten de personeelsleden worden opgeleid om het proces en de workflow te begrijpen. Op die manier kan de workflow beter functioneren. Automatisering draait om het digitaliseren van documenten en het vereenvoudigen van processen om ze transparant en efficiënt te maken.

De voordelen van automatisering van bedrijfsprocessen
Lagere operationele kosten
Het is duur om een bedrijf te runnen. Met automatisering kunt u veel van uw uitgaven aanzienlijk verlagen en zo uw winst verhogen. Jammer genoeg hebben veel zakenmensen het moeilijk om te kiezen welke taken ze willen automatiseren. De beste manier om dat uit te zoeken is door taken te kiezen die geen menselijk denkwerk vereisen. Als de taken kunnen worden uitgevoerd door een reeks voorspelbare stappen te volgen, dan kunnen ze worden geautomatiseerd.

Kleine tot middelgrote bedrijven kunnen het meeste voordeel halen uit automatisering omdat zij over beperkte menselijke middelen beschikken om taken toe te wijzen. Grotere bedrijven hebben meer mensen in dienst om de verschillende taken uit te voeren. Automatisering kan de meeste taken met betrekking tot papieren processen aan.

Het is tegenwoordig gemakkelijk om documenten te verwerken. Mensen kunnen dingen doen zoals documenten en contracten digitaal ondertekenen, en software gebruiken om de inkomsten en uitgaven van hun bedrijf te beheren. Trello is een softwareoplossing die het voor bedrijven gemakkelijker maakt om hun workflows te beheren. Er zijn ook boekhoudsoftwareprogramma’s zoals Zoho en Quickbooks die het voor werkgevers gemakkelijk maken om hun werknemers en leveranciers te betalen.

Natuurlijk maken mensen de hele tijd fouten. Deze fouten kosten bedrijven elk jaar veel geld. Hoe meer fouten moeten worden rechtgezet, hoe meer kosten de onderneming maakt. Slechts een kleine misconfiguratie kan een bedrijf blootstellen aan aanvallen of de stroom van bedrijfsprocessen onderbreken.

Door automatisering te integreren, kunt u de nauwkeurigheid en efficiëntie van deze processen garanderen. Als mensen door automatisering niet langer zelf basistaken hoeven uit te voeren, dan kunt u die mensen hun hersenen laten gebruiken voor iets dat strategischer en belangrijker is voor de organisatie.

Hoogwaardige klantenservice bieden
Grote technologische innovaties hebben de functie van klantenservice op de werkvloer veranderd. Experts voorspellen dat geautomatiseerde klantenservice in 2020 goed zal zijn voor 85% van de interacties die klanten met bedrijven hebben. Geautomatiseerde klantenservice elimineert menselijke ondersteuningsmedewerkers en maakt het mogelijk om klanten nauwkeurige en snellere informatie te geven. Ondertussen besparen de bedrijven geld op de operationele kosten van de klantendienst.

Met kunstmatige intelligentie kunnen bedrijven een volledig functionele geautomatiseerde klantenservicemedewerker creëren die elke vraag onmiddellijk kan beantwoorden. Het kan ook extra backend-informatie verstrekken aan het menselijke team dat achter de schermen werkt.

De snelheid en nauwkeurigheid van geautomatiseerde klantenservice zal het beter maken voor klanten omdat ze niet lang op hulp hoeven te wachten. In feite kunnen klanten nog steeds 24 uur per dag, zeven dagen per week accurate klantenondersteuning krijgen. Ze kunnen zelfs op feestdagen hulp krijgen.

Chatbots kunnen vragen van klanten onmiddellijk beantwoorden. Menselijke ondersteuning duurt daarentegen vaak langer en ze weten niet altijd het juiste antwoord. Soms zijn klanten gedwongen uren te wachten op hulp van een menselijke customer support agent. Dat is nu niet meer nodig dankzij de geautomatiseerde ondersteuningssystemen.

De technologie van de kunstmatige intelligentie is de laatste tien jaar zo veel geavanceerder geworden. Het zal niet lang meer duren voordat virtuele assistenten de acties van uw klanten kunnen volgen en hun wensen en behoeften kunnen achterhalen. Als u kunt achterhalen wat uw klanten willen, dan kunnen uw chatbots live ondersteuning bieden of de juiste veelgestelde vragen en antwoorden aan hen tonen.

Een groot probleem is bijvoorbeeld het afhaken van klanten bij het kopen van producten. Als een bedrijf kan achterhalen waarom klanten bepaalde producten vaker links laten liggen dan andere, dan wordt het gemakkelijker om het aantal toekomstige klachten van klanten te verminderen en tegelijkertijd de klanttevredenheid te vergroten. Dan zullen er niet zulke hoge percentages productverlating zijn.

Het kost bedrijven veel geld om nieuwe personeelsleden aan te werven omdat ze grondig moeten worden opgeleid. Na verloop van tijd stijgen de kosten voor opleiding en aanwerving elk jaar. Als je kunstmatige intelligentie gebruikt voor de automatiseringsbehoeften van je bedrijf, dan kunnen je medewerkers de nodige informatie krijgen om er zeker van te zijn dat ze de deals waar ze aan werken met succes kunnen sluiten. Het mooie van IBM Watson en andere geautomatiseerde platforms is dat ze geprogrammeerd zijn om domeinkennis te hebben, wat betekent dat u ze niet meer dan één keer hoeft te trainen.

Productiviteit verbeteren
Bepaalde terugkerende taken, zoals het inplannen van herinneringen en het betalen van rekeningen, zijn voorspelbaar en hoeven niet meer door mensen te worden uitgevoerd. Geautomatiseerde technologie kan worden gebruikt om dit soort repetitieve taken af te handelen, zodat werknemers meer van hun tijd kunnen besteden aan belangrijkere zaken voor het bedrijf.

Elk bedrijf heeft rekeningen die regelmatig betaald moeten worden. Met automatisering kunt u automatische betaling van facturen instellen, zodat uw facturen elke maand volgens schema worden betaald, of met een frequentie die u zelf wilt. U hoeft alleen het bedrag, de frequentie, de bankrekeninggegevens van het bedrijf en de naam van de begunstigde op te geven. Zodra de automatische betalingen zijn ingesteld, hoeft u zich nooit meer zorgen te maken over kosten voor te late betaling, omdat uw betalingen altijd op tijd zullen worden verricht.

Standaard taken kunnen via automatisering worden gegenereerd, zoals huurbetalingen en wekelijkse rapporten. Het is belangrijk om regelmatig een back-up te maken van uw gegevens. Er is geen asset belangrijker voor een bedrijf dan data. Verschillende soorten gegevens moeten verschillend worden behandeld. Soms moet u dagelijks een back-up maken van uw gegevens, en andere keren moet u dat maandelijks of wekelijks doen. Wanneer u over automatiseringstechnologie beschikt, moet u eenvoudig strategieën voor gegevensback-up creëren. Zodra u het back-upsysteem hebt ingesteld, zal het zelf verantwoordelijk zijn voor het maken van back-ups van gegevens.

Wil uw bedrijf een grotere aanwezigheid in de sociale media op platformen als Instagram en Facebook opbouwen? Als u dit doel wilt bereiken zonder werknemers in dienst te nemen of zelf veel tijd aan sociale media te besteden, dan kunt u een geautomatiseerd proces opzetten waarbij blogberichten automatisch op die sociale-mediasites worden gepubliceerd.

E-mailfilters kunnen worden ingesteld om uw e-mails automatisch te ordenen, op basis van het soort e-mails dat ze zijn. U kunt e-mails scheiden en ordenen op onderwerp, site of naam van de afzender. Labels kunnen automatisch aan e-mails worden toegevoegd, zodat het eenvoudiger wordt om uit te zoeken welke e-mails u later moet verwijderen.

Verbeter het moreel van uw werknemers
Alle industrieën moeten streven naar een maximale output, of het nu gaat om de gezondheidszorg, de verwerkende industrie of de voedingsmiddelenindustrie. Hogere productiviteitsniveaus kunnen worden bereikt door werknemers langer te laten werken. Helaas zal het moreel van de werknemers hierdoor negatief worden beïnvloed.

Een zeer ernstig probleem is de terughoudendheid van klanten. Volgens een recente studie verliezen Amerikaanse bedrijven elk jaar ongeveer 300 miljard dollar als gevolg van een te lage betrokkenheid van klanten. Als je disengagement van werknemers hebt, dan heb je werknemers die niet erg hun best doen om klanten te helpen.

Je kunt de betrokkenheid van werknemers vergroten als je ze een beter gevoel over hun werk kunt geven. Als u uw werknemers de hele dag repetitieve taken laat uitvoeren, dan zullen ze het gevoel krijgen dat ze geen waarde toevoegen aan uw bedrijf.

Als werkgevers automatiseringstechnologie inzetten om repetitieve taken uit te voeren, dan kunnen werknemers hun tijd besteden aan meer zinvolle taken. Uit een recent rapport van Smartsheet blijkt dat 69% van de werknemers van mening is dat automatisering tijdverspilling op het werk vermindert, terwijl 59% van de werknemers denkt dat ze meer dan 6 uur per week kunnen besparen als automatisering repetitieve taken voor hen zou uitvoeren.

Als werknemers zich kunnen gaan richten op belangrijker werk, dan moeten managers hen kennis laten maken met de strategische doelstellingen van de organisatie. Werknemers kunnen dan hun hersens gebruiken om met innovatieve ideeën te komen om het bedrijf te helpen slagen.

Governance afdwingen
U kunt governance op de werkplek afdwingen door middel van automatisering. Als een geautomatiseerd proces een taak afrondt, wordt dit meestal gedocumenteerd. Voor elke taak worden logboeken aangemaakt, waarin staat welke taak is uitgevoerd, wanneer de taak is uitgevoerd en wie de taak heeft uitgevoerd. Automatisering doet veel om de kans op menselijke fouten te verkleinen, terwijl het de voltooiing van repetitieve taken versnelt.

Service accounts kunnen taken automatiseren zonder direct toegang te hebben tot de beheerde systemen. Hierdoor kunnen functionarissen, zoals systeembeheerders, elke taak eenvoudig bijhouden op slechts één scherminterface.

Het succes van moderne organisaties is te danken aan de automatisering van bedrijfsprocessen. Het wordt gebruikt voor workflow platforms, Elektronische Document Management Systemen, en Enterprise Content Management Systemen. Maar hoeveel u ook gebruik maakt van automatisering van bedrijfsprocessen, u moet rekening houden met informatiebeheer.

Voorheen waren voor het opzetten van automatiseringsoplossingen ter plaatse dure licenties en installaties nodig. Dat was de reden waarom de meeste bedrijven er geen gebruik van wilden maken. Nu is er cloudautomatisering, die een lagere initiële verbintenis, een kortere installatietijd en een kleinere voetafdruk biedt.

Automatisering van bedrijfsprocessen met CheckFlow
Een gebruiksvriendelijke workflow management tool genaamd CheckFlow werd gecreëerd om bedrijven te helpen bij het creëren, verbeteren en uitvoeren van hun workflows. Digitale checklists kunnen worden gebruikt om workflows te documenteren en direct werkbare workflows te ontwikkelen, waarbij taken worden toegewezen aan verschillende leden van het team. Het hele proces is geautomatiseerd, en de workflows worden in real-time gevolgd. Op die manier is er een zekerheid dat de workflows elke keer correct worden uitgevoerd.

Het hele idee hier is om de kans op menselijke fouten te verminderen en om meer verantwoordelijkheid in de organisatie te hebben. Het belangrijkste is dat procesautomatisering alle juiste informatie en hulpmiddelen biedt aan werknemers, zodat zij hun taken snel en effectief kunnen uitvoeren.

De checklist vermeldt de verschillende details van elke taak. De details worden geschreven in tekstformaat, sub-checklists, rich media, en andere formuliervelden. Dit maakt het voor werknemers gemakkelijker om alle relevante informatie te zien en te weten wat er precies vereist is.

Met het sjabloonbewerkingssysteem van CheckFlow kunt u de workflow aanpassen voor het geval u later wijzigingen moet aanbrengen. U kunt snel en eenvoudig wijzigingen aanbrengen zonder dat uw huidige workflows worden verstoord.

CheckFlow is geïntegreerd met Zapier om verbinding te maken met meer dan 1.000 applicaties van derden. Vervolgens kunt u automatiseringsregels instellen tussen de tools van derden en het CheckFlow-platform om hun potentieel uit te breiden.

Conclusie
Als u automatisering goed implementeert, kunt u uw bedrijfsprocessen nauwkeuriger en efficiënter maken. Dan kunnen uw medewerkers meer tijd besteden aan belangrijke taken in plaats van aan repetitieve taken die tijd verspillen.

Stap 1:

Aanbevolen lijst van vragen:
Wat zijn uw doelstellingen voor uw eLearning programma?
Welke extra personeel en technische vereisten hebt u nodig?
Wie neemt welke rol op zich in het leerproces?
Welke inhoud of kennis moet worden overgebracht? Welke groepen werknemers moeten in welke onderwerpen worden opgeleid? Bestaat er al lesmateriaal of moet het nog worden ontworpen? Zo ja, intern of met de hulp van externe dienstverleners?
#2 Interview werknemers.
Zoals overal in marketing, richten productontwikkeling en klantervaring zich op de doelgroep. Samen met hen worden ideeën tot leven gebracht volgens het lean management principe en aangepast aan hun behoeften. Aangezien, in dit geval, uw doelgroep uw werknemers zijn, moet u hen laten deelnemen aan het ontwikkelingsproces van uw eLearning format.

Aanbevolen procedure:
Interview medewerkers in verschillende functies en afdelingen: Wat zijn uw kritiekpunten en angsten? Hoe stellen zij zich een optimale eLearning ervaring voor? Wat zijn uw vereisten?
Praat met trainers en personen verantwoordelijk voor training. Uw mening zal u een heel ander perspectief geven.
Voer een eerste proefproject uit met een kleine leergroep. Identificeer struikelblokken en optimaliseer de leerervaring.
#3 Bepaal een strategie voor de implementatie.
De doelstellingen geformuleerd in #1 vormen een referentiepunt. Uw primaire taak is om eLearning bekend en, in het beste geval, populair te maken binnen het bedrijf. Dit vereist een eengemaakte communicatiestrategie en de steun van alle verantwoordelijken, alsook van het management, dat misschien verandering zal moeten eisen.

Aanbevolen maatregelen:
Formulering van een strategie en een communicatierichtlijn.

Plan concrete maatregelen voor interne communicatie:
Maak informatie- en promotiemateriaal.
Organiseer evenementen: Informatie-evenementen, webinars over “Wat is eLearning?”, paneldiscussies over “Wat zijn de voordelen van eLearning?”
Bespeel alle interne marketingkanalen (bijv. intranet, social media, bedrijfsnieuwsbrief etc.).

Vertaald met www.DeepL.com/Translator (gratis versie)

Zo zul je je personeel inspireren.
#1 Elimineer twijfels.
Nepnieuws verspreidt zich graag als een lopend vuurtje. Onderneem er vroegtijdig actie tegen. Bijvoorbeeld als er valse informatie of veronderstellingen circuleren. De oplossing: Transparante communicatie om vertrouwen op te bouwen.

Heb begrip en informeer je medewerkers grondig:

Worden er persoonlijke gegevens verzameld? Zo ja, welke?
Wordt de leervordering bijgehouden en worden werkmonsters of examenresultaten doorgestuurd naar superieuren en/of de personeelsdienst?
Voor welk doel worden gegevens verwerkt of toegankelijk gemaakt?
Als manager of eLearning manager moet je altijd de dialoog zoeken met je collega’s en hen daartoe aanmoedigen, bv. tijdens dagelijkse scrums, teamvergaderingen, of in personeelsbeoordelingen. Alleen zo kun je te weten komen hoe het met iedereen gaat en vragen eerlijk beantwoorden.

#2 Motiveren
Sommige collega’s zullen zich afvragen: “Waarom zou ik nu online cursussen volgen? Wat heb ik daar aan? Alleen de voordelen van eLearning meedelen is niet genoeg. Ze moeten stimulansen creëren en leerinhouden op een praktische manier overbrengen. Dit laatste komt uitvoeriger aan de orde in het hoofdstuk “Organisatorisch kader”.

Je kunt ze motiveren door bijvoorbeeld een beloningssysteem in te voeren. Iedereen die een cursus heeft afgerond krijgt een certificaat. Je kunt ook prijzen en bonuspunten geven aan mensen met de beste resultaten of die veel cursussen gevolgd hebben. Wees creatief! Er zijn geen grenzen.

Geef je werknemers meer vrijheid in wat ze willen leren. Naast vaste cursussen kunnen ze bijvoorbeeld ook zelf bepalen welke cursussen ze willen volgen. Zelfbeheersing is een waardevolle en effectieve motivator.

In dit verband hoeft het leermateriaal niet altijd door jou of door derde aanbieders bepaald te worden. Stel bijvoorbeeld werknemers in staat om hun eigen leermateriaal en uitlegvideo’s op hun vakgebied te maken en die met collega’s te delen. Het geheel zou dan ter beschikking van het personeel kunnen worden gesteld in een online bibliotheek, een soort kennis-hub.

Waarom zouden werknemers bij zoiets betrokken raken? Heel eenvoudig: mensen zoeken van nature erkenning, steun en harmonie. Dus waarom niet bijdragen aan het algemeen welzijn? Iedereen heeft baat bij geven en nemen.

#3 Creëer acceptatie.
Er zijn twee soorten aanvaarding: houdingsaanvaarding en gedragsaanvaarding.

De eerste beschrijft de aanvaarding van meningen over mogelijk gedrag, en de tweede de aanvaarding van werkelijk gedrag dat al plaats vindt. Bovendien maakt men onderscheid tussen persoonlijke en contextgebonden factoren die de acceptatie van eLearning verder kunnen beïnvloeden.

Domeba.de beschrijft enkele aanknopingspunten voor oplossingen om digitale kennisoverdracht aantrekkelijk te maken voor werknemers. We willen deze opsomming aanvullen met een paar concretere punten.

Sociale factoren.
Het grootste voordeel van digitaal leren voor veel mensen is dat ze plaatselijk onafhankelijk zijn. Maar daarmee sluipt meteen een nadeel binnen: Het gebrek aan contact met gelijkgestemden en leraren.

Studies op het gebied van hoger onderwijs bevestigen dat de uitval voor online cursussen veel groter is dan die voor colleges op de campus. Online lerenden worstelen meer met sociaal isolement, wat hen uiteindelijk tot afhaken brengt. Maar er kan veel aan gedaan worden.

Voorbeelden van preventieve maatregelen:

Bouw digitale leergroepen waarin leerlingen ideeën kunnen uitwisselen en elkaar kunnen steunen.
Moedig docenten aan om deel te nemen aan gesprekken en beschikbaar te zijn om vragen te beantwoorden.
Maak uitwisseling in real time mogelijk via chats, forums en videoconferenties.
Opmerking:
Experts bevelen een combinatie aan van digitaal leren en klassiek blended learning, omdat ze geloven dat een goede mix de sleutel is tot leersucces. Belangrijke onderwerpen kunnen alleen face-to-face besproken worden.
Cognitieve factoren.
Sommige werknemers hebben meer voorkennis dan anderen, hetzij door hun opleiding, hetzij door hun baan. Natuurlijk is het voor hen gemakkelijker om zich snel vertrouwd te maken. Millennials zullen, als Digital Natives, veel sneller met het nieuwe systeem overweg kunnen.

Er kunnen een paar dingen gedaan worden om minder ervaren mensen snel op weg te helpen. Een intuïtief ontwerp van het leerplatform en het aanbod van inhoud van hoge kwaliteit moeten vanzelfsprekend zijn. De gebruikersvriendelijkheid staat duidelijk in het middelpunt, wat met de volgende punten geoptimaliseerd kan worden.

Voorbeelden van nuttige maatregelen:

Bied vóór het begin van de cursus een spoedcursus aan over het gebruik van de software.
Zet testcursussen op.
Deel starterspakket uit: Handleiding (incl. tutorial in Screen Capture mode), koptelefoon, en andere tips.

De productvideo van docebo geeft leidinggevenden een overzicht van de opzet en de functionaliteit van het eLearning management systeem.

Motiverende-emotionele factoren.
Scepsis of afwijzing van bepaalde dingen, meestal gebaseerd op onwetendheid. Dit betekent dat wanneer mensen zich tegen iets of iemand verzetten, dat vaak is omdat ze het onderwerp of de situatie niet begrijpen. Dus in dit geval, onderwijs jezelf en begin meteen een transparante communicatie. Kijk nog eens naar de rubriek “Twijfels wegnemen” hierboven.

Organisatorische randvoorwaarden.
Als superieuren niet van eLearning onder werktijd houden of in het algemeen sceptisch tegenover het onderwerp staan, zullen werknemers hun handen ervan afhouden. Waarschijnlijk willen ze een onaangenaam conflict vermijden. De enige oplossing is dus om daadwerkelijk ruimte en acceptatie te creëren voor online cursussen in het dagelijkse werkleven.

Bovendien klagen veel lerenden vaak over de theoretische benadering van het onderwijs. Nieuw geleerde onderwerpen kunnen pas echt beklijven als het geleerde in de praktijk kan worden gebracht. Het is niet voor niets dat universiteiten duale studiecursussen aanbieden in samenwerking met bedrijven.

Voorbeelden van maatregelen:

Werknemers aanmoedigen om nieuwe kennis direct in de praktijk te brengen, bijvoorbeeld door voorbeelden van beste praktijken van collega’s te delen en een proef-error-mentaliteit te onderschrijven.
Werktijd is leertijd: bepaalde tijden voor leren invoeren of afzonderlijke tijden in de kalender blokkeren. Collega’s kunnen voor de agenda geactiveerd worden met de notitie “Gelieve niet te storen. Ik ben aan het leren.” Een e-mail sjabloon of een tafelbordje kan ook voor dit doel verstrekt worden.
Richt rustruimtes in met geschikte apparatuur voor geconcentreerd werken.
Nomineer ervaren mentoren, bv. werknemers in hogere functies, die Junioren kunnen helpen en adviseren bij inhoudelijke vragen.
Technische kadervoorwaarden.
Technische randvoorwaarden
Om het hele systeem te laten functioneren moet de technische infrastructuur steeds beschikbaar en volledig operationeel zijn. Dit kan voor jou het volgende betekenen.

Voorbeelden van maatregelen:

Indien nodig kunnen we de snelheid van de Internetverbinding ter plaatse verhogen.
Medewerkers meer opslagruimte bieden om leermateriaal te downloaden.
Zorg voor IT ondersteuning bij incidenten en andere technische problemen of vragen.
Blijf flexibel voor nieuwe technologieën, zodat ze zo nodig geïntegreerd kunnen worden.
Deel mobiele apparatuur (bv. laptop, iPad) uit als extraatje, zodat deelnemers ook aan online cursussen kunnen deelnemen bij externe afspraken of in het thuiskantoor.

Voorbeeld van Bayer voor een geslaagde eLearning video.

Kenmerken van de leeromgeving.
Sommige van deze kenmerken hebben we al genoemd in het vorige hoofdstuk en onder “Cognitieve Factoren”.

De didactische structuur van het leeraanbod vormt echter een verdere uitdaging. Idealiter zijn online leerprogramma’s zelfdraaiend. Deze kosten veel tijd en geld om op te zetten, vooral in het begin. Tussendoor hebben ze in het beste geval maar weinig ondersteuning nodig. Dit houdt echter nooit helemaal op, want zowel de actualiteit van de inhoud als van de programma’s speelt een grote rol.

Als je niet de capaciteit hebt voor onderhoud, kun je overwegen steun te krijgen van eLearning aanbieders. Zij zijn gespecialiseerd in het omvormen van bij- en nascholing. Ze bieden je bijvoorbeeld een kant-en-klare e-bibliotheek, de creatie van op maat gemaakte online cursussen of de samenstelling van een blended learning programma volgens een modulair systeem.

Maak je werknemers & je bedrijf blij!
Pas als je werknemers je e-learning aanbod bij hun dagelijkse werk gebruiken om problemen en vragen op te helderen, zal het geaccepteerd worden als een belangrijk deel van de bedrijfscultuur. En alleen dan zal het gewenste succes bereikt worden.

Maar om eLearning op grote schaal als een verrijking te kunnen beschouwen, moet je voortdurend onderwijs controlerend uitvoeren. Dat betekent voortdurend processen in vraag stellen, maatregelen evalueren, feedback vragen, en suggesties voor verbetering uitvoeren. Je zult nooit ophouden met leren.

Daarom moet je leren op zich niet als een gebeurtenis beschouwen, maar als een proces dat elke dag verder ontwikkeld wil worden. Het is ook belangrijk om op dit punt te beginnen. Zo fungeert dit artikel als je startsein! Begin er maar aan!

Processen digitaliseren - een roadmap

Zowel externe als interne bedrijfsprocessen kunnen zeer complex worden naarmate uw organisatie verder groeit en uitbreidt, vooral als u meerdere vestigingen hebt geopend of een aantal activiteiten van uw bedrijf heeft uitbesteed. Hoe kun u uw bedrijfsmethoden  veranderen en de complexiteit ervan aanpakken? We gaan dieper in op het bepalen van een duidelijke visie, het structureren van processen en het verwerven van een draagvlak binnen de organisatie.

Alle bedrijven willen hun middelen zo goed mogelijk gebruiken. Als een bedrijf aanzienlijke winst kan maken en tegelijkertijd zijn operationele kosten kan verlagen, dan is zijn doel bereikt.

Technologie blijft een geweldige manier voor bedrijven om uitdagende problemen op te lossen die mensen niet alleen kunnen oplossen. Wanneer technologie wordt gebruikt om een groot probleem op te lossen, worden ook verschillende kleinere problemen opgelost.

Als een bedrijf concurrerend wil blijven in de 21e eeuw, dan moet het alle beschikbare middelen benutten door de juiste strategieën in te zetten. Automatisering van bedrijfsprocessen is de nieuwste manier waarop bedrijven voorkomen dat hun kostbare middelen worden verspild.

Het voordeel van automatisering van bedrijfsprocessen is dat verschillende belangrijke taken kunnen worden uitgevoerd zonder dat handmatige invoer nodig is. Veel bedrijven hebben informatietechnologieafdelingen die regelmatig gebruik maken van automatiseringstechnologie om hun middelen efficiënter en effectiever in te zetten. Ondertussen worden hun operationele kosten verlaagd omdat ze geen middelen verspillen.

Er zijn talloze voordelen verbonden aan procesautomatisering. Elk nieuw of bestaand bedrijf kan enorm profiteren door procesautomatisering in te voeren. Laten we eens kijken waarom

Meer over procesmanagement

Wat zijn processen?

In essentie is een bedrijfsproces een verzameling van meerdere taken die door mensen volgens een bepaald schema worden uitgevoerd om een product of diensten voor een bepaalde groep klanten of derden te ontwikkelen. Interne bedrijfsprocessen vinden zowat plaats op elk niveau van de onderneming, maar zijn niet altijd zichtbaar voor de klant. Om bedrijfsprocessen in beeld te brengen en beter te begrijpen, gebruikt u een stroomdiagram. Zo kunt u de volgorde visualiseren waarin activiteiten en taken worden uitgevoerd, alsook de gegevens meegeven die worden gebruikt om een bepaald pad te volgen.

Welke processen zijn er en wat is het verschil met projecten?

We maken onderscheid tussen:

  • Primaire processen (ook productieprocessen of operationele processen genoemd).
    Dit omvat alle activiteiten waarvan de output direct bijdraagt aan het resultaat voor de klant. De primaire bedrijfsprocessen vormen het bestaansrecht van een organisatie.
  • Sturende processen (of managementprocessen).
    Alle activiteiten die nodig zijn om de organisatie en de processen te besturen.
  • Ondersteunende processen.
    De activiteiten die nodig zijn om het primaire proces mogelijk te maken en te vergemakkelijken.

Wat is het verschil tussen een proces en een project? Een proces is repetitief, terwijl een project een unieke activiteit is, met een begin- en eindpunt.

Welk doel streeft een proces na?

We maken onderscheid tussen:

  • Primaire processen (ook productieprocessen of operationele processen genoemd).
    Dit omvat alle activiteiten waarvan de output direct bijdraagt aan het resultaat voor de klant. De primaire bedrijfsprocessen vormen het bestaansrecht van een organisatie.
  • Sturende processen (of managementprocessen).
    Alle activiteiten die nodig zijn om de organisatie en de processen te besturen.
  • Ondersteunende processen.
    De activiteiten die nodig zijn om het primaire proces mogelijk te maken en te vergemakkelijken.

Wat is het verschil tussen een proces en een project? Een proces is repetitief, terwijl een project een unieke activiteit is, met een begin- en eindpunt.

Hoe komt een proces tot stand?

De visie bepalen

De visie van de onderneming staat centraal voor de werkmethodes die een bedrijf hanteert. Dus ook bij procesmanagement speelt dit een rol. Het geeft weer waarom uw organisatie volgens bepaalde processen moet gaan werken en wat de uiteindelijke doelstelling is.
Hou zeker rekening met de volgende punten:

  • Denk niet in afdelingen.
    Organiseer procesgericht in plaats van afdelingsgericht. Bedrijfsprocessen volgen het doel van een organisatie en  dat gaat over grenzen van afdelingen heen. De werkzaamheden van uw medewerkers worden niet meer per afdeling, maar rondom de processen ingericht.
  • Ken verantwoordelijkheden toe en zorg voor een open communicatie.
    Stel een duidelijke takenlijst op en maak deze voor iedereen toegankelijk. Wie doet wat wie draagt daarbij de verantwoordelijkheid? Dit brengt rust en duidelijkheid en verscherpt het verantwoordelijkheidsgevoel. Zorg ook dat u vanaf het begin duidelijk en veel communiceert.
  • Streef eigen behoeften na.
    Gebruik altijd de echte reden voor het ontwerpen van een proces. Een kwaliteitsnorm, zoals ISO bijvoorbeeld, als uitgangspunt nemen is geen goed idee.
  • Zorg voor genoeg tijd en een breed draagvlak.
    Enkel als het management genoeg tijd vrijmaakt en van bij aanvang betrokken is, heeft het proces kans op slagen. Mobiliseer genoeg mensen over alle afdelingen heen.

Processen digitaliseren

Wat zijn processen?

In essentie is een bedrijfsproces een verzameling van meerdere taken die door mensen volgens een bepaald schema worden uitgevoerd om een product of diensten voor een bepaalde groep klanten of derden te ontwikkelen. Interne bedrijfsprocessen vinden zowat plaats op elk niveau van de onderneming, maar zijn niet altijd zichtbaar voor de klant. Om bedrijfsprocessen in beeld te brengen en beter te begrijpen, gebruikt u een stroomdiagram. Zo kunt u de volgorde visualiseren waarin activiteiten en taken worden uitgevoerd, alsook de gegevens meegeven die worden gebruikt om een bepaald pad te volgen.

Welke processen zijn er en wat is het verschil met projecten?

We maken onderscheid tussen:

  • Primaire processen (ook productieprocessen of operationele processen genoemd).
    Dit omvat alle activiteiten waarvan de output direct bijdraagt aan het resultaat voor de klant. De primaire bedrijfsprocessen vormen het bestaansrecht van een organisatie.
  • Sturende processen (of managementprocessen).
    Alle activiteiten die nodig zijn om de organisatie en de processen te besturen.
  • Ondersteunende processen.
    De activiteiten die nodig zijn om het primaire proces mogelijk te maken en te vergemakkelijken.

Wat is het verschil tussen een proces en een project? Een proces is repetitief, terwijl een project een unieke activiteit is, met een begin- en eindpunt.

Welk doel streeft een proces na?

We maken onderscheid tussen:

  • Primaire processen (ook productieprocessen of operationele processen genoemd).
    Dit omvat alle activiteiten waarvan de output direct bijdraagt aan het resultaat voor de klant. De primaire bedrijfsprocessen vormen het bestaansrecht van een organisatie.
  • Sturende processen (of managementprocessen).
    Alle activiteiten die nodig zijn om de organisatie en de processen te besturen.
  • Ondersteunende processen.
    De activiteiten die nodig zijn om het primaire proces mogelijk te maken en te vergemakkelijken.

Wat is het verschil tussen een proces en een project? Een proces is repetitief, terwijl een project een unieke activiteit is, met een begin- en eindpunt.

Hoe processen analyseren?

Effectiviteit

Toest hoshin kanri en toetst omgevingsomstandigheden

procesverloop

selcteer proces, bestudeer de procesbecrijving, toest in de praktijk

mogelijke technieken

visgraatdiagram, controleblad, regeldiagram, stroomschema, histogram, paretoanalyse, spreidingsdiagram

performance

Kwaliteit : tevredenheid (servqual) en prestaties (kpi’s)

Betrouwbaarheid;: aanwijsbare variate FMEA en toevaliige variatie FPC

Kosten

Doorlooptijd procestijd, procescapaciteit little laws outputsnelheid

[av_animated_numbers number=’ONYX ONE’ icon_select=’no’ icon=’ue84c’ font=’entypo-fontello’ font_size=” font_size_description=’30’ link=” linktarget=’no’ color=” custom_color=’#444444′ custom_class=” admin_preview_bg=” av_uid=’av-whyzkkw’]
Contractor Management Systeem
[/av_animated_numbers]

U vertelt osn waar u naar toe wilt met uw contractor management en we vertalen dit in een gedetailleerde roadmap. Wij ondersteunen u helpen u stap vor stap bij dit change managment proces. linken naar changem management amelie.



































































Bronvermelding:

Oh, J. Seveso II-richtlijn: voor overheid en bedrijven. Arbeidsomstandigheden.
Inventarisatie verlaging van de faseringsfactor. Arbeidsveiligheidsrapport. Comprimo,
Wiersma, T. Safety Performance Indicatoren. Doelfinancieringsvoorstel
Responsible Care Progress Report, DSM,
Hale, A.R.; Heming, B.H.J.; Smit, K.; Rodenburg, F.G.Th.; Van Leeuwen. N.D. Evaluating
Safety in the Management of Maintenance Activities in the Chemical Process Industry.
PMI Standards Committee: a Guide to the Project Management Body of Knowledge.
Oliver, R: organising the Plan for Turnarounds. Petroleum Technology Quarterly. USA.
Bos, M. H: The Shutdown Manager’s Pre-Shutdown Checklist.
Dickey, M. L. and Velasquez-Griffith, P.: ^ractices for Successful Turnarounds, Independent Project Analysis,

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *