• Facebook
  • LinkedIn

Optimaal bedrijfsprocessen automatiseren

Is uw onderneming klaar voor de toekomst?

Elke industriële onderneming die competitief wil blijven ondergaat een digitale transformatie. Voor vele organisaties echter blijft het automatiseren van processen een overweldigend probleem. Hoe pakt u het aan? Wat zijn de redenen om processen te digitaliseren? Hoe gaat u om met weerstand? Wat zijn de valkuilen? Onyx geeft u een praktische leidraad.

Het belang van een duidelijke visie

Operationele wendbaarheid is van vitaal belang om als onderneming op de steeds sneller veranderende marktomstandigheden te kunnen inspelen. Digitaliseringsprojecten krijgen hierdoor steeds meer grip. Ze laten toe om bedrijfsprocessen en de werkorganisatie efficiënter en flexibeler te organiseren. Een duidelijke strategische visie  is nodig om het veranderingsproces in goede banen te leiden.

Een succesvolle transitie van de huidige naar de nieuwe situatie vraagt om een duidelijke visie. Breng het waarom, de focus, de wens en het gevolg in beeld en stel op die manier de vereisten vast.

Waarom een proces automatiseren?

Wat zijn de triggers? Wat zijn de problemen? Waar ligt de kracht? Wat zijn de organisatorische veranderingen? Wat is het einddoel?

Enkele voorbeelden:

  • Wat zijn de problemen?
    Grote bedrijven besteden werk uit aan derden. Het in goede banen leiden van dit proces, kortom het contractor management, kost veel tijd, geld en brengt grote veiligheidsrisico’s met zich mee.
  • Waar ligt de kracht?
    Door met Onyx One te werken wordt het contractor management beheerd met 1 overschouwend systeem. Het proces wordt grotendeels geautomatiseerd en is minder onderhevig aan menselijke fouten.
  • Wat is het einddoel?
    Het contractor management stroomlijnen en uniformiseren, kosten besparen en de veiligheid op de site verhogen.
Focus, wens en gevolg

Focus
De juiste focus verkrijgt u door het uitzetten van de kaders die de verandering van het proces ondersteunen. Focus op strategische keuzes, structuren en systemen, organisatiewaarden en taakomschrijvingen.

Wens
Een belangrijke stap van visie is het creëren van de wens om een proces aan te pakken. De slaagkans van het veranderen van processen is enkel mogelijk als de hele organisatie wil veranderen. Dit kan door leidinggevenden van aanvang bij het proces te betrekken, een projectgroep (bestaande uit medewerkers van verschillende afdelingen) op te richten en op de juiste manier te communiceren.

Gevolg
What’s in it for us? Een duidelijke visie houdt rekening met de concrete gevolgen voor alle betrokkenen in termen van resultaten, kosten, opbrengsten en percepties.

Het belang van een goede samenwerking

Veel inspanningen die gedaan worden om processen te veranderen en te digitaliseren, worden ondermijnd door de interne complexiteit van de organisatie. Voor bijna de helft van de bedrijven blijkt gebrek aan samenwerking een van de grootste risicofactoren. Met welke aanpak kunt u organisatorische samenhang en productieve samenwerking bevorderen?

Bewustzijn
Om succesvol te zijn in deze fase, is het belangrijk dat er duidelijk en consistent gecommuniceerd wordt en dit doorheen de hele organisatie. Wat is het doel van deze bewustwordingsfase? Ervoor zorgen dat alle medewerkers die bij het proces betrokken zijn, duidelijk het doel van de komende veranderingen begrijpen. Als uw medewerkers de gevolgen van de veranderingen kennen, neemt dat hun angst weg en is de kans op een positieve perceptie veel groter.

Begrip
Het is belangrijk om een duidelijk en solide overzicht te geven van de veranderingen die zullen plaatsvinden. Het uiteindelijke doel van deze fase is om verder te bouwen aan een positieve perceptie. Je genereert begrip door emoties als vertrouwen, optimisme en enthousiasme te stimuleren. ‘See-feel-change’ in plaats van alleen het rationele ‘analyse-think-change’.  Communiceer in oplossingen en niet in problemen. Zet de voordelen voor de verschillende afdelingen in de verf.

Acceptatie
In deze fase in het proces voelen werknemers zich goed bij de veranderingen.  Dit is het ideale moment om training te implementeren. Het zorgt voor het doordringen van de informatie. De trainingsvereisten worden ontwikkeld naargelang de vaardigheden, de kennis en de gedragingen die nodig zijn om de digitalisering door te voeren.

Engagement
Zodra ze zich op hun gemak voelen met het nieuwe normaal, zullen werknemers beginnen zoeken naar manieren om processen verder te stroomlijnen en te verbeteren. Dit niveau van engagement toont aan dat het nieuwe proces succesvol werd geïmplementeerd in de hele organisatie.

Hoe gaat u om met weerstand?

Werknemers en derden zullen hun manier van denken enkel veranderen als ze het nut van de verandering inzien en ermee instemmen. Het is niet voldoende om de beoogde doelgroep te vertellen wat er zal veranderen. De nadruk moet gelegd worden op wat er zal gebeuren als de verandering niet doorgevoerd wordt. Ook het aantonen van concrete winstvoordelen (tijd, efficiëntie, financiële voordelen, …) zullen de verandering ten goede komen.

Het is belangrijk dat mensen die met de verandering zullen te maken krijgen over de juiste vaardigheden beschikken. Een veel gemaakte fout: werknemers en derden aansporen om op een andere manier te werken zonder hen te leren hoe ze deze instructies aan hun individuele situatie kunnen aanpassen. Een oefenomgeving, (individuele) begeleiding door coaches of een helpdesk en de nodige tijd zorgen voor de beste resultaten.

Consistente rolmodellen zijn doorslaggevend. Om de weerstand blijvend om te buigen, is het niet voldoende om ervoor te zorgen dat mensen aan de top in lijn zijn met de nieuwe manieren van werken; rolmodellen op elk niveau moeten hetzelfde verhaal vertellen. De manier waarop rolmodellen met hun taken omgaan kan variëren, maar de onderliggende waarden die hun gedrag bepalen, moeten consistent zijn. Elk van deze voorwaarden wordt onafhankelijk gerealiseerd; samen vormen ze een manier om de weerstand doeltreffend om te buigen.

Hoe kiest u de geschikte technologie?

Technologie moet geen rem, maar juist een versneller zijn voor de ambitie van uw organisatie. Haal er uw voordeel uit door nieuwe technologie te gebruiken om essentiële bedrijfsprocessen te ondersteunen – van het uitvoeren van betalingen tot het stroomlijnen van de logistiek. Er is een ruime keuze aan off-the-shelf en op maat gemaakte producten. Met de recente vooruitgang in cloud-gebaseerde diensten, AI (Artificial Intelligence) en datamanagement, is er zeker geen tekort aan opties – maar hoe kiest u de technologie die geschikt is voor uw bedrijf?

Welke factoren overwegen?

Een eerste afweging moet zijn of het technologisch hulpmiddel de investering waard is. Stelt de oplossing u in staat de dagelijkse activiteiten en processen te stroomlijnen, zodat u zich meer op uw kernactiviteiten kunt richten? Of is het enkel een ‘nice to have’? Hoe doet u dat?

Bekijk wat niet optimaal werkt

Technologie vervult alleen zijn echte functie als het bestaande processen versnelt of verbetert. Dus, begin uw ‘tech-audit’ door – zo objectief mogelijk – te beoordelen wat werkt en wat niet. Door de pijnpunten van uw bedrijf te identificeren, bent u in staat om te specificeren wat u moet veranderen om een verschil te maken. Als teams bijvoorbeeld niet zo efficiënt communiceren als ze zouden moeten, kan de introductie van een samenwerkingsplatform een doorbraak betekenen.

Schat de draagwijdte in

Kijk niet alleen naar de omstandigheden die uw team nu beïnvloeden, maar denk ook aan de impact die groei heeft. Als uw medewerkers veel tijd besteden aan het uitvoeren van repetitieve taken, bedenk dan hoe dit zal uitpakken als u uw activiteiten uitbreidt? Houd schaalbaarheid altijd in gedachte bij het bestuderen van potentiële technologische oplossingen.

Bereken de implementatiekost

Als u een ‘tech-oplossing’ overweegt die nieuw is voor iedereen in uw organisatie, vergeet dan niet om ook de kosten van het bijscholen en inwerken van uw team in te calculeren. Welke impact heeft dit systeem op de productiviteit totdat uw mensen op snelheid zijn? Tot op zekere hoogte kunt u dit probleem omzeilen door te kiezen voor een beheerde oplossing die de technologie zal ondersteunen zonder uw in-house IT-resources te overbelasten.

Kies de geschikte IT-leverancier

Het kiezen van de juiste IT-leverancier is net zo belangrijk als het kiezen van de juiste IT-oplossing. Eenmaal gecontracteerd, wordt uw leverancier uw IT-partner, dus zorg ervoor dat u een organisatie kiest met wie u graag samenwerkt. Ze moeten graag alles over u, uw team en uw bedrijf te weten komen en de expertise hebben om u te begeleiden en te ondersteunen terwijl u samen verdergaat. Hoe meer u en uw partner op één lijn zitten, hoe succesvoller uw relatie zal zijn. Dit is vooral belangrijk bij een verbintenis van lange duur.

Hoe tot een akkoord komen?

Wanneer u uw voorkeursleverancier hebt gekozen, moet u het eens worden over de voorwaarden. Vaak is er wat speelruimte in het prijsmodel, maar wees bereid om een eerlijke prijs te betalen voor de dienst die u nodig heeft. Juridische en financiële afdelingen zullen de overeenkomst regel voor regel doornemen, dus verwacht dat dit een invloed zal hebben op de startdatum. Bouw een paar extra weken in uw schema in.

  • Facebook
  • LinkedIn

Onyx One is een contractor management systeem, een contractorplatform / contractor community van eigen bodem, ontwikkeld op vraag van en in samenwerking met de industrie. Het is een functioneel systeem dat kwalificeren en samenwerken met contractoren en subcontractoren, aannemers en onderaannemers in goede banen leidt.

Wat is de doelstelling?

De efficiëntie en de veiligheid van de samenwerking met en de activiteiten van derden verhogen. Onyx One focust op kwalificatie, training, administratie, veiligheid en overzicht. Werken met Onyx One moderniseert het contractorbeleid en draagt bij aan meer veiligheid op de werkvloer.

VOOR DE SAFETY MANAGER

  • Voldoen aan de welzijnswet (wetgeving werken met derden).
  • Het bepalen, stroomlijnen, automatiseren en borgen van interne veiligheidsprocedures.

VOOR DE ADMINISTRATIE

  • De zekerheid om te werken met goedgekeurde contractoren.
  • Een sterk verminderde workflow: het ingeven van alle gegevens gebeurt door de derde partij.

VOOR DE PROJECT MANAGER

  • Precies weten welke contractor of aannemer kan ingezet worden voor een bepaald werk.
  • De mogelijkheid om te communiceren met de contractor verantwoordelijken.

VOOR DE SECURITY MANAGER

  • De mogelijkheid om derden op een eenvoudige manier op de site toe te laten of te weigeren.

VOOR DE BUSINESS EXCELLENCE / IMPLEMENTATION MANAGER

  • Beschikken over gedetailleerd cijfermateriaal en een overzichtelijke rapportering.
  • Beschikken over de nodige input voor een duidelijke planning.
  • Het eenvoudig implementeren van nieuwe functionaliteiten.

VOOR DE IT MANAGER

  • De cloud-applicatie wordt volledig voor u beheerd.
  • Geen nood aan servers, backups of noodprocedures.
  • De zekerheid dat alle gegevens geëxporteerd kunnen worden.
  • De mogelijkheid tot integratie met andere applicaties zoals toegangssysteem.
  • Een volledig uitbestede helpdesk.
  • SSO (Single Sign On) zodat u de controle houdt over wie toegang heeft.

VOOR DE CONTRACTOR / AANNEMER

  • Het centraal beheren van gegevens voor meerdere opdrachtgevers.
  • Het makkelijk delen van bedrijfsinformatie.
  • Het snel, eenvoudig en veilig communiceren met de opdrachtgevers.
  • Het automatisch verwittigd worden bij het vervallen van attesten.
  • Het kwalificeren van subcontractoren / onderaannemers.
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Facebook
  • LinkedIn