Van 2.400 naar 360 uren: De digitalisatie die €147.000 jaarlijks oplevert

2.400 uren per jaar. Zóveel tijd verloor een grote chemische producent aan auditvoorbereidingen. Verspreid over afdelingen, dossiers en spreadsheets werd elke controle een uitputtingsslag. En dat in een periode waarin de druk op compliance, vooral door nieuwe CSRD-regels, alleen maar toenam.

Toen het bedrijf besloot de stap te zetten naar een geïntegreerd digitaal contractor managementplatform, draaide het spel volledig. Binnen twaalf maanden waren die 2.400 uren teruggebracht tot 360 en was er €147.000 bespaard op audit-, consultancy- en boetekosten.

De crisis vóór digitalisatie

Het concern, actief in België en Nederland en verantwoordelijk voor meer dan 1.200 aannemers, kampte met een waslijst aan pijnpunten:

• 16 weken per ESG-rapportagecyclus
• €85.000 aan complianceboetes in anderhalf jaar
• €240.000 per jaar aan externe consultants voor auditondersteuning

De oorzaak? Een lappendeken van manuele processen, versnipperde data en een gebrek aan real-time inzicht in aannemersdocumentatie.

Het keerpunt: een strategische investering

Met de implementatie van een platform dat alle aannemersdata centraliseerde, processen automatiseerde en real-time documentcontrole mogelijk maakte, veranderde de dynamiek fundamenteel.

Het resultaat in het eerste jaar:

• €91.000 bespaard op auditvoorbereiding (urenreductie van 85%)
• €42.000 minder uitgegeven aan externe ESG-consultants
• €14.000 aan boetes vermeden dankzij automatische documenttracking

Documentvolledigheid gestegen naar 95%, tegenover een sectorgemiddelde van 43%

Waarom documentvolledigheid cruciaal is

Onderzoek toont dat elk onvolledig aannemersdossier gemiddeld €8.500 kost door vertragingen en risico’s. Bedrijven die de documentvolledigheid naar boven de 90% brengen, verminderen niet alleen de kans op boetes, maar versnellen ook projecten aanzienlijk.

Vijf KPI’s die de ROI bewijzen

Bedrijven die digitaal aannemersbeheer omarmen, zien structurele verbeteringen op vijf fronten:

• Documentvolledigheid – Van chaos naar controle.
• Audit-Ready Time – Van 18+ dagen naar 2,5 dag voorbereiding.
• Compliance Gap Reductie – Van 23% naar 4% ongedekte verplichtingen.
• ESG-rapportage versnelling – 50–70% minder tijdsinvestering.
• Leveranciersprestatieverbetering – Tot 15% minder verstoringen in de keten.

De verborgen prijs van handmatig beheer

Volgens World Commerce & Contracting verliezen organisaties 9,2% van hun winst door inefficiënt contractbeheer. Voor een bedrijf met €100 miljoen omzet betekent dat €9,2 miljoen verlies per jaar.

Digitale oplossingen leveren daarentegen bewezen voordelen op:

• Tot 50% reductie in operationele contractbeheerkosten
• 30–70% snellere procurementcycli
• 10% omzetstijging door efficiëntere processen

ESG en CSRD als strategische hefboom

Waar veel bedrijven CSRD-compliance zien als een verplicht nummer, benutten koplopers de rapportageplicht juist als strategisch voordeel. Door data- en documentstromen te automatiseren, wordt duurzaamheid niet alleen sneller meetbaar, maar ook aantoonbaar rendabel. EU-breed kan dit oplopen tot
€4 miljard besparing per jaar aan compliancekosten.

De les voor beslissingsnemers

94% van de inkoopafdelingen gebruikt inmiddels digitale source-to-pay-oplossingen. Het digitaliseringsniveau in supply chains zal stijgen naar 70% in 2027 (nu 44%). De vraag is dus niet óf aannemersbeheer wordt gedigitaliseerd, maar hoe snel.

Bedrijven die hun voorbereiding serieus nemen, realiseren gemiddeld 200% ROI in twee jaar. Wie wacht, loopt niet alleen winst mis, maar riskeert ook reputatie- en complianceverlies.

Download nu gratis de ‘Contractor Readiness Guide’ en ontdek in vijf minuten hoe uw organisatie scoort op compliance, traceerbaarheid en auditgereedheid.