Pak contractorveiligheid aan via digitale oplossing
Of ze het nu willen of niet, digitale transformatie staat bij veel productiebedrijven hoog op de prioriteitenlijst. Deze overgang naar een ander businessmodel of andere manier van organiseren, waarbij digitale technologieën een dominante rol spelen, laat toe bestaande processen te optimaliseren. Heeft u al gedacht aan een digitale oplossing voor het werken met derden? Want nu bedrijven in de industriële sector meer dan ooit worden gecontroleerd, is het van cruciaal belang dat zij een strategische, systematische benadering van het beheer van al hun relaties met derden hebben. Een digitaal contractor management systeem herleidt menselijke fouten tot het minimum, zodat er geen enkel risico over het hoofd wordt gezien. Want contractoren en aannemers zijn door hun gespecialiseerde vaardigheden en expertise essentieel voor uw bedrijf. Maar hoe zit het met de workflow? En met de veiligheidsproblemen die externen kunnen veroorzaken? Heeft u een duidelijk beeld van de contractoren die zich op de site bevinden? Zeker? Ook als we over subcontractoren spreken? Zitten alle betrokken afdelingen op één lijn? Het digitaliseren van uw contractorbeheer voorkomt dat derden de zwakke schakel in uw veiligheidsketen zijn of worden.
Een nieuwe manier van werken
Darwin zei het al in 1800: “Het is niet de sterkste van de soort die overleeft, noch de meest intelligente, maar degene die het meest reageert op verandering.” Een statement die meer dan ooit aan de orde is. In de industrie betekent zich aanpassen vooral wendbaar zijn, ook als het aankomt op het werken met derden. Bedrijven moeten de bedreigingen, die het werken met derden met zich meebrengt, identificeren, beoordelen, beperken en tegengaan. Alleen een krachtige, geïntegreerde en proactieve digitale oplossing kan deze doelen bereiken. Het systeem moet de veiligheid garanderen, schaalbaar zijn en aan uw organisatie en derde partijen toelaten tijd te winnen.
Wat is het doel van een digitaal contractor management systeem?
Een digitaal contractor management systeem is een controlesysteem dat ervoor zorgt dat de prestatiedoelstellingen in verband met derden worden behaald. Het zorgt voor meer procesveiligheid, meer persoonlijke veiligheid en een veilige uitvoering van de werkzaamheden. Een contractor management systeem ondersteunt de selectie, kwalificatie, controle en opvolging van de derde partijen waarmee u werkt. Met tijdswinst, naleving van procedures, centraal overzicht en meer veiligheid als gevolg.
Welke contractorrisico’s aanpakken?
Meerdere betrokken afdelingen en verschillende systemen… als niemand het risicobeheer in handen heeft, leidt dat tot overbodigheden, inefficiënties en hogere kosten. Bedrijven moeten aanzienlijke handmatige inspanningen leveren om steeds grotere datasets te verzamelen en te analyseren, maar hebben slechts beperkte kennis van de sector of de processen.
Met welke contractorrisico’s wordt de industrie geconfronteerd?
- Beslissings- en gegevenssilo’s verhinderen het delen van informatie.
- Gebrek aan end-to-end informatiebeheer verhindert het overzicht. Een ontoereikend overzicht op de contractorbedrijven, hun werknemers en de risico’s die zij vormen.
- Geen passend systeem voor het beheren van risico’s.
- Onvoldoende aandacht voor kwaliteitsborging en/of rapportage.
- Foute beslissingen genomen door de contractor ten gevolge van een teveel aan, of onduidelijke, veiligheidsvoorschriften.
- Onvoldoende zicht op wie ter plaatse is en welke taken worden uitgevoerd.
- Ontoereikend toezicht op de prestaties om te beoordelen welke aannemers grotere risico’s opleveren en op welke gebieden verbetering nodig is.
- Op papier gebaseerde systemen of meervoudige systemen die leiden tot bureaucratische overbelasting.
Klassiek contractor management versus digitaal contractor management
| Actie | Klassiek contractor management | Digitaal contractor management |
| Planning en zekerheid | De planning en dispatching worden beheerd met een mix van offline tools zoals whiteboards, spreadsheets, telefoongesprekken, e-mails en sms-berichten. Je krijgt wisselende contractormedewerkers over de vloer die niet altijd de veiligheidsregels kennen. | Accuraat en gecentraliseerd overzicht van de planning via een online omgeving. De zekerheid dat de contractormedewerkers niets steeds wisselen en terdege opgeleid zijn. |
| Gegevensuitwisseling | Gegevensuitwisseling gaat via mail, telefoon en post. Een tijdrovende en gecompliceerde voorbereiding. Het risico op onvolledige dossiers, misverstanden en menselijke fouten is groot. | Eenvoudig toegankelijke centrale opslagplaats van contractorgegevens. Alle vereiste informatie wordt in één omgeving ingevoerd door de contractorfirma via een contractor self management systeem. De contractor blijft zo verantwoordelijkheid voor veiligheidsprestaties, opleiding, verzekering en andere belangrijke vereisten. |
| Veiligheid | Veiligheidscontroles worden handmatig en sporadisch uitgevoerd. Er is geen centraal overzicht. Een versnipperde en onvolledige aanpak van veiligheidsindicatoren. | Focus op cruciale indicatoren, zoals risicobeoordelingen voorafgaand aan de opdracht, rapportage van bijna-ongevallen en het delen van geleerde lessen dragen bij aan meer veiligheid op de site. |
| Due diligence | Doordat verificatie manueel gebeurt, wordt het een tijdrovend en foutengevoelig proces. U heeft geen overzicht op door de wet vereiste documenten. | Via de verzamelde bedrijfsinformatie (kwalificaties, licenties, registraties…) toont u aan dat alle procedures aan de wet voldoen. De verificatie gebeurt grotendeels automatisch. |
| Onboarding | Veiligheidstraining wordt niet of onvolledig gevolgd. De veiligheidsvoorschriften zijn niet of onvoldoende gekend. De contractorfirma beschouwt veiligheid als randinformatie. | Online gepersonaliseerde trainingen die op voorhand of ter plaatste worden gevolgd. Door het toevoegen van testvragen wordt de contractor verplicht aandachtig de training door te nemen. Mogelijkheid tot het importeren van bestaande poortfilms en inducties. U kunt bewijzen dat uw aannemers hun algemene en locatie- of projectspecifieke inductie hebben voltooid. |
| Risicobeoordeling | Geen nuancering in het toekennen van jobs. Gebrek aan een systeem voor risico-beoordeling op niveau van de uit te voeren taken. Geen duidelijk overzicht van de veiligheidshistoriek van de contractorfirma. | Toekennen van veiligheidsvereisten gekoppeld aan het niveau van risico van de uit te voeren job. Volledig inzicht in de veiligheidsprestaties tijdens de prekwalificatie. |
| Communicatie | Mails gaan verloren of worden niet beantwoord, u heeft de verkeerde persoon aan de lijn en belangrijke berichten gaan verloren. Een gebrekkige communicatie leidt tot wantrouw, frustratie en conflicten. | Een volledig geïntegreerd communicatiesysteem zorgt voor reductie van de faalkosten. Een goede communicatie tussen opdrachtgever en contractorfirma resulteert in een betere planning en coördinatie, minder tijdsdruk en betere prestaties van externe partijen. De communicatie blijft traceerbaar. |
Aan welke vereisten moet een contractor management systeem voldoen?
Zorg dat het systeem waarvoor u kiest voldoet aan volgende vereisten:
- Het is eenvoudig en gebruiksvriendelijk, voor de interne medewerkers én voor de contractorbedrijven.
- Het is een SAAS (software as a service) oplossing. De leverancier zorgt voor het beheer en onderhoud.
- Het vergemakkelijkt de communicatie en stroomlijnt het gebruik voor alle soorten gebruikers.
- Het geeft uw contractoren toegang tot informatie, opleiding en autonoom beheer van persoonlijke informatie (inclusief licenties, certificeringen).
- Het is te integreren met andere systemen (zoals uw toegangssysteem bijvoorbeeld).
- Het voldoet aan de Europese wetgeving.
- Het is flexibel (u kunt het systeem aanpassen aan specifieke eisen van uw onderneming).
- De leverancier biedt ondersteuning tijdens de hele implementatieperiode (via helpdesk, change management workshops,…).
- De leverancier biedt ondersteuning na het implementeren van het systeem (voor de opdrachtgever en voor de contractorfirma).
- Het systeem ondersteunt gebruikersmachtigingen.
- Het systeem werkt met toegangsniveaus en joblevels.
“De opdrachtgever beschikt over een eenvoudige tool voor opvolging, over accuratere data en over duidelijke criteria volgens een eenduidig proces.”
Onyx One
Het contractor management systeem van de industrie
Onyx One heeft alles wat u van een contractor management systeem verwacht. Het automatiseert alle kwalificatieprocessen, integreert online veiligheidstraining en tilt uw contractor management naar een hoger niveau. Het is een systeem ontwikkeld op vraag van en in samenwerking met de Europese industrie.
“Procedures verlopen veel sneller en we beschikken over juiste en volledige informatie. Bovendien stelt ons contractor platform ons in staat het zware opvolgingsproces te stroomlijnen en aanzienlijk te vergemakkelijken. We weten nu precies met wie we werken.”
Vraag gerust een demo aan. Bel ons op het nummer +32 9 269 80 21 of laat hier uw gegevens na.
De persoonlijke informatie die u ons verschaft via dit webformulier wordt vertrouwelijk behandeld. Alleen wanneer u ons een vraag stelt, worden uw gegevens voor de duur van de behandeling vastgelegd. We geven uw persoonlijke gegevens niet aan derden door.