Risiken bei der Einhaltung rechtlicher Vorschriften im Auftragnehmermanagement und wie man sie vermeidet

Stellen Sie sich Folgendes vor: Ein großes Industrieunternehmen in Europa stellt Auftragnehmer für ein Großprojekt ein. Alles scheint in Ordnung zu sein, bis bei einem Audit festgestellt wird, dass mehrere Auftragnehmer nicht für die gefährlichen Arbeiten, mit denen sie beauftragt wurden, zertifiziert sind. Das Ergebnis? Eine Geldstrafe in Höhe von 500.000 €, Projektverzögerungen und sogar mögliche Klagen. Dieses Szenario kommt häufiger vor, als man denkt, insbesondere in stark regulierten Regionen wie der Europäischen Union.

Die versteckten Kosten der Nichteinhaltung

Versäumnisse bei der Einhaltung von Rechtsvorschriften im Auftragnehmermanagement können zu massiven finanziellen Verlusten führen. Im Jahr 2021 wurde ein Bauunternehmen in Deutschland wegen Verstößen gegen arbeitsrechtliche Vorschriften zu einer Geldstrafe von 1,2 Millionen Euro verurteilt, nachdem es versäumt hatte, den legalen Arbeitsstatus seiner Subunternehmer zu überprüfen. Dies ist kein Einzelfall. In ganz Europa müssen Unternehmen immer mehr Bußgelder für Verstöße gegen die Vorschriften zahlen, wobei die Strafen jedes Jahr in die Milliarden gehen.

Nehmen Sie zum Beispiel Belgien. Arbeitgeber müssen die Limosa– und Dimona-Erklärungen einhalten, mit denen der rechtliche Status von Auftragnehmern überprüft wird. Ein belgisches Ingenieurbüro wurde kürzlich zu einer Geldstrafe von 250 000 € verurteilt, als eine Untersuchung ergab, dass 15 % seiner Auftragnehmer für risikoreiche Aufträge nicht ordnungsgemäß versichert waren. Dieses Versäumnis führte zu einem schweren Unfall auf der Baustelle und einem erheblichen Imageschaden.

In den Niederlanden wird die Nichteinhaltung von Arbeitsgesetzen zu einem kostspieligen Problem. Ein Produktionsunternehmen musste eine Geldstrafe in Höhe von 600 000 Euro zahlen, weil es die Arbeitszeiten seiner Auftragnehmer nicht erfasst und damit gegen die lokalen Arbeitsgesetze verstoßen hatte. John Bakker, ein Compliance-Beauftragter in den Niederlanden, sagte dazu: „Es sind nicht die großen Probleme, die Ihnen schaden – es sind die kleinen Dinge, die sich anhäufen. Eine einzige fehlende Zertifizierung kann zu einem rechtlichen Alptraum werden.”

Die Realität der komplexen Vorschriften für Auftragnehmer

Die europäischen Vorschriften werden immer strenger, und Unternehmen müssen sich mit komplexen Regeln wie der Entsenderichtlinie auseinandersetzen, die eine faire Behandlung von Arbeitnehmern gewährleistet, die vorübergehend in ein anderes EU-Land entsandt werden. In Frankreich wurde ein Logistikunternehmen zu einer Geldstrafe von 200 000 Euro verurteilt, nachdem bei einer Prüfung festgestellt worden war, dass Auftragnehmern weniger als der Mindestlohn gezahlt wurde, was einen Verstoß gegen diese Richtlinie darstellt.

Viele Unternehmen sind mit der Einhaltung von Vorschriften überfordert, insbesondere wenn sie sich auf veraltete Systeme verlassen. Manuelle Prozesse wie Excel-Tabellen und papierbasierte Nachverfolgung führen zu Fehlern, verpassten Zertifizierungen und fehlgeschlagenen Audits. Maria Lopez, eine Projektmanagerin in Spanien, betonte: „Compliance ist nicht nur Papierkram – es geht um den Schutz unserer Mitarbeiter und unseres Unternehmens. Ein einziges Versehen kann zu massiven Konsequenzen führen.“

Beispiele aus der Praxis für die Nichteinhaltung von Vorschriften

In Belgien verzögerte sich ein großes Infrastrukturprojekt um sechs Monate, als festgestellt wurde, dass 20 Auftragnehmer die vorgeschriebenen Sicherheitsschulungen versäumt hatten. Dem Bauunternehmen drohten Bußgelder in Höhe von 850 000 €, und es musste sein gesamtes Auftragnehmermanagementsystem überarbeiten. Dies war nicht nur ein finanzieller Schaden für das Unternehmen, sondern hatte auch Auswirkungen auf das gesamte Projektportfolio, was zu Verzögerungen bei künftigen Arbeiten und zu frustrierten Kunden führte.

In den Niederlanden führte das Versäumnis, die Zertifizierungen von Auftragnehmern zu verfolgen, zu einem Gesundheits- und Sicherheitsvorfall in einem Unternehmen, bei dem ein nicht ordnungsgemäß ausgebildeter Auftragnehmer einen Unfall verursachte, der zu Verletzungen und einer Entschädigung von 500 000 Euro führte. Diese Fälle machen deutlich, dass die Nichteinhaltung von Vorschriften Unternehmen sowohl finanziell als auch in Bezug auf ihren Ruf schaden kann.

Der Schlüssel zur Vermeidung dieser Risiken ist ein proaktiver, automatisierter Ansatz zur Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften. Onyx One verändert die Art und Weise, wie Unternehmen Auftragnehmer verwalten, indem es die Einhaltung von Vorschriften in jedem Schritt des Lebenszyklus von Auftragnehmern rationalisiert. So geht’s:

  1. Automatisierte Dokumentenprüfung Das Rechtsmodul von Onyx One prüft automatisch die Dokumente jedes Auftragnehmers und stellt sicher, dass sie aktuell sind und den lokalen Gesetzen entsprechen. In Belgien beispielsweise stellt Onyx One sicher, dass Auftragnehmer die Limosa– und Dimona-Erklärungen einhalten, indem es automatisch fehlende oder abgelaufene Dokumente markiert.
  2. Verfolgung der Einhaltung von Vorschriften in Echtzeit In stark regulierten Branchen wie dem Baugewerbe ist eine Nachverfolgung in Echtzeit unerlässlich. Das Compliance-Dashboard von Onyx One gibt Unternehmen einen unmittelbaren Einblick, welche Auftragnehmer die gesetzlichen Anforderungen erfüllen und welche nicht, sodass sichergestellt ist, dass nur vollständig konforme Mitarbeiter vor Ort sind.
  3. Maßgeschneiderte Compliance-Workflows für regionale Vorschriften Die Vorschriften sind von Land zu Land unterschiedlich, von der Loi Macron in Frankreich bis zu den strengen Arbeitsgesetzen in den Niederlanden. Mit Onyx One können Unternehmen ihre Compliance-Workflows an die jeweiligen regionalen Vorschriften anpassen, automatisch Berichte für Audits erstellen und so rechtliche Fallstricke vermeiden.

Die Einhaltung von Rechtsvorschriften ist nicht nur ein Kästchen, sondern ein entscheidender Faktor für den Schutz Ihres Unternehmens, Ihrer Mitarbeiter und Ihres Rufs. Angesichts der immer strengeren Vorschriften in ganz Europa können es sich Unternehmen nicht mehr leisten, sich auf manuelle Prozesse zu verlassen. Systeme wie Onyx One bieten eine automatisierte, rationalisierte Lösung, die das Risiko von Geldstrafen, Verzögerungen und Unfällen verringert.

WARUM

WIR GLAUBEN AN DIE ZUSAMMENARBEIT

Ich glaube, die Welt ist besser dran, wenn JEDER das tut, was er gerne tut

  • Jeder tut das, was er am besten kann
  • Wir können uns auf das konzentrieren, was wir am besten können
  • Wir haben die Möglichkeit, uns zu spezialisieren, was bedeutet, dass wir andere brauchen, um das zu tun, was wir lieber nicht tun würden, und dass die Zusammenarbeit unerlässlich ist.
    Kurz gesagt, ich glaube, die Welt ist besser dran, wenn wir zusammenarbeiten. Zusammenarbeiten, damit die Ressourcen effizient und nachhaltig genutzt werden. Zusammenarbeiten mit unseren Kollegen, Lieferanten, Kunden und Vertriebskanälen. Zusammenarbeiten mit Spezialisten, Beratern und Auftragnehmern sowie mit den Behörden in einem Regelungsrahmen.
  • Zusammenarbeiten als Einzelperson in einem Team
  • Zusammenarbeiten als Team in einer Organisation
  • Zusammenarbeiten als Unternehmen in der Gesellschaft
  • Ich glaube, dass eine Zusammenarbeit realisiert werden kann, wenn wir uns selbst entwickeln können. Zusammenarbeit ist möglich, wenn wir:
  • auf unseren Auftrag vorbereitet sind
  • wissen, was von uns erwartet wird
  • die Autonomie haben, (die richtigen) Entscheidungen zu treffen
  • wissen, dass das, was wir andere tun lassen, gut gemacht wird
  • darauf vertrauen können, dass andere ebenfalls vorbereitet sind, sich weiterentwickelt haben und wissen, was von ihnen erwartet wird

WAS

WIR GLAUBEN AN QUALITÄT UND EHRLICHKEIT

Wir glauben, dass Arbeit und Zusammenarbeit nur möglich sind auf der Basis von:

Wir glauben, dass Arbeit und Zusammenarbeit nur möglich sind auf der Basis von:

  • Gleichwertigkeit
  • Bescheidenheit
  • Selbständigkeit
  • Respekt
  • Wertschätzung

Wir glauben, dass sich Produkte und Dienstleistungen auszeichnen können durch unsere:

  • Aufmerksamkeit
  • Sorgfalt
  • Professionalität

Wir bieten Unterstützung und stehen für:

  • Eigenheit
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Wir glauben daran, dass wir einen positiven Beitrag zu unserer Gesellschaft und der Welt im Allgemeinen leisten können.

Wir glauben, dass unsere Fokussierung auf die Informationssicherheit gemäß ISO 27001 und der DSGVO einen Mehrwert für unsere Kunden darstellt, u. a. durch:

  • Privacy by design (eingebauter Datenschutz)
  • Privacy by default (datenschutzfreundliche Standardeinstellungen)
  • Zusammenarbeit mit der Aufsichtsbehörde, falls erforderlich
  • Unsere Rolle als Verarbeiter und für die Verarbeitung Verantwortlicher ordnungsgemäß zu erfüllen

WIE

WIR GLAUBEN AN TECHNOLOGIE UND EFFIZIENZ

Wir helfen Unternehmen dabei:

  • ihre Mitarbeiter zu schulen
  • den Schulungsprozess effizient zu gestalten
  • einen Einblick in die Entwicklung ihrer Mitarbeiter zu erhalten

Aus diesem Grund entwickeln wir e-Learning und bieten wir die Onyx-Lernumgebung an.

Wir helfen Auftraggeber dabei:

  • ihre Fremdfirmen zu schulen und zu qualifizieren
  • einen Einblick in die Kompetenzen ihrer Fremdfirmen zu erhalten
  • vorbereitet zu sein, wenn Fremdfirmen zur Arbeit kommen, um ihre Teams zu leiten

Wir helfen Fremdfirmen dabei:

  • sich vor Arbeitsbeginn effizient vorzubereiten
  • ihre Verwaltung zu vereinfachen

Wir helfen Produzenten dabei:

  • ihren Vertriebskanal zu schulen
  • ihre Kunden zu informieren

Deshalb entwickeln wir Onyx One und schaffen eine Online-Community der effizientesten Unternehmen.