Die Gefahr von Auftragnehmern als ‘Black Box’

In vielen Unternehmen werden Auftragnehmer als ein Mittel angesehen, um flexibel zu bleiben und externe Expertise zu nutzen. Obwohl diese Flexibilität von wesentlicher Bedeutung ist, führt sie oft zu einem großen Problem: Unwissenheit. Unternehmen wissen wenig über ihre Aktivitäten, Qualifikationen, die Einhaltung von Vorschriften und sogar über ihre Gesamtleistung. Dieser Mangel an Einblick kann die Ursache für große Risiken und Ineffizienzen sein.

Was verstehen wir unter der “Black Box” im Auftragnehmermanagement ?

Eine ‘Black Box’ bezeichnet eine Situation, in der Unternehmen Auftragnehmer einstellen, jedoch wenig Einsicht in deren interne Prozesse und Leistungen haben. Sie sehen nur das Ergebnis – ob die Arbeit geliefert wird oder nicht – aber nicht, wie dieser Prozess verläuft. Dies kann weitreichende Folgen haben, wie verborgene Sicherheitsrisiken, ineffiziente Arbeitsmethoden oder die Nichteinhaltung von Vorschriften.

Anekdote Die Folgen der Unsichtbarkeit in einer Chemiefabrik.

Ein großes internationales Chemieunternehmen beauftragte ein Vertragsunternehmen, regelmäßige Wartungsarbeiten an ihren Maschinen durchzuführen. Trotz einer langen Beziehung zu diesem Auftragnehmer ergab eine Sicherheitsprüfung, dass mehrere Mitarbeiter des Vertragsunternehmens die Sicherheitsrichtlinien nicht einhielten. Da das Unternehmen keinen Einblick in die Arbeitsmethoden des Auftragnehmers hatte, wurden diese Probleme erst entdeckt, nachdem beinahe ein schwerer Unfall passiert wäre. Dies führte nicht nur zu einer vorübergehenden Stilllegung der Produktion, sondern auch zu einem Reputationsschaden und höheren Kosten für die Neubewertung aller Prozesse.

Die Risiken einer ‘Black Box’ im Vertragsmanagement von Auftragnehmern

  1. Sicherheitsprobleme und Compliance-Risiken Ein Mangel an Sichtbarkeit kann zu erheblichen Sicherheitsproblemen führen, insbesondere in Branchen, in denen Vorschriften und Sicherheit von entscheidender Bedeutung sind, wie im Bauwesen, in der Chemie- sowie in der Öl- und Gasindustrie. Eine Studie von Verisk Analytics ergab, dass mehr als 30 % der Sicherheitsvorfälle auf Baustellen mit Auftragnehmern in Verbindung standen, die die Sicherheitsvorschriften nicht einhielten.
  2. Mangel an Leistungsübersicht Ohne regelmäßige Überprüfung von Auftragnehmern ist es schwierig festzustellen, ob sie ihre Arbeit ordnungsgemäß ausführen. Ein Kunde kann bemerken, dass Fristen nicht eingehalten werden oder die Arbeitsqualität hinter den Erwartungen zurückbleibt, hat jedoch nur wenige Informationen, um Maßnahmen zu ergreifen. Dies führt oft zu höheren Kosten, geringerer Produktivität und verpassten Gelegenheiten zur Verbesserung von Prozessen.
  3. Kostenüberschreitungen und Ineffizienz Ein Mangel an Einblick in die Arbeitsweise von Auftragnehmern kann zu unerwarteten Kosten führen. Auftragnehmer könnten ineffizient arbeiten, unnötige Stunden berechnen oder suboptimale Methoden anwenden, ohne dass das Unternehmen dies bemerkt. Dies führt häufig zu unnötigen Ausgaben und Verzögerungen bei Projekten.

Best Practice Die Bedeutung von Echtzeitüberwachung

Eine der effektivsten Möglichkeiten, die Sichtbarkeit zu erhöhen, besteht darin, Technologien zur Echtzeitüberwachung einzusetzen. Ein gutes Beispiel dafür ist ein führendes Energieunternehmen, das eine spezielle Plattform implementierte, die Auftragnehmer verpflichtete, ihre Arbeitsmethoden, Zertifizierungen und Sicherheitsberichte kontinuierlich in einer zentralen Datenbank zu aktualisieren. Dadurch konnte das Unternehmen in Echtzeit erkennen, welche Auftragnehmer die Sicherheitsstandards erfüllten und wo potenzielle Lücken bestanden. Das Ergebnis? Eine Reduzierung der Sicherheitsvorfälle um 25 % im ersten Jahr nach der Implementierung und eine deutliche Verbesserung der Kommunikation mit den Auftragnehmern.

Fakten und Zahlen Die Auswirkungen von Sichtbarkeit auf die Leistung

Einhaltung von Vorschriften Untersuchungen von PwC zeigen, dass Unternehmen, die ein besseres Verständnis für die Leistung und Compliance ihrer Auftragnehmer haben, eine 40 % höhere Einhaltung von Vorschriften erleben. Dies reduziert nicht nur rechtliche Risiken, sondern erhöht auch die Sicherheit am Arbeitsplatz. Kosteneinsparungen Laut einem Bericht von McKinsey & Company konnten Unternehmen, die fortschrittliche Analysetools zur Überwachung von Auftragnehmern nutzen, durchschnittlich 12 % der Projektkosten einsparen. Dies wurde durch effizientere Arbeitsweisen und eine bessere Kontrolle über Arbeitszeiten und Materialien erreicht. Schnellere Projektabschlüsse Eine Studie von KPMG ergab, dass Projekte, bei denen das Management von Auftragnehmern proaktiv und transparent angegangen wurde, durchschnittlich 30 % schneller abgeschlossen wurden, ohne Einbußen bei Qualität oder Sicherheit.

Wie können Sie dieses „Black-Box“-Problem angehen?

  1. Automatisieren Sie das Management von Auftragnehmern Die Nutzung von Plattformen, die Informationen zu Auftragnehmern, Zertifizierungen und Leistungen in Echtzeit verfolgen, sorgt für eine durchgehende Transparenz. Dadurch wird verhindert, dass Unternehmen auf periodische Audits angewiesen sind, die lediglich eine Momentaufnahme der Situation bieten.
  2. Transparenz in Verträgen Stellen Sie sicher, dass Verträge mit Auftragnehmern klare Anforderungen an die Berichterstattung über Fortschritte, Sicherheitsstandards und andere wichtige KPIs enthalten. Dies verhindert, dass Auftragnehmer ohne Aufsicht des Auftraggebers ihre eigenen Regeln befolgen.
  3. Regelmäßige Leistungsbewertung Richten Sie ein System ein, um Auftragnehmer nicht nur nach ihrer Leistung zu bewerten, sondern auch nach ihrer Einhaltung von Prozessen, Sicherheitsstandards und ihrem Vorgehen. Dies gewährleistet kontinuierliche Verbesserung und verhindert Überraschungen auf lange Sicht.

Die Vermeidung von Unsichtbarkeit ist eine Investition, die sich in besseren Ergebnissen, höherer Qualität und weniger Risiken für das Unternehmen auszahlt.

WARUM

WIR GLAUBEN AN DIE ZUSAMMENARBEIT

Ich glaube, die Welt ist besser dran, wenn JEDER das tut, was er gerne tut

  • Jeder tut das, was er am besten kann
  • Wir können uns auf das konzentrieren, was wir am besten können
  • Wir haben die Möglichkeit, uns zu spezialisieren, was bedeutet, dass wir andere brauchen, um das zu tun, was wir lieber nicht tun würden, und dass die Zusammenarbeit unerlässlich ist.
    Kurz gesagt, ich glaube, die Welt ist besser dran, wenn wir zusammenarbeiten. Zusammenarbeiten, damit die Ressourcen effizient und nachhaltig genutzt werden. Zusammenarbeiten mit unseren Kollegen, Lieferanten, Kunden und Vertriebskanälen. Zusammenarbeiten mit Spezialisten, Beratern und Auftragnehmern sowie mit den Behörden in einem Regelungsrahmen.
  • Zusammenarbeiten als Einzelperson in einem Team
  • Zusammenarbeiten als Team in einer Organisation
  • Zusammenarbeiten als Unternehmen in der Gesellschaft
  • Ich glaube, dass eine Zusammenarbeit realisiert werden kann, wenn wir uns selbst entwickeln können. Zusammenarbeit ist möglich, wenn wir:
  • auf unseren Auftrag vorbereitet sind
  • wissen, was von uns erwartet wird
  • die Autonomie haben, (die richtigen) Entscheidungen zu treffen
  • wissen, dass das, was wir andere tun lassen, gut gemacht wird
  • darauf vertrauen können, dass andere ebenfalls vorbereitet sind, sich weiterentwickelt haben und wissen, was von ihnen erwartet wird

WAS

WIR GLAUBEN AN QUALITÄT UND EHRLICHKEIT

Wir glauben, dass Arbeit und Zusammenarbeit nur möglich sind auf der Basis von:

Wir glauben, dass Arbeit und Zusammenarbeit nur möglich sind auf der Basis von:

  • Gleichwertigkeit
  • Bescheidenheit
  • Selbständigkeit
  • Respekt
  • Wertschätzung

Wir glauben, dass sich Produkte und Dienstleistungen auszeichnen können durch unsere:

  • Aufmerksamkeit
  • Sorgfalt
  • Professionalität

Wir bieten Unterstützung und stehen für:

  • Eigenheit
  • Originalität
  • Flexibilität
  • Spaß

Wir glauben daran, dass wir einen positiven Beitrag zu unserer Gesellschaft und der Welt im Allgemeinen leisten können.

Wir glauben, dass unsere Fokussierung auf die Informationssicherheit gemäß ISO 27001 und der DSGVO einen Mehrwert für unsere Kunden darstellt, u. a. durch:

  • Privacy by design (eingebauter Datenschutz)
  • Privacy by default (datenschutzfreundliche Standardeinstellungen)
  • Zusammenarbeit mit der Aufsichtsbehörde, falls erforderlich
  • Unsere Rolle als Verarbeiter und für die Verarbeitung Verantwortlicher ordnungsgemäß zu erfüllen

WIE

WIR GLAUBEN AN TECHNOLOGIE UND EFFIZIENZ

Wir helfen Unternehmen dabei:

  • ihre Mitarbeiter zu schulen
  • den Schulungsprozess effizient zu gestalten
  • einen Einblick in die Entwicklung ihrer Mitarbeiter zu erhalten

Aus diesem Grund entwickeln wir e-Learning und bieten wir die Onyx-Lernumgebung an.

Wir helfen Auftraggeber dabei:

  • ihre Fremdfirmen zu schulen und zu qualifizieren
  • einen Einblick in die Kompetenzen ihrer Fremdfirmen zu erhalten
  • vorbereitet zu sein, wenn Fremdfirmen zur Arbeit kommen, um ihre Teams zu leiten

Wir helfen Fremdfirmen dabei:

  • sich vor Arbeitsbeginn effizient vorzubereiten
  • ihre Verwaltung zu vereinfachen

Wir helfen Produzenten dabei:

  • ihren Vertriebskanal zu schulen
  • ihre Kunden zu informieren

Deshalb entwickeln wir Onyx One und schaffen eine Online-Community der effizientesten Unternehmen.

„Wir empfehlen Onyx One ohne Zweifel! Viele unserer Hausauftragnehmer haben bereits mit dem System gearbeitet und es hat uns überzeugt. Wir sind mit der Plattform und der Zusammenarbeit zufrieden.“

Fons Huybrechts Operationaler Präventionsberater – Bayer Agriculture bv

“Onyx One hat unser Bauherrenmanagement deutlich verbessert. Alle Dokumente und Bescheinigungen werden jetzt automatisch nachverfolgt. Es ist ein benutzerfreundliches System und sie haben einen starken Service Desk.”

Diana De Peuter Finanz- und IT-Managerin – Monument Chemical bv

“Wir haben durch Onyx One hervorragende Sicherheitsschulungen (e-Learning) für die Auftragnehmer und die Zusammenarbeit läuft reibungslos.”

Luc Dejonghe
HSSE Manager  – Shell Catalysts & Technologies Belgium N.V.