In einer Zeit, in der der Datenschutz im Mittelpunkt des Geschäftslebens steht, hat die Allgemeine Datenschutzverordnung (DSGVO) erhebliche Auswirkungen auf die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Datenverwaltung und -sicherheit angehen. Diese Vorschriften betreffen nicht nur traditionelle Geschäftsabläufe, sondern auch das Management von Auftragnehmern. In diesem Artikel analysieren wir, wie sich die GDPR auf das Management von Auftragnehmern auswirkt und welche Schritte Unternehmen unternehmen sollten, um diese Vorschriften einzuhalten.

Die Grundlagen und Anforderungen
Was ist GDPR?
Die Allgemeine Datenschutzverordnung (DSGVO) ist eine Rechtsvorschrift der Europäischen Union, die am 25. Mai 2018 in Kraft trat. Der Zweck der DSGVO ist es, die Privatsphäre und den Schutz personenbezogener Daten von EU-Bürgern zu stärken und zu harmonisieren.
Die wichtigsten Anforderungen der GDPR
Zustimmung Unternehmen müssen die ausdrückliche Zustimmung von Personen einholen, bevor sie deren personenbezogene Daten verarbeiten.
Recht auf Löschung: Auch als „Recht auf Vergessenwerden“ bekannt, können Einzelpersonen verlangen, dass ihre Daten gelöscht werden.
Datenübertragbarkeit Einzelpersonen können ihre Daten an einen anderen Dienstanbieter übertragen.
Recht auf Auskunft Jede Person hat das Recht zu erfahren, welche Daten über sie gesammelt werden und wie sie verwendet werden.
Pflicht zur Meldung von Datenschutzverletzungen Unternehmen müssen Datenschutzverletzungen innerhalb von 72 Stunden an die Aufsichtsbehörde melden.
Recht auf Berichtigung Einzelpersonen können die Berichtigung ihrer Daten verlangen, wenn diese unrichtig sind.
Datenschutz durch Design und Standard Der Datenschutz muss von Anfang an in die Systeme und Prozesse integriert werden.
Auswirkungen auf das Management von Auftragnehmern
Herausforderungen für das Management von Auftragnehmern
- Datenerfassung Unternehmen erheben oft umfangreiche Daten über Auftragnehmer, einschließlich personenbezogener und sensibler Informationen. Die Einhaltung der DSGVO erfordert einen sorgfältigen Umgang mit diesen Daten.
- Einverständnis und Transparenz Die Einholung der ausdrücklichen Zustimmung und die Information der Vertragspartner über die Verwendung der Daten sind von wesentlicher Bedeutung.
- Aufbewahrung von Daten Unternehmen müssen festlegen, wie lange sie Daten aufbewahren und sie sicher löschen, wenn sie nicht mehr benötigt werden.
- Datenschutzverletzungen Die Verhinderung von Datenschutzverletzungen und die Umsetzung robuster Sicherheitsmaßnahmen sind entscheidend für die Einhaltung der DSGVO.
Anforderungen für Unternehmen
- Daten-Mapping Ermitteln und dokumentieren Sie, welche Daten gesammelt werden, wie sie verarbeitet werden und wo sie gespeichert sind.
- Sicherheitsmaßnahmen Umsetzung technischer und verwaltungstechnischer Maßnahmen zum Schutz der Daten der Vertragspartner.
- Schulung und Sensibilisierung Stellen Sie sicher, dass Mitarbeiter und Auftragnehmer über die Datenschutzgrundverordnung und ihre Verantwortlichkeiten informiert sind.
- Vereinbarungen mit Auftragsverarbeitern Schließen Sie Auftragsverarbeitervereinbarungen mit Dritten ab, die Daten im Namen des Unternehmens verarbeiten, um sicherzustellen, dass auch sie die DSGVO einhalten.
Schritte zur Einhaltung der Vorschriften
Unternehmen müssen mehrere Schritte unternehmen, um die DSGVO einzuhalten und ihre Auswirkungen auf das Management von Auftragnehmern zu minimieren. Zunächst ist es wichtig, ein GDPR-Audit durchzuführen. Dies beinhaltet die Bewertung der aktuellen Prozesse und die Identifizierung von Bereichen, die nicht GDPR-konform sind. Als Nächstes sollte die Datenschutzrichtlinie aktualisiert werden, um sicherzustellen, dass sie aktuell ist und den Anforderungen der DSGVO entspricht. Es ist wichtig, die ausdrückliche Zustimmung zur Verarbeitung von Auftragnehmerdaten einzuholen und dies klar zu dokumentieren.
Darüber hinaus sollten die Unternehmen robuste Datensicherheitsmaßnahmen einführen. Dazu gehören Verschlüsselung, Pseudonymisierung und andere Sicherheitsmethoden zum Schutz der Daten von Auftragnehmern vor unbefugtem Zugriff und Datenverletzungen. Die Schulung von Mitarbeitern und Auftragnehmern über die DSGVO und die Bedeutung des Datenschutzes ist ebenfalls wichtig. Durch regelmäßige Schulungen und Weiterbildungen können Unternehmen sicherstellen, dass jeder im Unternehmen die Vorschriften kennt und die richtigen Verfahren befolgt.
Ein weiterer wichtiger Schritt ist die Dokumentation und Aufbewahrung detaillierter Aufzeichnungen über die Datenverarbeitung und die Einwilligung. Die Unternehmen sollten aufzeichnen, welche Daten erhoben werden, wie sie verarbeitet werden und wer Zugriff darauf hat. Schließlich sollten Unternehmen Verfahren für die Bearbeitung von Anträgen auf Datenzugriff, -korrektur und -löschung einrichten. Dadurch wird sichergestellt, dass die Vertragspartner ihre Rechte gemäß der DSGVO wahrnehmen können und dass die Unternehmen schnell und effizient auf solche Anfragen reagieren können.
Fallstudien
Britische Telekommunikation (BT)
BT, ein führendes Telekommunikationsunternehmen, hat umfangreiche Maßnahmen ergriffen, um die Einhaltung der DSGVO in allen Bereichen, einschließlich der Verwaltung von Vertragspartnern, sicherzustellen. Dateninventarisierung und Mapping BT führte eine gründliche Prüfung durch, um alle von Vertragspartnern verarbeiteten personenbezogenen Daten zu identifizieren und zu erfassen. Verbesserte Sicherheitsprotokolle Zum Schutz der Daten von Auftragnehmern wurden fortschrittliche Verschlüsselungs- und Pseudonymisierungstechniken eingeführt. Schulungsprogramme für Auftragnehmer Regelmäßige Schulungen für Auftragnehmer wurden durchgeführt, um sie über die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und bewährte Verfahren für den Datenschutz zu informieren. Datenverarbeitungsverträge Es wurden strenge Datenverarbeitungsverträge mit allen externen Auftragnehmern abgeschlossen, um die Einhaltung der DSGVO zu gewährleisten. Ergebnisse Diese Maßnahmen führten zu einer erheblichen Verringerung der Vorfälle von Datenschutzverletzungen, zu einer verbesserten Transparenz und einem größeren Vertrauen in die Vertragspartner sowie zu einem besseren Ruf in Bezug auf Datenschutz und Datensicherheit.
Accenture
Accenture, ein weltweit tätiges Dienstleistungsunternehmen, hat die Einhaltung der DSGVO als Teil seiner umfassenden Datenschutzstrategie in sein Vertragsmanagement integriert. Umfassende Datenschutz-Audits Durchführung regelmäßiger Datenschutz-Audits, um Lücken zu erkennen und die Einhaltung der GDPR zu gewährleisten. Zentrales Datenverwaltungssystem Entwicklung eines zentralen Systems zur Verwaltung der Daten von Vertragspartnern, das einen kontrollierten Zugriff und robuste Sicherheitsmaßnahmen gewährleistet. Verwaltung von Einwilligungen Implementierung eines Systems zur Einholung und Dokumentation der ausdrücklichen Zustimmung von Vertragspartnern für Datenverarbeitungsaktivitäten. Plan zur Reaktion auf Vorfälle Einrichtung eines speziellen Teams für die Reaktion auf Zwischenfälle, um Datenverletzungen schnell und effizient zu behandeln. Ergebnisse Diese Maßnahmen führten zu einer Straffung der Datenverwaltungsprozesse, zu einer Stärkung des Vertrauens der Auftragnehmer in die Datenverarbeitungspraktiken und zu einer schnellen Reaktion und Eindämmung potenzieller Datenschutzverletzungen.
Shell
Shell, ein weltweit tätiges Energieunternehmen, konzentrierte sich darauf, die Einhaltung der DSGVO in seine Verfahren zur Verwaltung von Auftragnehmern einzubinden, um sensible Daten der Auftragnehmer zu schützen. Datenschutz-Folgenabschätzungen (DPIAs) Durchführung von Datenschutzfolgenabschätzungen für alle Prozesse, die Daten von Auftragnehmern betreffen, um Datenschutzrisiken zu bewerten und zu mindern. Regelmäßige Compliance-Schulungen Fortlaufende GDPR-Schulungen für Auftragnehmer und Mitarbeiter, um ein hohes Bewusstsein und die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten. Robuste Datenlöschungsprotokolle Einführung strenger Richtlinien zur Datenaufbewahrung und -löschung, um sicherzustellen, dass die Daten von Auftragnehmern nur so lange wie nötig aufbewahrt werden. Ergebnisse Diese Initiativen führten zu einem verbesserten Datenschutz und einer besseren Einhaltung der Datenschutzbestimmungen, zu mehr Vertrauen und Zusammenarbeit zwischen den Vertragspartnern und zu weniger datenbezogenen Vorfällen und rechtlichen Problemen.






WARUM
WIR GLAUBEN AN DIE ZUSAMMENARBEIT
Ich glaube, die Welt ist besser dran, wenn JEDER das tut, was er gerne tut
- Jeder tut das, was er am besten kann
- Wir können uns auf das konzentrieren, was wir am besten können
- Wir haben die Möglichkeit, uns zu spezialisieren, was bedeutet, dass wir andere brauchen, um das zu tun, was wir lieber nicht tun würden, und dass die Zusammenarbeit unerlässlich ist.
Kurz gesagt, ich glaube, die Welt ist besser dran, wenn wir zusammenarbeiten. Zusammenarbeiten, damit die Ressourcen effizient und nachhaltig genutzt werden. Zusammenarbeiten mit unseren Kollegen, Lieferanten, Kunden und Vertriebskanälen. Zusammenarbeiten mit Spezialisten, Beratern und Auftragnehmern sowie mit den Behörden in einem Regelungsrahmen. - Zusammenarbeiten als Einzelperson in einem Team
- Zusammenarbeiten als Team in einer Organisation
- Zusammenarbeiten als Unternehmen in der Gesellschaft
- Ich glaube, dass eine Zusammenarbeit realisiert werden kann, wenn wir uns selbst entwickeln können. Zusammenarbeit ist möglich, wenn wir:
- auf unseren Auftrag vorbereitet sind
- wissen, was von uns erwartet wird
- die Autonomie haben, (die richtigen) Entscheidungen zu treffen
- wissen, dass das, was wir andere tun lassen, gut gemacht wird
- darauf vertrauen können, dass andere ebenfalls vorbereitet sind, sich weiterentwickelt haben und wissen, was von ihnen erwartet wird
WAS
WIR GLAUBEN AN QUALITÄT UND EHRLICHKEIT
Wir glauben, dass Arbeit und Zusammenarbeit nur möglich sind auf der Basis von:
Wir glauben, dass Arbeit und Zusammenarbeit nur möglich sind auf der Basis von:
- Gleichwertigkeit
- Bescheidenheit
- Selbständigkeit
- Respekt
- Wertschätzung
Wir glauben, dass sich Produkte und Dienstleistungen auszeichnen können durch unsere:
- Aufmerksamkeit
- Sorgfalt
- Professionalität
Wir bieten Unterstützung und stehen für:
- Eigenheit
- Originalität
- Flexibilität
- Spaß
Wir glauben daran, dass wir einen positiven Beitrag zu unserer Gesellschaft und der Welt im Allgemeinen leisten können.
Wir glauben, dass unsere Fokussierung auf die Informationssicherheit gemäß ISO 27001 und der DSGVO einen Mehrwert für unsere Kunden darstellt, u. a. durch:
- Privacy by design (eingebauter Datenschutz)
- Privacy by default (datenschutzfreundliche Standardeinstellungen)
- Zusammenarbeit mit der Aufsichtsbehörde, falls erforderlich
- Unsere Rolle als Verarbeiter und für die Verarbeitung Verantwortlicher ordnungsgemäß zu erfüllen
WIE
WIR GLAUBEN AN TECHNOLOGIE UND EFFIZIENZ
Wir helfen Unternehmen dabei:
- ihre Mitarbeiter zu schulen
- den Schulungsprozess effizient zu gestalten
- einen Einblick in die Entwicklung ihrer Mitarbeiter zu erhalten
Aus diesem Grund entwickeln wir e-Learning und bieten wir die Onyx-Lernumgebung an.
Wir helfen Auftraggeber dabei:
- ihre Fremdfirmen zu schulen und zu qualifizieren
- einen Einblick in die Kompetenzen ihrer Fremdfirmen zu erhalten
- vorbereitet zu sein, wenn Fremdfirmen zur Arbeit kommen, um ihre Teams zu leiten
Wir helfen Fremdfirmen dabei:
- sich vor Arbeitsbeginn effizient vorzubereiten
- ihre Verwaltung zu vereinfachen
Wir helfen Produzenten dabei:
- ihren Vertriebskanal zu schulen
- ihre Kunden zu informieren
Deshalb entwickeln wir Onyx One und schaffen eine Online-Community der effizientesten Unternehmen.