In den letzten zehn Jahren haben die europäischen Unternehmen ihre Abhängigkeit von externen Auftragnehmern deutlich erhöht. In Sektoren wie dem Baugewerbe, dem Energiesektor und der verarbeitenden Industrie wird inzwischen ein großer Teil der Projekte (bis zu 50 %) von Auftragnehmern durchgeführt, die häufig in mehreren Ländern tätig sind. Mit dieser Zunahme an externen Partnerschaften steigt auch die Komplexität. Die effiziente Verwaltung von Auftragnehmern, die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften und die Aufrechterhaltung gut organisierter Abläufe sind wichtiger und anspruchsvoller denn je.
Als Reaktion darauf setzen viele Unternehmen auf digitale Lösungen, um ihre Effizienz zu steigern. Die Automatisierung von Aufgaben, die Zentralisierung von Auftragnehmerdaten und die Optimierung von Arbeitsabläufen sind nicht mehr optional, sondern notwendige Schritte für Unternehmen, die in einem schnelllebigen Umfeld wettbewerbsfähig bleiben wollen.
Warum manuelle Prozesse automatisieren?
Eliminiert menschliche Fehler Automatisierung hilft, Fehler bei der manuellen Dateneingabe zu vermeiden, die zu Verzögerungen und Problemen bei der Einhaltung von Vorschriften führen können. Eine Studie des Institute for Robotic Process Automation and Artificial Intelligence (IRPA AI) hat ergeben, dass manuelle Prozesse eine Fehlerquote von bis zu 5 % aufweisen, während die Automatisierung diese auf weniger als 0,1 % reduziert.
Spart Zeit und Ressourcen Durch die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben wie Dokumentenmanagement und Dateneingabe können sich die Teams auf strategischere Aufgaben konzentrieren. Laut einer Umfrage von McKinsey reduzieren Unternehmen, die ihre Dokumentenmanagementprozesse automatisieren, den Zeitaufwand für diese Aufgaben um 25-30 %, so dass sich die Mitarbeiter auf Aufgaben mit höherer Priorität konzentrieren können.
Sicherstellung der Einhaltung von Vorschriften Automatisierte Systeme können Zertifizierungen und Genehmigungen in Echtzeit verfolgen und so sicherstellen, dass die Auftragnehmer die erforderlichen Sicherheits- und Rechtsstandards einhalten.
Echtzeit-Zugriff auf Daten Die Automatisierung ermöglicht den sofortigen Zugriff auf aktuelle Informationen über den Auftragnehmer, was in schnelllebigen Umgebungen entscheidend sein kann.
Skalierbarkeit für Wachstum Wenn die Zahl der Auftragnehmer steigt, wird die Verwaltung manueller Systeme immer schwieriger, während die Automatisierung leicht skalierbar ist, um größere Teams aufzunehmen.
Eine Studie von Deloitte ergab, dass fast 80 % der Fehler bei der manuellen Dateneingabe auf menschliches Versagen zurückzuführen sind. Durch die Einführung der Automatisierung können Unternehmen diese Fehler erheblich reduzieren und die Genauigkeit bei der Verwaltung von Auftragnehmern insgesamt verbessern.
Laut einer Umfrage von McKinsey reduzieren Unternehmen, die ihre Dokumentenmanagementprozesse automatisieren, den Zeitaufwand für diese Aufgaben um 25-30 %, so dass sich die Mitarbeiter auf Aufgaben mit höherer Priorität konzentrieren können.
Warum sollten Sie Ihre Arbeitsabläufe mit digitalen Genehmigungen und schnelleren Konformitätsprüfungen optimieren?
Beschleunigung der Prozesse Sowohl digitale Genehmigungen als auch automatisierte Konformitätsprüfungen straffen die Arbeitsabläufe und verringern den Zeitaufwand für manuelle Überprüfungen und Unterschriften, so dass Projekte ohne Verzögerungen durchgeführt werden können. Erhöht die Flexibilität Digitale Systeme für Genehmigungen und die Einhaltung von Vorschriften ermöglichen es Managern und Teams, Genehmigungen zu erteilen und die Einhaltung von Vorschriften aus der Ferne zu überprüfen, so dass die Arbeit unabhängig von Standort oder Zeitzone fortgesetzt werden kann. Reduziert Fehler und Engpässe Automatisierte Konformitätsprüfungen tragen dazu bei, Fehler im Zusammenhang mit fehlenden oder veralteten Zertifizierungen zu vermeiden, während digitale Genehmigungen Engpässe bei der Entscheidungsfindung beseitigen, was zu einem reibungsloseren Betrieb führt. Verbesserte Rechenschaftspflicht Beide Prozesse bieten klare Prüfpfade, die Genehmigungen und den Konformitätsstatus nachverfolgen, was die Verantwortlichkeit erhöht und sicherstellt, dass alle Maßnahmen dokumentiert und transparent sind. Verbessert die Sicherheit und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften Schnellere Compliance-Prüfungen stellen sicher, dass nur qualifizierte Auftragnehmer mit risikoreichen Aufträgen betraut werden, was die Sicherheit erhöht, während digitale Genehmigungen gewährleisten, dass genehmigungspflichtige Aufgaben ohne unnötige Verzögerungen durchgeführt werden.
Warum sollten Daten zentralisiert werden, um die Effizienz zu steigern?
Ein globales Logistikunternehmen, das in mehreren europäischen Ländern tätig ist, stellte fest, dass die Zentralisierung der Daten von Vertragspartnern eine effiziente Skalierung ermöglichte und die Zahl der Vertragspartner um 50 % stieg, ohne dass zusätzliches Verwaltungspersonal eingestellt werden musste. – Forrester’s Digital Transformation Report.
Verbesserte Zusammenarbeit und Kommunikation Durch die Zentralisierung der Daten wird sichergestellt, dass alle Teams und Beteiligten auf dieselben aktuellen Informationen zugreifen können, wodurch Missverständnisse vermieden und die Zusammenarbeit verbessert wird.
Verbessert die Datengenauigkeit und die Einhaltung von Vorschriften Zentralisierte Systeme sorgen für konsistente und genaue Auftragnehmerdaten, was die Nachverfolgung von Zertifizierungen und die Einhaltung von Compliance-Anforderungen erleichtert.
Reduziert den Verwaltungsaufwand Durch die Beseitigung redundanter Dateneingaben und die Straffung von Prozessen verringern zentralisierte Systeme den Verwaltungsaufwand erheblich.
Schnellere Entscheidungsfindung Da alle erforderlichen Daten an einem Ort verfügbar sind, können Manager schneller und fundierter Entscheidungen treffen, ohne auf Aktualisierungen aus verschiedenen Quellen warten zu müssen.
Warum Skalierbarkeit für Wachstum?
Effizienter Umgang mit einer größeren Anzahl von Vertragspartnern Automatisierte Systeme lassen sich problemlos skalieren, um mehr Vertragspartner aufzunehmen, ohne dass zusätzlicher Verwaltungsaufwand entsteht. Reduziert die Belastung der Ressourcen Wenn die Zahl der Vertragspartner steigt, verhindern automatisierte Systeme, dass manuelle Prozesse unüberschaubar werden, und sparen so Zeit und Mühe. Unterstützt die Expansion in neue Märkte Skalierbare Systeme ermöglichen es Unternehmen, in neue Standorte oder Märkte zu expandieren, ohne dass sie ihre Prozesse zur Verwaltung von Auftragnehmern überarbeiten müssen. Sicherstellung einheitlicher Prozesse an allen Standorten Die Automatisierung stellt sicher, dass die Verwaltung von Vertragspartnern auch bei wachsenden Unternehmen konsistent bleibt und die Qualität und Konformität über mehrere Standorte hinweg gewährleistet ist. Passt sich an sich entwickelnde Geschäftsanforderungen an Skalierbare Systeme können an die Entwicklung eines Unternehmens angepasst werden, so dass neue Funktionen oder Module hinzugefügt werden können, wenn sich die Anforderungen ändern.
Warum die Einhaltung von Vorschriften durch Automatisierung sicherstellen?
Reduziert das Risiko von Bußgeldern und Strafen Automatisierte Compliance-Systeme helfen Unternehmen, kostspielige Bußgelder zu vermeiden, indem sie sicherstellen, dass alle Auftragnehmerzertifizierungen und Sicherheitsdokumente auf dem neuesten Stand sind und den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Sicherstellung einer konsistenten Dokumentation Durch die Automatisierung wird sichergestellt, dass alle erforderlichen Unterlagen zur Einhaltung der Vorschriften einheitlich erfasst, gespeichert und überwacht werden, wodurch das Risiko fehlender oder veralteter Dokumente verringert wird.
Verbessert die Audit-Bereitschaft Durch die automatische Nachverfolgung der Einhaltung von Vorschriften können Unternehmen bei Prüfungen schnell Berichte erstellen und Unterlagen vorlegen, wodurch der Prozess reibungsloser und schneller abläuft.
Verbessert Sicherheitsprotokolle Automatisierte Compliance-Tools können Zertifizierungen nachverfolgen und sicherstellen, dass nur qualifizierte Auftragnehmer mit bestimmten Aufgaben betraut werden, wodurch die Sicherheit auf der Baustelle insgesamt verbessert wird.
Vereinfacht Änderungen von Vorschriften Die Automatisierung ermöglicht es Unternehmen, sich schnell an neue Vorschriften anzupassen, indem die Compliance-Anforderungen im gesamten System aktualisiert werden, ohne dass manuelle Anpassungen erforderlich sind.
Im Energiesektor meldeten Unternehmen, die automatisierte Systeme zur Überwachung der Zertifizierungen von Auftragnehmern einsetzen, einen Rückgang der Sicherheitsvorfälle um 30 %, da nur qualifiziertes Personal mit risikoreichen Aufgaben betraut wurde. – Gartner-Studie zur Einhaltung von Sicherheitsvorschriften.
Unternehmen, die automatisierte Compliance-Tools einsetzen, erreichten eine Konsistenzrate von 95 % bei der Dokumentation, verglichen mit 78 % bei denjenigen, die manuelle Prozesse verwenden. – PwC Automation Insights.
Warum sollte man das Onboarding von Auftragnehmern beschleunigen?
Reduziert Projektverzögerungen Die Straffung des Onboarding-Prozesses stellt sicher, dass die Auftragnehmer schneller mit der Arbeit beginnen können, wodurch kostspielige Verzögerungen vermieden werden. Verbessert die Compliance Durch die Automatisierung des Onboarding-Prozesses wird sichergestellt, dass alle erforderlichen Unterlagen, wie z. B. Zertifizierungen, überprüft werden, bevor die Auftragnehmer mit der Arbeit beginnen. Zeitersparnis für beide Parteien Durch die Digitalisierung des Onboarding sparen Unternehmen und Auftragnehmer Zeit für Papierkram und manuelle Überprüfungen. Erhöht die Flexibilität Digitale Onboarding-Systeme ermöglichen es den Auftragnehmern, Unterlagen aus der Ferne hochzuladen, wodurch sich der Bedarf an persönlichen Onboarding-Sitzungen verringert. Standardisiert die Prozesse an allen Standorten Das automatisierte Onboarding stellt sicher, dass alle Auftragnehmer unabhängig von ihrem Standort denselben rationalisierten und konformen Prozess durchlaufen.
Die Zukunft des Auftragnehmermanagements liegt in der Effizienz durch Technologie. Die Einführung digitaler Systeme zur Automatisierung, Zentralisierung und Datenanalyse bietet nicht nur unmittelbare Vorteile wie Kosteneinsparungen und schnellere Prozesse, sondern auch langfristige Vorteile in Bezug auf Wettbewerbsfähigkeit und Risikomanagement. In Europa, wo komplexe Vorschriften und grenzüberschreitende Geschäfte an der Tagesordnung sind, sind diese Lösungen unerlässlich, um die Nase vorn zu haben. Die Frage ist nicht mehr, ob Unternehmen automatisierte Systeme für das Auftragnehmermanagement einführen sollten, sondern wie schnell sie dies tun können, um wettbewerbsfähig zu bleiben.
WARUM
WIR GLAUBEN AN DIE ZUSAMMENARBEIT
Ich glaube, die Welt ist besser dran, wenn JEDER das tut, was er gerne tut
- Jeder tut das, was er am besten kann
- Wir können uns auf das konzentrieren, was wir am besten können
- Wir haben die Möglichkeit, uns zu spezialisieren, was bedeutet, dass wir andere brauchen, um das zu tun, was wir lieber nicht tun würden, und dass die Zusammenarbeit unerlässlich ist.
Kurz gesagt, ich glaube, die Welt ist besser dran, wenn wir zusammenarbeiten. Zusammenarbeiten, damit die Ressourcen effizient und nachhaltig genutzt werden. Zusammenarbeiten mit unseren Kollegen, Lieferanten, Kunden und Vertriebskanälen. Zusammenarbeiten mit Spezialisten, Beratern und Auftragnehmern sowie mit den Behörden in einem Regelungsrahmen. - Zusammenarbeiten als Einzelperson in einem Team
- Zusammenarbeiten als Team in einer Organisation
- Zusammenarbeiten als Unternehmen in der Gesellschaft
- Ich glaube, dass eine Zusammenarbeit realisiert werden kann, wenn wir uns selbst entwickeln können. Zusammenarbeit ist möglich, wenn wir:
- auf unseren Auftrag vorbereitet sind
- wissen, was von uns erwartet wird
- die Autonomie haben, (die richtigen) Entscheidungen zu treffen
- wissen, dass das, was wir andere tun lassen, gut gemacht wird
- darauf vertrauen können, dass andere ebenfalls vorbereitet sind, sich weiterentwickelt haben und wissen, was von ihnen erwartet wird
WAS
WIR GLAUBEN AN QUALITÄT UND EHRLICHKEIT
Wir glauben, dass Arbeit und Zusammenarbeit nur möglich sind auf der Basis von:
Wir glauben, dass Arbeit und Zusammenarbeit nur möglich sind auf der Basis von:
- Gleichwertigkeit
- Bescheidenheit
- Selbständigkeit
- Respekt
- Wertschätzung
Wir glauben, dass sich Produkte und Dienstleistungen auszeichnen können durch unsere:
- Aufmerksamkeit
- Sorgfalt
- Professionalität
Wir bieten Unterstützung und stehen für:
- Eigenheit
- Originalität
- Flexibilität
- Spaß
Wir glauben daran, dass wir einen positiven Beitrag zu unserer Gesellschaft und der Welt im Allgemeinen leisten können.
Wir glauben, dass unsere Fokussierung auf die Informationssicherheit gemäß ISO 27001 und der DSGVO einen Mehrwert für unsere Kunden darstellt, u. a. durch:
- Privacy by design (eingebauter Datenschutz)
- Privacy by default (datenschutzfreundliche Standardeinstellungen)
- Zusammenarbeit mit der Aufsichtsbehörde, falls erforderlich
- Unsere Rolle als Verarbeiter und für die Verarbeitung Verantwortlicher ordnungsgemäß zu erfüllen
WIE
WIR GLAUBEN AN TECHNOLOGIE UND EFFIZIENZ
Wir helfen Unternehmen dabei:
- ihre Mitarbeiter zu schulen
- den Schulungsprozess effizient zu gestalten
- einen Einblick in die Entwicklung ihrer Mitarbeiter zu erhalten
Aus diesem Grund entwickeln wir e-Learning und bieten wir die Onyx-Lernumgebung an.
Wir helfen Auftraggeber dabei:
- ihre Fremdfirmen zu schulen und zu qualifizieren
- einen Einblick in die Kompetenzen ihrer Fremdfirmen zu erhalten
- vorbereitet zu sein, wenn Fremdfirmen zur Arbeit kommen, um ihre Teams zu leiten
Wir helfen Fremdfirmen dabei:
- sich vor Arbeitsbeginn effizient vorzubereiten
- ihre Verwaltung zu vereinfachen
Wir helfen Produzenten dabei:
- ihren Vertriebskanal zu schulen
- ihre Kunden zu informieren
Deshalb entwickeln wir Onyx One und schaffen eine Online-Community der effizientesten Unternehmen.