Compliance als strategisches Gut neu denken
Die Einhaltung von Vorschriften ist für Unternehmen, die mit Auftragnehmern zusammenarbeiten, von entscheidender Bedeutung, insbesondere in Branchen, in denen Sicherheits- und Umweltstandards sowie gesetzliche Vorschriften eine große Rolle spielen. Während viele Unternehmen die Einhaltung von Vorschriften als eine notwendige Belastung ansehen, kann die Qualifizierung von Auftragnehmern tatsächlich als erster wirksamer Schutz vor Compliance-Fehlern dienen. In diesem Artikel gehen wir auf einige weniger bekannte Aspekte der Qualifikation von Auftragnehmern ein und stellen eine Verbindung zu umfassenderen strategischen Zielen her, derer sich Unternehmen möglicherweise nicht vollständig bewusst sind.

Compliance ist ein Wettbewerbsvorteil, nicht nur eine rechtliche Notwendigkeit
Die meisten Unternehmen sehen die Einhaltung von Vorschriften als etwas an, das sie tun müssen, um Geldstrafen oder rechtliche Konsequenzen zu vermeiden. Vorausschauende Unternehmen nutzen die Compliance-Prozesse jedoch, um sich einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen. Durch die Automatisierung der Qualifizierung von Auftragnehmern und die Integration einer Echtzeit-Überwachung der Einhaltung von Vorschriften können Unternehmen Risiken verringern und sicherstellen, dass Projekte effizient und sicher durchgeführt werden.
Unternehmen mit robusten Qualifizierungsprozessen für Auftragnehmer sind oft attraktivere Partner für globale Unternehmen, die das Risiko in ihren Lieferketten minimieren müssen. Onyx One bietet beispielsweise ein System zur Unternehmens- und Personenqualifizierung, mit dem Unternehmen die Fähigkeiten von Auftragnehmern mit den Projektanforderungen in Einklang bringen können. Durch den Einsatz solcher Systeme können Unternehmen Verzögerungen reduzieren, die Verwaltungskosten senken und die Qualität der Arbeit von Auftragnehmern verbessern.
Compliance und soziale Verantwortung der Unternehmen (CSR)
Bei der Einhaltung von Vorschriften geht es nicht nur um die Befolgung von Regeln. Sie überschneidet sich zunehmend mit den umfassenderen Zielen der sozialen Verantwortung von Unternehmen (CSR). Die Einhaltung von Umwelt-, Arbeits- und Sicherheitsvorschriften durch Auftragnehmer verbessert den Ruf eines Unternehmens und zieht Investoren, Kunden und Mitarbeiter an, die ethische Praktiken schätzen.
Systeme zur Qualifizierung von Auftragnehmern können Unternehmen dabei helfen, die Einhaltung von Vorschriften mit ihren CSR-Zielen in Einklang zu bringen. Wenn beispielsweise sichergestellt wird, dass die Auftragnehmer die lokalen Arbeitsgesetze oder Umweltstandards einhalten, unterstützt dies sowohl die Einhaltung der Vorschriften als auch die CSR. Dies verschafft Unternehmen einen doppelten Vorteil: Sie verringern rechtliche Risiken und verbessern gleichzeitig ihr öffentliches Image.
Vermeidung von Fragmentierung
Eines der größten Probleme für Unternehmen besteht darin, die Einhaltung der Vorschriften in Silos zu verwalten. Getrennte Abteilungen befassen sich oft mit verschiedenen Aspekten des Auftragnehmermanagements, von Sicherheitsqualifikationen bis hin zu rechtlichen Dokumenten, was das Risiko von Fehlern und Ineffizienz erhöht. Ein integriertes Compliance-System, das diese Prozesse konsolidiert, sorgt für Transparenz und Genauigkeit.
Integrierte Systeme wie Onyx One bieten eine zentrale Plattform, auf der alle Compliance-relevanten Informationen gespeichert, aktualisiert und in Echtzeit abgerufen werden können. Dies reduziert menschliche Fehler, beschleunigt Compliance-Prüfungen und bietet einen vollständigen Überblick über den Status der Vertragspartner. Wichtig ist auch, dass Unternehmen so die Einhaltung von Vorschriften global über mehrere Standorte hinweg verwalten können, was für Unternehmen, die mit Auftragnehmern in verschiedenen Ländern arbeiten, von entscheidender Bedeutung ist.
Das menschliche Element
Auch wenn Systeme und Verfahren von entscheidender Bedeutung sind, bleibt das menschliche Element entscheidend. Auftragnehmer, die sich für die Einhaltung der Vorschriften selbst verantwortlich fühlen, befolgen eher die Sicherheitsprotokolle und halten die gesetzlichen Normen ein. Wenn man die Auftragnehmer dazu ermutigt, die Verantwortung für die Einhaltung der Vorschriften durch Selbstbedienungsportale zu übernehmen, in denen sie Zertifizierungen hochladen oder ihren Status überprüfen können, wird eine proaktive Compliance-Kultur gefördert.
Bei der Einhaltung von Vorschriften geht es nicht nur um das Ankreuzen von Kästchen oder das Bestehen von Audits – es geht um die Schaffung einer Kultur, in der jeder, auch die Auftragnehmer, die Bedeutung von Sicherheit und Vorschriften versteht. Ein solides Qualifizierungssystem stellt sicher, dass nur qualifizierte, zertifizierte Auftragnehmer beschäftigt werden, aber die Unternehmen müssen auch eine Kultur der Compliance aufbauen.
Compliance als Risikomanagement
Allzu oft verkennen Unternehmen den direkten Zusammenhang zwischen Compliance und Risikomanagement. Jedes Versäumnis bei der Einhaltung von Vorschriften – sei es in Bezug auf Sicherheit, Umweltbestimmungen oder Arbeitsgesetze – birgt erhebliche Risiken, von finanziellen Strafen bis hin zu Projektverzögerungen oder Rufschädigung.
Die Qualifikation von Auftragnehmern ist ein wichtiges Instrument des Risikomanagements. Das digitale Arbeitserlaubnissystem von Onyx One beispielsweise reduziert Risiken, indem es sicherstellt, dass nur qualifizierte Auftragnehmer risikoreiche Aufgaben ausführen dürfen. Echtzeitdaten und die Verfolgung der Qualifikation ermöglichen es Unternehmen, Risiken zu mindern, bevor sie zu Zwischenfällen führen.
Compliance als Motor für Innovation und Zusammenarbeit
Die Einhaltung von Vorschriften wird in der Regel als regulatorische Hürde betrachtet, sie kann aber auch als Grundlage für eine bessere Zusammenarbeit und Innovation dienen. Indem sie die Einhaltung von Vorschriften in den Prozess der Auftragnehmerverwaltung integrieren, schaffen Unternehmen Möglichkeiten für nahtlosere Partnerschaften und qualitativ hochwertigere Arbeit.
Digitale Tools vereinfachen nicht nur die Einhaltung der Vorschriften, sondern fördern auch die Beziehungen zu den Auftragnehmern. Bewertungssysteme, die Feedback zur Leistung von Auftragnehmern geben, helfen Unternehmen und Auftragnehmern gleichermaßen, sich zu verbessern und zu innovieren, indem sie Kennzahlen zur Einhaltung der Vorschriften nutzen, um Bereiche für Effizienzsteigerungen zu ermitteln.
