Travailler avec des contractants

Bonnes pratiques

Une grande partie du travail est externalisée. L’utilisation des connaissances et de l’expérience de tiers permet d’obtenir un processus de production bien organisé et d’améliorer la flexibilité. Mais le fait de travailler avec des tiers accroît également l’insécurité sur le site. Le fait de ne pas gérer les risques des contractants ou de ne pas les gérer correctement entraîne régulièrement des dommages financiers et des atteintes à la réputation. Il est essentiel d’élaborer une stratégie pour optimiser la collaboration avec les tiers. L’industrie a besoin d’une vision intégrée de la politique des contractants. Une vision dans laquelle les risques des tiers, le respect des règles et des procédures, la performance, la qualité et la sensibilisation à la sécurité sont au centre. Examinons quelques bonnes pratiques.

LA GESTION DES RISQUES DES CONTRACTANTS

Tout partenariat avec un tiers comporte un certain nombre de risques qui doivent être identifiés à temps. Une gestion efficace des risques commence par une identification complète des risques liés aux tiers. Il s’agit notamment des risques liés aux processus, des événements indésirables, des risques liés aux contrats, des risques de non-respect des lois et règlements et des défaillances des systèmes d’information.

BONNES PRATIQUES

Concentrez-vous d’abord sur les contrats qui régissent la collaboration avec des tiers. Un contrat complet, décrivant les droits et les responsabilités de toutes les parties, permet de gérer efficacement la collaboration avec les tiers. Il est également important d’établir des politiques et de mettre en œuvre des contrôles afin d’atténuer les risques pour les tiers. Des processus de surveillance et d’essai appropriés sont nécessaires pour garantir que les contrôles d’atténuation des risques fonctionnent comme prévu.

Les entrepreneurs et les contractants ne sont pas toujours disposés à atténuer activement leurs risques. La méthode la plus efficace pour gérer les risques de manière proactive et prévenir les incidents industriels consiste à mettre en place un système de gestion des sous-traitants. Cela permet de s’assurer que les tiers :

• Répondent aux exigences de votre organisation
• Ont un niveau de sécurité élevé
• Disposent d’une assurance et d’une stabilité financière suffisantes
• Ont l’expérience et les connaissances nécessaires pour faire le travail

LA DILIGENCE RAISONNABLE DU CONTRACTANT

La diligence raisonnable des contractants fait référence aux enquêtes, aux évaluations et à la diligence raisonnable que les clients et les entrepreneurs doivent effectuer, depuis la préqualification jusqu’à la fin du travail contractuel.

La diligence raisonnable exige que le contractant comprenne les exigences légales en matière de sécurité, connaisse les dangers sur le lieu de travail, contrôle la conformité et assure une communication adéquate et régulière.

Le but ultime du client est de s’assurer que les contractants et les sous-traitants ne puissent pas se soustraire aux mesures de sécurité et à leurs responsabilités. Une grande partie des obligations de diligence du client doit être exécutée avant même que le contractant ne soit engagé. Pendant l’embarquement, le client détermine s’il doit déléguer la responsabilité du projet et les obligations de sécurité associées au contractant. En gardant une trace des activités de diligence raisonnable, le client peut soumettre un dossier au tribunal et aux inspecteurs, si nécessaire.

BONNES PRATIQUES

Les entreprises qui appliquent des politiques modernes en matière de sous-traitance adoptent une approche fondée sur le risque en matière de diligence raisonnable et d’enquête par des tiers.

Ils examinent de plus près:

• La fiabilité de l’entreprise contractante
• L’expérience du contractant
• La nature du travail à effectuer
• Le secteur dans lequel le client/contractant opère

Sur la base de ces informations, les contractants sont répartis en catégories de risques. Ces catégories déterminent le niveau de diligence raisonnable. L’intégration de l’entreprise contractante est la clé de voûte d’une coopération sûre et harmonieuse. Le client a accès à l’ensemble des informations, certifications, contrats et documents de l’entreprise.

ATTENTION AUX SOUS-TRAITANTS

Vous avez confiance dans vos contractants à domicile, mais qu’en est-il des sous-traitants ? Même si l’entreprise adjudicatrice est passée par un processus de qualification sans faille, savez-vous avec certitude qui est sur place ? Les sous-traitants avec lesquels vous travaillez sont-ils capables d’effectuer le travail en toute sécurité et sont-ils bien informés ? Connaissez-vous leur identité et leur histoire ? La mise en place d’un processus complet de préqualification des sous-traitants peut servir de pare-feu pour protéger votre entreprise et les personnes présentes sur votre site.

BONNES PRATIQUES

Chaque sous-traitant devrait être soumis à un audit initial, puis à un audit (semi-)annuel pour s’assurer que les règles sont appliquées. Nous énumérons les étapes importantes et les meilleures pratiques pour mettre en place une présélection efficace et réduire les risques de travailler avec des tiers.

Comprendre la nécessité d’une préqualification
Concentrez-vous sur :

• Les informations complètes sur l’entreprise
• L’historique des performances et de la sécurité
• Les informations sur les licences
• Les certificats d’assurance
• Les références
• Les états financiers

Examinez les références et recherchez des informations cachées
Prenez le temps d’examiner les références, telles que les clients, les sources de référence et les entrepreneurs partenaires. Vous aurez ainsi une bonne vue d’ensemble de la réputation globale de l’entreprise et de toutes les questions juridiques. Cherchez des indices pour savoir si l’entreprise pourrait être difficile à gérer. Essayez de vous faire une idée de leur culture d’entreprise et de leurs valeurs.

Faites un bilan financier
Examinez et vérifiez les états financiers des sous-traitants avec lesquels vous travaillez. Cela permettra de se faire une idée précise de la santé et de la stabilité de l’entreprise. Évaluez les principaux ratios du compte de résultat. Portez une attention particulière aux montants sous-facturés. Il peut s’agir du résultat de réclamations ou d’une indication d’une mauvaise gestion de la trésorerie. Les notes de bas de page, qui sont souvent négligées, contiennent des informations essentielles sur les transactions entre parties liées, les arriérés, les provisions et les clauses de la dette, ainsi que les créances ou les éventualités. Les changements significatifs dans les estimations des contrats (dilution des bénéfices) donnent une image plus complète de la situation financière et des opérations de l’entité.

Évaluez l’historique des projets et des performances
Examinez si le portefeuille de contrats et de qualifications du sous-traitant montre des antécédents de types de travaux et de projets similaires. Vérifiez vous-même les qualifications énumérées et ne laissez pas votre contractant s’en occuper. Évaluez les systèmes et les contrôles utilisés par le sous-traitant pour maintenir les normes de qualité et d’achèvement du projet dans les délais. Les entreprises dont la structure organisationnelle est bien conçue ont plus de chances de terminer le travail à temps. Il faut également examiner les dossiers de sécurité et demander aux tiers de suivre une formation en matière de sécurité.

Une sécurité permanente

Sur de nombreux sites industriels, la sécurité reste l’apanage du personnel opérationnel. C’est une façon de travailler erronée et risquée. Une entreprise est une entité collective, avec sa propre identité, ses propres valeurs et normes et sa propre culture d’entreprise. La sécurité permanente est la responsabilité de chacun sur le site, du PDG au sous-traitant.

BONNES PRATIQUES

Une culture de la sécurité durable est mise en œuvre. Elle exige une approche intégrée de la sécurité par une action cohérente dans trois domaines : les aspects techniques, la gestion de la sécurité et les facteurs humains et organisationnels. Voici les trois principaux piliers de la sécurité.

Conscience partagée
C’est la base d’une forte culture de la sécurité. Tous les acteurs doivent être conscients des principaux dangers. Ces risques dépendent de l’activité, du site et de l’occupation. Ils doivent être partagés et compris par tous les membres de l’organisation. Le focus :

• Tant les gestionnaires que le personnel opérationnel se sentent responsables et sont engagés
• La direction a un leadership fort en matière de sécurité
• Le rôle des experts HSE est redéfini
• La coopération entre tous les services et avec les parties extérieures est harmonieuse
• Il existe un processus efficace pour faire respecter les règles de sécurité

Le bon équilibre
Il existe des règles et des procédures pour garantir une production sûre, mais cela correspond-il à la réalité ? Anticiper et gérer au mieux les situations inattendues sont les clés d’une culture de sécurité appropriée. Parce qu’il n’existe pas de « culture de sécurité parfaite ». Au lieu d’importer des modèles, chaque entreprise doit faire des choix stratégiques et s’efforcer de donner l’exemple. La sécurité fondée sur des règles (par le biais d’une approche centralisée et réglementée) est une bonne chose, mais elle doit être complétée par ce que les Anglais appellent la « managed safety » pour parvenir à un juste équilibre.

• Investissez dans les compétences des salariés et des tiers
• Donnez plus de poids aux responsables de première ligne
• Encouragez le débat
• Donnez votre avis

Évaluer la situation actuelle
Avant de pouvoir modifier et intégrer une culture de sécurité, il faut procéder à une évaluation minutieuse de la situation actuelle. Souvent, cela ne se produit qu’après un accident grave, après une série d’incidents ou lors de la mise en œuvre de changements technologiques ou organisationnels. L’action et la pensée, bref la culture d’entreprise, sont remises en question. Comment la culture d’entreprise influe-t-elle positivement ou négativement sur les questions de sécurité ? L’évaluation devrait :

• Exposer ce que pensent les employés et les tiers (croyances, perceptions)
• Disséquer les situations et les comportements en matière de sécurité
• Énumérer les difficultés
• Identifier les écarts par rapport aux instructions et aux règles
• S’interroger sur la relation entre penser et faire
• Impliquer toutes les parties : direction, personnel opérationnel, services de soutien, entreprises contractantes et autorités locales
• Partager et discuter des nouvelles sur la sécurité (bonnes et mauvaises)

SE MÉFIER D’UNE GESTION EN SILO

Dans de nombreuses entreprises industrielles, la gestion de la collaboration avec des tiers se fait à travers différents départements. Cette approche en silo ne permet pas d’avoir une vue d’ensemble, rend la collaboration plus difficile et crée des risques pour la sécurité. Lorsqu’une entreprise se bat avec un comportement de silo, c’est à cause de luttes de pouvoir, de la peur, de l’inefficacité organisationnelle, ou simplement parce qu’elle ne prend pas la peine de mettre à jour les informations partagées. Lorsque les informations ne sont pas partagées, votre entreprise ne peut pas prendre les bonnes décisions, basées sur ces données.

BONNES PRATIQUES

La meilleure façon de surmonter ce défi est de normaliser les processus entre les départements et les fonctions. Choisissez des processus cohérents et bien définis pour le contrôle des tiers, l’embarquement, l’évaluation des risques, la diligence raisonnable, les audits et le suivi. La mise à disposition centralisée d’informations de tiers facilite le suivi et l’ensemble du processus de qualification. En travaillant avec un système de gestion des contractants, vous vous assurez:

• D’une vision uniforme de la collaboration
• Des objectifs communs
• D’une méthode de travail puissante
• D’une collaboration améliorée et plus fluide
• D’une communication cohérente entre les services et avec les tiers
• D’une sécurité accrue
• De moins de perte de temps
• D’un moyen efficace d’être couvert

LE TRANSFERT EFFECTIF DES RÈGLES DE SÉCURITÉ

La formation des contractants en matière de conformité et de sécurité est une exigence dans le secteur industriel. Ils sont utilisés pendant l’embarquement, de manière ponctuelle en cas de changement inattendu des règles de sécurité et à intervalles réguliers pour améliorer continuellement la sécurité du travail. On n’investit pas assez dans la formation à la sécurité. Dans de nombreux sites, il suffit de signer quelques papiers. Les règles de sécurité ne sont tout simplement pas ou pas suffisamment lues. L’objectif premier de la « sécurité » est mis de côté, avec pour résultat regrettable d’incidents de sécurité.

BONNES PRATIQUES

Des méthodes de formation solides nécessitent un investissement important en temps et en argent. Un peu plus de la moitié (53 %) des entreprises qui ont participé à une étude sur la formation à la conformité réalisée par le Brandon Hall Group consacrent entre 76 et 100 heures par an à la formation à la conformité. L’utilisation de l’e-learning (formation en ligne personnalisée) donne les meilleurs résultats.

• Elle réduit réellement les risques
• Elle est interactive et donc moins ennuyeuse
• Elle peut être réalisée dans différentes langues
• Vous pouvez tester vos contractants
• Elle peut être effectuée à distance et à l’avance

ONYX ONE

Onyx One est un système de gestion des contractants. Il s’agit d’une solution sûre permettant aux clients et aux entreprises contractantes de travailler ensemble rapidement et efficacement. Onyx One se concentre sur la qualification, la formation, l’administration, la sécurité et la vue d’ensemble. Travailler avec Onyx One permet de moderniser les politiques des entrepreneurs et contribue à une plus grande sécurité sur le lieu de travail.

Souhaitez-vous plus d’informations sur la manière dont le système Onyx One gère le processus de travail avec les tiers ? Et cela dans tous les services ? Onyx One est une plateforme tout-en-un qui aide le responsable de la sécurité, l’administration, le chef de projet, le responsable de la sécurité, le responsable de l’excellence commerciale / de la mise en œuvre, le responsable informatique et toutes les entreprises contractantes.

N’hésitez pas à nous contacter pour plus d’informations.