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Automatiser de manière optimale les processus opérationnels.

Votre entreprise est-elle prête pour l’avenir ?

Toute entreprise industrielle qui veut rester compétitive est en train de vivre une transformation numérique. Cependant, pour de nombreuses organisations, l’automatisation des processus reste un problème insurmontable. Comment l’aborder ? Quelles sont les raisons d’automatiser les processus ? Comment gérez-vous la résistance ? Quels sont les pièges ? Onyx vous donne un aperçu pratique.

L‘importance d’une vision claire

L’agilité opérationnelle est vitale pour qu’une entreprise puisse répondre à l’évolution toujours plus rapide des conditions du marché. Les projets d’automatisation gagnent donc de plus en plus de terrain. Ils permettent d’organiser les processus d’entreprise et l’organisation du travail de manière plus efficace et plus souple. Une vision stratégique claire est nécessaire pour orienter le processus de changement dans la bonne direction.

Une transition réussie de la situation actuelle à la nouvelle situation nécessite une vision claire. Mettez en évidence le pourquoi, le point de mire, le besoin et la conséquence et établissez ainsi les exigences.

Pourquoi automatiser un processus ?

Quels sont les éléments déclencheurs ? Quels sont les problèmes ? Où réside la force d’une solution numérique ? Quels sont les changements organisationnels ? Quel est l’objectif final ?

Quelques exemples :

  • Quels sont les problèmes ?
    Les grandes entreprises sous-traitent le travail à des tiers. La gestion du processus, en bref la gestion de la sous-traitance, prend beaucoup de temps, d’argent et comporte des risques importants pour la sécurité.
  • Où se trouve la force ?
    En travaillant avec Onyx One, la gestion des prestataires est gérée par un seul système de supervision. Le processus est largement automatisé et moins sujet aux erreurs humaines.
  • Quel est le but ultime ?
    Rationalisation et normalisation de la gestion des prestataires, ce qui permet de réduire les coûts et d’accroître la sécurité sur le site.
Objectif, désir et conséquence

Focus
Vous obtenez la bonne orientation en définissant les cadres qui soutiennent le processus de changement. L’accent est mis sur les choix stratégiques, les structures et les systèmes, les valeurs organisationnelles et les descriptions de tâches.

Souhaits
Une étape importante de la vision consiste à créer le désir de changer un processus. Le taux de réussite d’un changement de processus n’est possible que si l’ensemble de l’organisation souhaite changer. Pour ce faire, il faut impliquer les responsables dans le processus dès le début, mettre en place un groupe de projet (composé d’employés de différents départements) et communiquer de la bonne manière.

Résultat
Qu’est-ce que nous y gagnons ? Une vision claire prend en compte les conséquences concrètes pour toutes les parties concernées en termes de résultats, de coûts, de revenus et de perceptions.

L‘importance d’une bonne coopération

De nombreux efforts pour changer et numériser les processus sont compromis par la complexité interne de l’organisation. Pour près de la moitié des entreprises, le manque de collaboration apparaît comme l’un des principaux facteurs de risque. Quelle approche pouvez-vous utiliser pour promouvoir la cohésion organisationnelle et la collaboration productive ?

Sensibilisation
Pour réussir cette phase, il est important de communiquer de manière claire et cohérente dans toute l’organisation. Quel est le but de cette phase de sensibilisation ? S’assurer que tous les collaborateurs impliqués dans le processus comprennent clairement l’objectif des changements à venir. Si vos employés connaissent les implications des changements, cela élimine leurs craintes et la probabilité d’une perception positive est beaucoup plus élevée.

Compréhension
Il est important de fournir un aperçu clair et solide des changements qui auront lieu. L’objectif ultime de cette phase est de s’appuyer sur une perception positive. Vous suscitez la compréhension en stimulant des émotions telles que la confiance, l’optimisme et l’enthousiasme. Voyez, ressentez, changez au lieu de vous contenter de rhétorique, d’analyse et de réflexion. Communiquez en solutions et non en problèmes. Mettez en évidence les avantages pour les différents départements.

Acceptation
À ce stade du processus, les collaborateurs sont satisfaits des changements. C’est le moment idéal pour mettre en place une formation. Il assure l’imprégnation de l’information. Les besoins en formation sont élaborés en fonction des compétences, des connaissances et des comportements nécessaires à la mise en œuvre de la numérisation.

Engagement
Une fois qu’ils seront à l’aise avec la nouvelle normalité, les collaborateurs commenceront à chercher des moyens de rationaliser et d’améliorer encore les processus. Ce niveau d’engagement démontre que le nouveau processus a été mis en œuvre avec succès dans toute l’organisation.

Comment gérez-vous la résistance ?

Les employés et les tiers ne changeront leur façon de penser que s’ils voient l’avantage du changement et l’acceptent. Il ne suffit pas de dire au groupe cible visé ce qui va changer. L’accent doit être mis sur ce qui se passera si le changement n’est pas mis en œuvre. La démonstration d’avantages concrets (temps, efficacité, avantages financiers, …) facilitera également le changement.

Il est important que les personnes qui seront touchées par le changement aient les bonnes compétences. Une erreur courante : inciter les employés et les tiers à travailler d’une manière différente sans leur apprendre à adapter les instructions à leur situation individuelle. Un environnement de pratique, un accompagnement (individuel) par des coachs ou un service d’assistance et le temps nécessaire garantissent les meilleurs résultats.

Des modèles cohérents sont décisifs. Pour vaincre définitivement les résistances, il ne suffit pas de s’assurer que les personnes au sommet sont en phase avec les nouvelles méthodes de travail ; les modèles à tous les niveaux doivent raconter la même histoire. La façon dont les modèles de rôle gèrent leurs tâches peut varier, mais les valeurs sous-jacentes qui guident leur comportement doivent être cohérentes. Chacune de ces conditions est réalisée indépendamment ; ensemble, elles constituent un moyen d’inverser efficacement la résistance.

Comment choisir la bonne technologie ?

La technologie doit être un accélérateur, et non un frein, à l’ambition de votre organisation. Tirez-en parti en utilisant les nouvelles technologies pour prendre en charge les processus opérationnels essentiels, qu’il s’agisse d’effectuer des paiements ou de rationaliser la logistique. Il existe un large choix de produits sur étagère et sur mesure. Avec les récentes avancées dans le domaine des services en cloud, de l’IA (intelligence artificielle) et de la gestion des données, les options ne manquent certainement pas – mais comment choisir la technologie qui convient à votre entreprise ?

Quels sont les facteurs à prendre en compte ?

Il faut d’abord se demander si l’outil technologique vaut l’investissement. La solution vous permet-elle de rationaliser les activités et les processus quotidiens afin que vous puissiez vous concentrer davantage sur votre activité principale ? Ou s’agit-il simplement d’un  » plus  » ? Comment faites-vous ?

Examinez ce qui ne fonctionne pas de manière optimale

La technologie ne remplit sa véritable fonction que si elle accélère ou améliore les processus existants. Commencez donc votre « audit technologique » en évaluant – aussi objectivement que possible – ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. En identifiant les points sensibles de votre entreprise, vous serez en mesure de préciser ce que vous devez changer pour faire la différence. Par exemple, si les équipes ne communiquent pas aussi efficacement qu’elles le devraient, l’introduction d’une plateforme de collaboration pourrait constituer une avancée.

Estimez le champ d’application

Ne vous contentez pas de regarder les conditions qui affectent votre équipe maintenant, pensez à l’impact que la croissance aura. Si vos collaborateurs passent beaucoup de temps à effectuer des tâches répétitives, réfléchissez à la manière dont cela se traduira si vous développez vos activités. Gardez toujours l’évolutivité à l’esprit lorsque vous envisagez des solutions technologiques potentielles.

Calculez les coûts de mise en œuvre

Si vous envisagez une « solution technologique » qui est nouvelle pour tous les membres de votre organisation, n’oubliez pas de prendre en compte le coût de la formation et de l’intégration de votre équipe. Quel sera l’impact de ce système sur la productivité jusqu’à ce que votre équipe soit au point ? Dans une certaine mesure, vous pouvez contourner ce problème en choisissant une solution gérée qui prendra en charge la technologie sans surcharger vos ressources informatiques internes.

Choisissez le fournisseur informatique approprié

Le choix du bon fournisseur informatique est tout aussi important que celui de la bonne solution informatique. Une fois le contrat signé, votre fournisseur devient votre partenaire informatique. Veillez donc à choisir une organisation avec laquelle vous aimez travailler. Ils doivent être désireux de tout savoir sur vous, votre équipe et votre entreprise, et posséder l’expertise nécessaire pour vous guider et vous soutenir dans votre progression commune. Plus vous et votre partenaire serez en phase, plus votre relation sera fructueuse. C’est particulièrement important dans le cadre d’un engagement à long terme.

Comment parvenir à un accord ?

Une fois que vous avez choisi votre fournisseur préféré, vous devez vous mettre d’accord sur les conditions. Il y a souvent une certaine marge de manœuvre dans le modèle de tarification, mais soyez prêt à payer un prix juste pour le service dont vous avez besoin. Les services juridiques et financiers examineront l’accord ligne par ligne, ce qui devrait avoir un impact sur la date de début. Prévoyez quelques semaines supplémentaires dans votre emploi du temps.

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Onyx One est un système de gestion des prestataires développé à la demande de l’industrie et en coopération avec elle. Il s’agit d’un système fonctionnel qui gère la qualification et la collaboration avec les prestataires et les sous-traitants.

Quel est l’objectif visé ?

Augmenter l’efficacité et la sécurité de la collaboration et des opérations des tiers. Onyx One se concentre sur la qualification, la formation, l’administration, la sécurité et la supervision. Travailler avec Onyx One permet de moderniser les politiques des prestataires et contribue à une plus grande sécurité sur le lieu de travail.

POUR LE RESPONSABLE DE LA SÉCURITÉ

  • Respecter la loi bien-être (législation sur le travail avec des tiers).
  • Définir, rationaliser, automatiser et sécuriser les procédures internes de sécurité.

POUR L’ADMINISTRATION

  • La certitude de travailler avec des prestataires agréés.
  • Un flux de travail fortement réduit : toute la saisie des données est effectuée par le tiers.

POUR LE CHEF DE PROJET

  • Savoir exactement à quel entrepreneur faire appel pour un travail particulier.
  • La possibilité de communiquer avec le prestataire responsable.

POUR LE RESPONSABLE DE LA SÉCURITÉ

  • La possibilité d’autoriser ou de refuser facilement l’accès au site à des tiers.

POUR LE RESPONSABLE DE L’EXCELLENCE COMMERCIALE / DE LA MISE EN ŒUVRE

  • Des chiffres détaillés et des rapports clairs.
  • Vous disposez des éléments nécessaires pour une planification précise.
  • Vous pouvez facilement mettre en œuvre de nouvelles fonctionnalités.

POUR LE RESPONSABLE INFORMATIQUE

  • L’application cloud est entièrement gérée pour vous.
  • Pas besoin de serveurs, de sauvegardes ou de procédures d’urgence.
  • La certitude que toutes les données peuvent être exportées.
  • La possibilité d’intégrer d’autres applications telles que les systèmes d’accès.
  • Un service d’assistance entièrement externalisé.
  • SSO (Single Sign On) pour que vous gardiez le contrôle sur les personnes qui y ont accès.

POUR LE PRESTATAIRE

  • Gestion centrale des données pour plusieurs clients.
  • Partage facile des informations sur l’entreprise.
  • Communication rapide, simple et sécurisée avec les clients.
  • Notification automatique de l’expiration des certificats.
  • Qualification des sous-traitants.
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