L’émergence de la conformité juridique proactive dans la gestion des sous-traitants
L’illusion de contrôle
La conformité est perçue comme un mal nécessaire dans de nombreuses entreprises industrielles. Une obligation dictée par la loi, imposée par les audits et renforcée par le risque réel d’amendes et de sanctions. Cependant, une analyse plus approfondie révèle un problème plus profond. En réalité, de nombreuses entreprises estiment avoir leur conformité juridique sous contrôle, alors qu’elles ne font en réalité que courir après les faits.
Les entrepreneurs deviennent un facteur de plus en plus important dans la production industrielle et la maintenance, mais ils représentent également une source croissante de risques juridiques. En raison de la complexité de la réglementation, de la diversité des parties contractantes et de la résistance accrue des entrepreneurs aux exigences de conformité plus strictes, les entreprises risquent de perdre le contrôle de la situation. La question ne se limite plus à : « Respectons-nous les réglementations ? », mais devient : « Avons-nous réellement la maîtrise de notre conformité ? »
Cet article porte un regard critique sur la manière dont les entreprises gèrent la conformité légale dans la gestion des sous-traitants. Pourquoi les systèmes traditionnels échouent-ils ? Comment la technologie peut-elle transformer la conformité d’une obligation réactive en un avantage stratégique et proactif ?
La conformité n’est pas la même chose que le contrôle
Dans de nombreuses entreprises, la conformité légale est encore traitée comme une simple liste de vérification. Les documents sont collectés, les enregistrements sont cochés, et les audits sont réussis. Mais que se passerait-il si ces audits ne dévoilaient que la partie émergée de l’iceberg ? Selon une étude de Deloitte, plus de 70 % des entreprises considèrent la conformité comme un processus statique, alors qu’en réalité, la réglementation évolue constamment et les risques juridiques sont dynamiques. Cela constitue une véritable bombe à retardement, notamment en matière de gestion des sous-traitants.
Problèmes avec l’approche actuelle
Prise de moment au lieu d’une surveillance en temps réel Les entreprises effectuent des contrôles de conformité à des moments précis, mais n’ont pas de visibilité continue sur le statut de leurs contractants.
Travail administratif sans contexte De nombreux documents de conformité sont collectés et stockés, mais ne sont pas analysés pour détecter des motifs ou des anomalies risquées.
Résistance des entrepreneurs
Les entrepreneurs considèrent souvent les exigences de conformité comme une charge administrative et tentent de les minimiser, ce qui conduit les entreprises à avoir finalement moins de contrôle sur leur conformité.
Cas : Comment une seule erreur peut paralyser toute une usine
Une inspection de routine dans une raffinerie européenne a révélé qu’un entrepreneur travaillait sur une conduite haute pression sans la certification ATEX appropriée. Ce qui semblait d’abord être une simple erreur administrative s’est avéré être un problème plus profond : trois sous-traitants possédaient des certifications obsolètes ou manquantes. Les autorités n’ont pas accordé d’exception, ce qui a entraîné l’arrêt du site pendant 17 jours. Cela a causé d’énormes pertes financières, des problèmes de livraison et une révision complète du système de conformité. Un petit manquement en matière de conformité s’est transformé en une crise aux conséquences considérables.
Les conséquences
L’usine est restée à l’arrêt pendant 17 jours, ce qui a entraîné une perte de production estimée à plus de 41 millions d’euros.
Les fournisseurs et les clients ont exigé des compensations pour les retards, ce qui a conduit à des différends contractuels et à des dommages à la réputation.
Des entrepreneurs urgents ont dû être engagés pour reprendre les travaux interrompus et les réaliser conformément à la réglementation, ce qui a encore augmenté les coûts.
Cela qui a mal tourné
La conformité était traitée comme un processus à vérifier une seule fois, tandis que les certifications doivent être surveillées en permanence.
Il n’y avait pas de visibilité en temps réel sur le statut de conformité des sous-traitants, ce qui faisait que les certifications obsolètes n’étaient remarquées que lorsqu’il était trop tard.
La responsabilité de la conformité des entrepreneurs était fragmentée entre plusieurs départements, sans supervision centralisée.
La transition vers une conformité dynamique et proactive
La seule manière d’obtenir un véritable contrôle de la conformité des entrepreneurs est de passer de la conformité statique à la conformité dynamique. Cela signifie que les entreprises ne se contentent plus d’attendre les audits ou les incidents, mais utilisent en permanence des données en temps réel pour surveiller et prédire les statuts de conformité.
Que signifie la conformité proactive ?
Validation et surveillance automatiques : Au lieu de simplement collecter des documents, les données provenant de différentes sources sont vérifiées en continu. Par exemple, un entrepreneur ne doit pas seulement posséder une certification valide, mais celle-ci doit également être vérifiée automatiquement à chaque visite sur le site.
Évaluation du risque des entrepreneurs : Grâce à l’analyse des données et à l’apprentissage automatique, les entreprises peuvent établir automatiquement un profil de risque pour chaque entrepreneur. Ainsi, les entrepreneurs présentant un profil de risque plus élevé peuvent être contrôlés plus fréquemment, tandis que les partenaires fiables subissent moins de charges administratives.
Prévision de conformité pilotée par l’IA : Les entreprises peuvent utiliser des algorithmes pour prédire où des risques de non-conformité pourraient survenir. Cela peut se baser sur des comportements historiques, des évolutions réglementaires ou des conditions opérationnelles.
Pourquoi la résistance des entrepreneurs représente une opportunité stratégique
Une plainte fréquemment entendue de la part des entrepreneurs est que les exigences de conformité deviennent de plus en plus strictes et complexes. Cela entraîne des frustrations, des retards et parfois même des ruptures de contrat.
Mais que se cette résistance représentait une opportunité ? Les entreprises qui transformèrent la conformité en un avantage de collaboration plutôt qu’une obligation, remportent des succès à long terme.
Comment les entreprises rendent-elles la conformité attrayante pour les contractants ?
Accès plus rapide pour les entrepreneurs conformes En numérisant la conformité et en accordant un accès plus rapide aux projets pour les entrepreneurs ayant un taux de conformité élevé, un avantage économique se crée pour les entreprises qui investissent effectivement dans la conformité.
Le partage de données comme incitation
Certaines entreprises offrent aux entrepreneurs une visibilité sur leurs propres données de conformité et sur leurs performances par rapport à celles des concurrents. Cela crée un moteur pour améliorer la sécurité et la conformité.
La conformité comme avantage concurrentiel Les grands acteurs industriels choisissent de plus en plus souvent des entrepreneurs qui sont clairement conformes. En simplifiant et en rendant la conformité plus transparente, les entreprises peuvent aider leurs entrepreneurs à devenir plus attractifs pour de futurs projets.
Fait
Selon une étude de McKinsey, les entreprises qui numérisent leur conformité enregistrent jusqu’à 40 % de disputes contractuelles en moins et une collaboration nettement améliorée avec les entrepreneurs.
Pourquoi la gestion documentaire représente un risque de conformité sans une gestion centralisée des contrats.
Dans de nombreuses entreprises, la gestion des documents obligatoires tels que les formulaires LIMOSA, DIMONA et A1 reste encore fragmentée. Les départements des ressources humaines, juridiques et les équipes opérationnelles travaillent chacune avec leurs propres systèmes, tandis que la responsabilité finale en matière de conformité n’est souvent pas clairement définie. Cela conduit à des situations où des sous-traitants travaillent sur un site sans enregistrement valide, sans que personne ne s’en aperçoive, jusqu’à ce qu’une inspection ou un incident révèle la lacune.
Un système de gestion des entrepreneurs offre une solution en centralisant la gestion des documents de conformité et en les contrôlant de manière dynamique. Cela évite que les certifications ne soient examinées qu’au moment d’un audit ou d’une crise. Des systèmes intelligents relient des données provenant de différentes sources, de sorte que les entrepreneurs n’obtiennent l’accès à un site que lorsque tous les documents obligatoires sont à jour et validés. Ainsi, la conformité passe d’une tâche manuelle et sujette aux erreurs à un processus automatisé qui élimine proactivement les risques.
« Nous recommandons Onyx One sans aucune hésitation ! De nombreux entrepreneurs de notre entreprise ont déjà travaillé avec ce système et cela nous a convaincus. Nous sommes satisfaits de la plateforme et de la collaboration. »
Fons Huybrechts Conseiller en Prévention Opérationnelle – Bayer Agriculture bv
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