Gérer les prestataires par le biais d’une solution numérique


Gérer les prestataires par le biais d’une solution numérique

Qu’elles le veuillent ou non, la transformation numérique figure en bonne place sur la liste des priorités de nombreuses entreprises manufacturières. Cette transition vers un autre modèle d’entreprise ou un autre mode d’organisation, dans lequel les technologies numériques jouent un rôle majeur, permet d’optimiser les processus existants. Avez-vous déjà pensé à une solution numérique pour collaborer avec vos prestataires ? En effet, les entreprises industrielles étant plus contrôlées que jamais, il est crucial qu’elles aient une approche stratégique et systématique de la gestion de toutes leurs relations avec les tiers. Un système numérique de gestion des contractuels réduit l’erreur humaine au minimum, de sorte qu’aucun risque n’est négligé. Après tout, les tiers sont essentiels à votre entreprise en raison de leurs compétences et de leur expertise spécialisées. Mais qu’en est-il du flux de travail ? Et qu’en est-il des problèmes de sécurité que peuvent causer les personnes tierces ? Avez-vous une idée précise des prestataires présents sur le site ? Vous êtes sûr ? Même s’il s’agit de sous-traitants ? Tous les départements sont-ils impliqués dans la même ligne ? La numérisation de la gestion des prestataires empêche les tiers d’être ou de devenir le maillon faible de votre chaîne de sécurité.



UNE NOUVELLE FAÇON DE TRAVAILLER

Darwin l’a dit en 1800 : « Ce n’est pas le plus fort de l’espèce qui survit, ni le plus intelligent, mais celui qui réagit le mieux au changement. » Une déclaration qui est plus pertinente que jamais. Dans l’industrie, s’adapter signifie avant tout être agile, même lorsqu’il s’agit de travailler avec des tiers. Les entreprises doivent identifier, évaluer, atténuer et contrer les menaces que représente la collaboration avec des tiers. Seule une solution numérique puissante, intégrée et proactive peut permettre d’atteindre ces objectifs. Le système doit garantir la sécurité, être évolutif et permettre à votre organisation et aux tiers de gagner du temps.

QUEL EST L‘OBJECTIF D’UN SYSTÈME DE GESTION DES PRESTATAIRES ?

Un système de gestion des entrepreneurs est un système de contrôle qui garantit que les objectifs de performance sont atteints en ce qui concerne les tiers. Il garantit une sécurité accrue des processus, une sécurité renforcée des personnes et une exécution sûre des travaux. Un système de gestion des prestataires permet de sélectionner, de qualifier, de contrôler et de surveiller les tiers avec lesquels vous travaillez. Il en résulte un gain de temps, le respect des procédures, une vue d’ensemble centrale et une sécurité accrue.



QUELS SONT LES RISQUES LIÉS À DES prestataires AUXQUELS IL FAUT S’ATTAQUER ?

Plusieurs départements impliqués et différents systèmes… lorsque personne n’est en charge de la gestion des risques, cela entraîne des redondances, des inefficacités et une augmentation des coûts. Les entreprises doivent déployer d’importants efforts manuels pour collecter et analyser des ensembles de données de plus en plus volumineux, mais n’ont qu’une connaissance limitée du secteur ou des processus.
Quels sont les risques liés aux contractuels auxquels l’industrie est confrontée ?

  • Les silos de décision et de données empêchent le partage de l’information.
  • L’absence de gestion de l’information de bout en bout empêche toute surveillance.
  • Une surveillance inadéquate des entreprises contractantes, de leurs employés et des risques qu’elles présentent.
  • Pas de système approprié pour la gestion des risques.
  • Attention insuffisante à l’assurance qualité et/ou à l’établissement de rapports.
  • Des décisions erronées prises par le prestataire en raison de règles de sécurité trop nombreuses ou peu claires.
  • Visibilité insuffisante des personnes présentes sur le site et des tâches effectuées.
  • Un suivi inadéquat des performances pour évaluer quels prestataires présentent des risques plus importants et quels domaines doivent être améliorés.
  • Systèmes basés sur le papier ou systèmes multiples entraînant une surcharge bureaucratique.



GESTION CLASSIQUE CONTRE GESTION NUMÉRIQUE DES PRESTATAIRES









ActionGestion classique des prestatairesGestion numérique des prestataires
La planification et la répartitionLa planification et la répartition sont gérées à l’aide d’un mélange d’outils hors ligne tels que des tableaux blancs, des feuilles de calcul, des appels téléphoniques, des courriels et des messages texte. Vous obtenez des employés prestataires changeants qui ne connaissent pas toujours les règles de sécurité. Un aperçu précis et centralisé du planning grâce à un environnement en ligne. La certitude que le personnel contractuel ne change pas constamment et qu’il est correctement formé.
Échange de données L’échange de données se fait par courrier, par téléphone et par la poste. Une préparation longue et compliquée. Le risque de dossiers incomplets, de malentendus et d’erreurs humaines est élevé. Référentiel central de données sur les entrepreneurs, facilement accessible. Toutes les informations requises sont saisies dans un environnement unique par l’entreprise contractante via un système d’autogestion des entrepreneurs. Le prestataire reste responsable des performances en matière de sécurité, de la formation, des assurances et d’autres exigences importantes.
Sécurité Les contrôles de sécurité sont manuels et sporadiques. Il n’y a pas de vue d’ensemble centrale. Approche fragmentée et incomplète des indicateurs de sécurité. L’accent mis sur les indicateurs clés, tels que les évaluations des risques avant la mise en service, le signalement des accidents évités de justesse et le partage des enseignements tirés, contribue à accroître la sécurité du site.
Diligence raisonnable La vérification étant effectuée manuellement, elle devient un processus long et sujet aux erreurs. Vous n’avez aucun aperçu des documents requis par la loi. Grâce aux informations recueillies sur l’entreprise (qualifications, licences, enregistrements, etc.), vous démontrez que toutes les procédures sont conformes à la loi. La vérification est en grande partie automatique.
FormationLa formation sur la sécurité à l’arrivée n’est pas suivie ou est incomplète. Les règles de sécurité ne sont pas ou insuffisamment connues. L’entreprise contractante considère la sécurité comme une information périphérique. Des formations personnalisées en ligne qui peuvent être suivies à l’avance ou sur place. En ajoutant des questions de test, l’entrepreneur est tenu de suivre attentivement la formation. Possibilité d’importer des films et des inductions de portail existants. Vous pouvez prouver que vos entrepreneurs ont effectué leur induction générale et spécifique au site ou au projet.
Évaluation des risques Aucune nuance dans l’attribution des tâches. Absence d’un système d’évaluation des risques au niveau des tâches à accomplir. Pas d’aperçu clair de l’historique de sécurité de l’entreprise contractante. Attribution d’exigences de sécurité liées au niveau de risque du travail à effectuer. Visibilité totale des performances en matière de sécurité pendant la préqualification.
CommunicationLes courriers sont perdus ou ne reçoivent pas de réponse, vous avez la mauvaise personne en ligne et des messages importants sont perdus. Une mauvaise communication entraîne la méfiance, la frustration et les conflits. Un système de communication entièrement intégré réduit les coûts liés aux défaillances. Une bonne communication entre le client et l’entrepreneur permet d’améliorer la planification et la coordination, de réduire les contraintes de temps et d’améliorer les performances des parties externes. La communication reste traçable.



À QUELLES EXIGENCES UN SYSTÈME DE GESTION DES SERVICES DOIT-IL SE CONFORMER ?

Assurez-vous que le système que vous choisissez répond aux exigences suivantes :

  • Il est simple et convivial, tant pour les employés internes que pour les entreprises contractantes.
  • Il s’agit d’une solution SAAS (software as a service). Le fournisseur se charge de la gestion et de la maintenance.
  • Il facilite la communication et simplifie l’utilisation pour tous les types d’utilisateurs.
  • Il permet à vos prestataires d’accéder à l’information, à la formation et à la gestion autonome des informations personnelles (y compris les licences, les certifications).
  • Il s’intègre à d’autres systèmes (comme votre système d’accès par exemple).
  • Il est conforme à la législation européenne.
  • Il est flexible (vous pouvez adapter le système aux besoins spécifiques de votre entreprise).
  • Le fournisseur offre un soutien tout au long de la période de mise en œuvre (via le helpdesk, les ateliers de gestion du changement, …).
  • Le fournisseur offre une assistance après la mise en œuvre du système (pour le client et pour l’entrepreneur).
  • Le système prend en charge les autorisations des utilisateurs.
  • Le système fonctionne avec des niveaux d’accès et des niveaux de poste.


« Le client dispose d’un outil simple pour le suivi, de données plus précises et de critères clairs selon un processus sans ambiguïté. »



Onyx One

Le système de gestion des prestataires de l’industrie

Onyx One a tout ce que vous attendez d’un système de gestion des contractants. Il automatise tous les processus de qualification, intègre une formation à la sécurité en ligne et fait passer votre gestion des contractants au niveau supérieur. Il s’agit d’un système développé à la demande et en coopération avec l’industrie européenne.


« Les procédures sont beaucoup plus rapides et nous disposons d’informations précises et complètes. En outre, notre plate-forme pour prestataires nous permet de rationaliser et de simplifier considérablement le difficile processus de suivi. Nous savons maintenant exactement avec qui nous travaillons. »

N’hésitez pas à demander une démonstration. Appelez-nous au +32 9 269 80 21 ou laissez vos coordonnées ici.

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