Sous-traitance industrielle
Verminder de risico’s
D’un point de vue industriel, les avantages du recours aux sous-traitants sont nombreux. Les entreprises peuvent faire appel à des compétences complémentaires et/ou spécifiques. Le recours à la sous-traitance permet une plus grande flexibilité dans l’organisation du travail et une réduction potentielle des coûts. 74 % des entreprises disposant d’installations industrielles font appel à des tiers (source : INSEE). Mais travailler avec des tiers comporte aussi des risques. Dans le cadre de la gestion de vos sous-traitants, une bonne gestion des risques est essentielle.
Quels sont les risques ? Quelles sont les meilleures pratiques ?
De gevaren
Controleverlies over installatie en activiteit
Une sous-traitance mal gérée compromet la vue d’ensemble du client. Il lui manque des informations essentielles sur l’état de ses installations et sur les travaux effectués par des tiers. En effet, moins de travailleurs permanents sont présents lors des interventions. Les informations recueillies sur les installations sont moins nombreuses et les déviations ou les dommages sont moins rapidement constatés. La fragmentation des tâches et des responsabilités, ainsi que l’absence de vision globale, créent des risques importants.
Où le bât blesse-t-il ?
Lors de la préparation des règlements de contrôle
Souvent, l’expertise du personnel interne n’est pas suffisamment adaptée aux réalités du terrain et à la mise en œuvre des activités externalisées. Cela est dû à un manque de retour d’expérience sur le terrain et complique la détermination des exigences en matière de gestion des risques (les sources de danger, les contre-mesures associées, les précautions à prendre, etc.)
Lors du contrôle et de la surveillance des activités externalisées
Comme les employés du client n’effectuent pas de tâches techniques (et que les techniques évoluent constamment), leur capacité à juger de la qualité du travail n’est souvent pas suffisante. Ceci est pernicieux lors de la qualification d’un sous-traitant et/ou du contrôle du travail effectué.
Tijdens de aanbesteding
Lorsque le taux d’externalisation est élevé, il arrive que les choses se passent mal lors de l’élaboration du cahier des charges du travail à effectuer. Cela est dû à une méconnaissance des installations et des activités. Cela se produit souvent lorsque le rédacteur du cahier des charges est éloigné du site (services centraux, par exemple).
Onvoldoende risicobeheersing aan de contractorkant
Le contractant, surtout lorsqu’il agit de manière ad hoc, n’a pas toujours une bonne compréhension des risques associés aux installations dans lesquelles ou sur lesquelles il travaille. Même les restrictions d’urgence, ajoutées pour minimiser les interruptions de production, aggravent parfois la situation. La prise en charge des risques (surtout dans les installations complexes) nécessite des mesures d’accompagnement spécifiques et du temps. Sa pérennité n’est pas garantie. Enfin, un manque de communication mutuelle entre le client et l’entrepreneur entrave une gestion efficace des risques.
Een verzwakking van het proces
La durée limitée des contrats et le changement de contractant entraînent souvent une certaine instabilité des compétences déployées et la perte de la « mémoire » de l’installation. Par conséquent, des mécanismes de collaboration puissants sont compromis. Ce problème se pose également pour les contrats à long terme, lorsque l’entreprise contractante est confrontée à une forte rotation du personnel.
Risques pris par le contractant
Le client est conscient des risques liés au travail et doit les partager avec l’entrepreneur. Cependant, ce dernier peut lui-même créer de nouveaux risques, dont la nature et les conséquences sont parfois difficiles à évaluer. Cela se produit encore plus souvent lorsque l’entreprise contractante travaille avec des sous-traitants.
Plusieurs interventions peuvent avoir lieu simultanément : certaines sont effectuées par l’entreprise extérieure et d’autres par l’opérateur lui-même ou par d’autres prestataires de services. Cela crée de nouveaux risques tels que des changements dans l’environnement de travail, les matériaux présents, le fonctionnement des systèmes, etc. De plus, les actions de coordination et de planification deviennent beaucoup plus complexes.
Les activités d’externalisation peuvent ne pas s’accompagner d’une externalisation de la gestion des risques. Le client peut être tenté de penser que l’externalisation est également une exemption de la gestion des risques, sous prétexte que le contractant possède les qualifications et certifications requises.
En cas d’incident impliquant un tiers, on cherche souvent à le blâmer au lieu d’examiner le contexte socio-technique. Mais n’oubliez pas que le client reste responsable de la définition, de l’application et de la mise en œuvre du cadre de contrôle de la gestion des risques.
Le travail est effectué avec des sous-traitants
Lorsqu’un travail est délégué à un sous-traitant, la situation contractuelle devrait être la même que celle qui existe entre l’entrepreneur et le client. Cependant, ce niveau intermédiaire peut être source de difficultés et entraîner la non-prise en compte des responsabilités.
Les pressions économiques, les pressions de production, l’optimisation des délais et des coûts…, pèsent sur l’attention portée à la préparation, au contrôle et à la livraison du travail, qui sont parfois considérées comme des « tâches improductives ». Pourtant, ces tâches sont cruciales.
Er wordt met subcontractoren (onderaannemers) gewerkt
Dit leidt vaak tot een verlies aan organisatorische flexibiliteit en een verminderd reactievermogen.
Een breuk in de vertrouwensrelatie
Regelmatige openbare aanbestedingen kunnen ertoe leiden dat dienstverleners, om hun belangen te beschermen, beslissen om bepaalde informatie niet met de opdrachtgever te delen. Dit kan gaan over het achterhouden van specifieke know-how of werkmethoden. Of het verzwijgen van moeilijkheden, die zich tijdens de interventie voordeden, uit angst voor sancties of om zijn rating niet te verliezen.
De opdrachtgever investeert minder in risicoanalyse
Vaak worden taken die als minder interessant worden beschouwd (logistiek, afvalbeheer,…) uitbesteed en niet altijd onderworpen aan een robuuste risicoanalyse. Dat is ook zo voor bijkomende werkzaamheden die op het laatste moment worden toegevoegd. De reikwijdte van de werkzaamheden kan verder gaan dan wat oorspronkelijk gepland was (« als je toch bezig bent… »). In de meeste gevallen worden deze aanvullende werken niet aan de initiële risicoanalyse onderworpen en houden ze dus een bijkomend risico in.
Good practices
Stem de aanbestedingen af op de behoeften in het veld
Vaak bevatten contracten, opgesteld door centrale (of nationale/internationale) diensten, eisen die niet afgesteld zijn op de vereisten van een specifieke site of de lokale situatie. Dit heeft een nefaste invloed op de uitgevoerde prestaties en de veiligheid. Een nauwe en centrale samenwerking tussen de inkoopafdeling, technische afdelingen en afdelingen belast met risicobeheer biedt soelaas.
Ga niet voor de goedkoopste
Het financiële aspect moet op de tweede plaats komen, na kwaliteit en veiligheid. Streef naast de verlaging van de kosten naar een gezond netwerk van contractoren en hou rekening met de levensvatbaarheid van deze bedrijven.
Leg de verantwoordelijkheden van alle actoren contractueel vast
Zorg voor een duidelijke verdeling van de uit te voeren controles tijdens en na de werkzaamheden. Leg ook duidelijk de taken vast van voorbereidend werk (schoonmaken van tanks, aarding, legen van tanks, enz.). Integreer in de budgetten tijd voor zelfcontrole of toezicht. Dit stelt de contractorfirma in staat deze posten te budgetteren. Zorg dat ook aan subcontractoren dezelfde eisen worden gesteld.
Zorg voor doeltreffende veiligheidstraining
De training moet zo opgesteld worden dat ze voldoet aan de risico’s verbonden aan het werk en de context waarin de job wordt uitgevoerd. Zorg ervoor dat de training ook effectief gevolgd wordt en las een testmoment in. Leg duidelijke sancties op voor het negeren of het met een korrel zout nemen van veiligheidsvoorschriften.
Zorg voor een waterdichte kwalificatie
Zorg dat aan alle kwalificatie-eisen voldaan wordt, zowel op bedrijfs- als op persoonsniveau. Hou rekening met hun ervaring en kijk na of ze over de nodige machtigingen beschikken.
Trek tijd uit voor een degelijke risicoanalyse
Bepaal de passende preventie-, beschermings- en risicobeperkende maatregelen en deel de analyse met de contractor. Op basis van deze analyse moet contact opgenomen worden met de diensten die door de interventies kunnen worden beïnvloed. Communiceer hen duidelijk de aard en de duur van de geplande werken, zodat elke dienst in staat is de voor hen verbonden risico’s te analyseren. Neem geen genoegen met een jaarlijks generiek preventieplan voor jaarcontracten. Zorg dat dit op regelmatige basis wordt bijgewerkt. Voorzie contractuele mechanismen die spoedeisende werkzaamheden beoordelen voordat de interventie begint.
Investeer in een vertrouwensrelatie
Het scheppen van een klimaat van vertrouwen zal de samenwerking vergemakkelijken. Wilt u de impact van uw risicobeheer verhogen? Verschuif dan de focus van sancties naar corrigerende maatregelen. Wanneer de opdrachtgever luistert, analyseert en corrigeert, zal hij veel meer feedback en input van de contractor bekomen.
Onyx one
Een sterke risicopreventie zorgt ervoor dat het werken met contractoren een troef is in plaats van een bron van ergernis en gevaar. Onyx One, het contractor management systeem van de industrie, organiseert en monitort de samenwerking tussen de opdrachtgever en de contractorbedrijven. Het is een stabiel, compleet en betrouwbaar systeem, dat instaat voor het kwalificatieproces, de onboarding en de opvolging van contractoren en subcontractoren (aannemers en onderaannemers). Het is intuïtieve cloud software, opgebouwd uit verschillende modules. Neem contact op voor verdere informatie of een demo.
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Bronvermelding: aria.developpement-durable.gouv.fr