Industriële uitbesteding
Verminder de risico’s
Vanuit industrieel oogpunt zijn de voordelen van het inzetten van contractoren talrijk. Ondernemingen kunnen beroep doen op aanvullende en/of specifieke vaardigheden. Het inzetten van contractoren zorgt voor een grotere flexibiliteit in de werkorganisatie en een potentiële kostenvermindering. 74% van de ondernemingen met industriële installaties doet beroep op derden (bron: INSEE). Maar het werken met derden houdt ook risico’s in. Binnen uw contractor management is een sterk risicobeheer essentieel.
Wat zijn de gevaren? Wat zijn de best practices?
De gevaren
Controleverlies over installatie en activiteit
Door een slecht beheerde onderaanneming komt het overzicht van de opdrachtgever in het gedrang. Hij mist essentiële informatie over de toestand van zijn installaties en over de werkzaamheden, uitgevoerd door derden. Dit komt doordat er tijdens de interventies minder vaste werknemers aanwezig zijn. Er wordt minder informatie verzameld over de installaties en afwijkingen of schade wordt mindert snel opgemerkt. De versnippering van taken en verantwoordelijkheden en het gebrek aan een globale visie, zorgt voor grote risico’s.
Waar gaat het fout?
Tijdens het opmaken van de controlevoorschriften
Vaak is de deskundigheid van het interne personeel niet voldoende toegespitst op de realiteit van het veld en de uitvoering van de uitbestede activiteiten. Dit komt door een gebrek aan feedback en ervaring op het terrein en bemoeilijkt het bepalen van de vereisten voor risicobeheersing (de bronnen van gevaar, de bijbehorende tegenmaatregelen, te nemen voorzorgsmaatregelen, etc.).
Bij het controleren en monitoren van de uitbestede activiteiten
Doordat werknemers van de opdrachtgever geen technische taken uitvoeren (en de technieken constant evolueren), voldoet vaak hun vermogen om de kwaliteit van het werk te beoordelen niet. Dit is nefast tijdens het kwalificeren van een onderaannemer en/of het controleren van het verrichte werk.
Tijdens de aanbesteding
Wanneer het percentage uitbestedingen hoog is, loopt het soms fout tijdens het opstellen van specificaties voor de uit te voeren job. Dit komt door een gebrek aan kennis van de installaties en activiteiten. Dit komt vaak voor als de opsteller van de vereisten zich ver van de site bevindt (centrale diensten bv).
Onvoldoende risicobeheersing aan de contractorkant
De contractor, vooral wanneer hij ad hoc optreedt, heeft niet altijd een goed inzicht in de risico’s die verbonden zijn aan de installaties waarin of waaraan hij werkt. Ook noodbeperkingen, die worden toegevoegd om de productieonderbrekingen tot een minimum te beperken, verergeren soms de situatie. Het zich eigen maken van risico’s (vooral in complexe installaties) vereist specifieke ondersteunende maatregelen en tijd. De duurzaamheid ervan is niet gegarandeerd. Ten slotte staat een gebrek aan wederzijdse communicatie tussen de opdrachtgever en de aannemer een efficiënte risicobeheersing in de weg.
Een verzwakking van het proces
De beperkte duur van contracten en het veranderen van contractor leidt vaak tot een zekere instabiliteit van de ingezette vaardigheden en het verlies van ‘het geheugen’ van de installatie. Daardoor komen krachtige samenwerkingsmechanismen in het gedrang. Dit probleem stelt zich eveneens bij langdurige contracten, wanneer de contractorfirma kampt met een groot personeelsverloop.
Genomen risico’s door de contractor
De opdrachtgever is zich bewust van de risico’s die aan de job verbonden zijn en moet ze delen met de contractor. Deze laatste kan echter zelf nieuwe risico’s veroorzaken, waarvan de aard en de gevolgen soms moeilijk te overzien zijn. Dit gebeurt nog vaker wanneer de contractorfirma werkt met subcontractoren.
Een veelheid aan activiteiten
Verschillende interventies kunnen simultaan plaatsvinden: sommige worden uitgevoerd door de externe onderneming en andere door de exploitant zelf of door andere dienstverleners. Dit zorgt voor nieuwe risico’s zoals wijzigingen in de werkomgeving, de aanwezige materialen, de werking van de systemen, enz. Bovendien worden de coördinatie- en planningsacties een stuk complexer.
De verantwoordelijkheden van de opdrachtgever
Het uitbesteden van activiteiten mag niet gepaard gaan met de uitbesteding van de risicobeheersing. De opdrachtgever kan geneigd zijn te denken dat het uitbesteden van een taak ook een vrijstelling is van risicobeheer, onder het voorwendsel dat de contractor de vereiste kwalificaties en certificaties heeft.
De contractor wordt automatisch als schuldige beschouwd
Bij een incident waarbij een derde partij betrokken is, wordt vaak naar een schuldige gezocht in plaats van te kijken naar de sociaal-technische context. Maar, vergeet niet, de opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor het definiëren, toepassen en uitvoeren van het controlekader voor risicobeheersing.
Er wordt met subcontractoren (onderaannemers) gewerkt
Wanneer een job gedelegeerd wordt aan een subcontractor, moet de contractuele situatie dezelfde zijn als die tussen de contractor en de opdrachtgever. Dit intermediair niveau kan echter moeilijkheden veroorzaken, waardoor verantwoordelijkheden niet opgenomen worden.
De gevolgen van de financiële druk op risicobeheer
De economische druk, productiedruk, optimalisering van termijnen en kosten…, weegt op de aandacht die wordt besteed aan de voorbereiding, controle en oplevering van de werkzaamheden, die soms als “onproductieve taken” worden beschouwd. Toch zijn deze taken van cruciaal belang.
Er wordt met subcontractoren (onderaannemers) gewerkt
Dit leidt vaak tot een verlies aan organisatorische flexibiliteit en een verminderd reactievermogen.
Een breuk in de vertrouwensrelatie
Regelmatige openbare aanbestedingen kunnen ertoe leiden dat dienstverleners, om hun belangen te beschermen, beslissen om bepaalde informatie niet met de opdrachtgever te delen. Dit kan gaan over het achterhouden van specifieke know-how of werkmethoden. Of het verzwijgen van moeilijkheden, die zich tijdens de interventie voordeden, uit angst voor sancties of om zijn rating niet te verliezen.
De opdrachtgever investeert minder in risicoanalyse
Vaak worden taken die als minder interessant worden beschouwd (logistiek, afvalbeheer,…) uitbesteed en niet altijd onderworpen aan een robuuste risicoanalyse. Dat is ook zo voor bijkomende werkzaamheden die op het laatste moment worden toegevoegd. De reikwijdte van de werkzaamheden kan verder gaan dan wat oorspronkelijk gepland was (“als je toch bezig bent…”). In de meeste gevallen worden deze aanvullende werken niet aan de initiële risicoanalyse onderworpen en houden ze dus een bijkomend risico in.
Good practices
Stem de aanbestedingen af op de behoeften in het veld
Vaak bevatten contracten, opgesteld door centrale (of nationale/internationale) diensten, eisen die niet afgesteld zijn op de vereisten van een specifieke site of de lokale situatie. Dit heeft een nefaste invloed op de uitgevoerde prestaties en de veiligheid. Een nauwe en centrale samenwerking tussen de inkoopafdeling, technische afdelingen en afdelingen belast met risicobeheer biedt soelaas.
Ga niet voor de goedkoopste
Het financiële aspect moet op de tweede plaats komen, na kwaliteit en veiligheid. Streef naast de verlaging van de kosten naar een gezond netwerk van contractoren en hou rekening met de levensvatbaarheid van deze bedrijven.
Leg de verantwoordelijkheden van alle actoren contractueel vast
Zorg voor een duidelijke verdeling van de uit te voeren controles tijdens en na de werkzaamheden. Leg ook duidelijk de taken vast van voorbereidend werk (schoonmaken van tanks, aarding, legen van tanks, enz.). Integreer in de budgetten tijd voor zelfcontrole of toezicht. Dit stelt de contractorfirma in staat deze posten te budgetteren. Zorg dat ook aan subcontractoren dezelfde eisen worden gesteld.
Zorg voor doeltreffende veiligheidstraining
De training moet zo opgesteld worden dat ze voldoet aan de risico’s verbonden aan het werk en de context waarin de job wordt uitgevoerd. Zorg ervoor dat de training ook effectief gevolgd wordt en las een testmoment in. Leg duidelijke sancties op voor het negeren of het met een korrel zout nemen van veiligheidsvoorschriften.
Zorg voor een waterdichte kwalificatie
Zorg dat aan alle kwalificatie-eisen voldaan wordt, zowel op bedrijfs- als op persoonsniveau. Hou rekening met hun ervaring en kijk na of ze over de nodige machtigingen beschikken.
Trek tijd uit voor een degelijke risicoanalyse
Bepaal de passende preventie-, beschermings- en risicobeperkende maatregelen en deel de analyse met de contractor. Op basis van deze analyse moet contact opgenomen worden met de diensten die door de interventies kunnen worden beïnvloed. Communiceer hen duidelijk de aard en de duur van de geplande werken, zodat elke dienst in staat is de voor hen verbonden risico’s te analyseren. Neem geen genoegen met een jaarlijks generiek preventieplan voor jaarcontracten. Zorg dat dit op regelmatige basis wordt bijgewerkt. Voorzie contractuele mechanismen die spoedeisende werkzaamheden beoordelen voordat de interventie begint.
Investeer in een vertrouwensrelatie
Het scheppen van een klimaat van vertrouwen zal de samenwerking vergemakkelijken. Wilt u de impact van uw risicobeheer verhogen? Verschuif dan de focus van sancties naar corrigerende maatregelen. Wanneer de opdrachtgever luistert, analyseert en corrigeert, zal hij veel meer feedback en input van de contractor bekomen.
Onyx one
Een sterke risicopreventie zorgt ervoor dat het werken met contractoren een troef is in plaats van een bron van ergernis en gevaar. Onyx One, het contractor management systeem van de industrie, organiseert en monitort de samenwerking tussen de opdrachtgever en de contractorbedrijven. Het is een stabiel, compleet en betrouwbaar systeem, dat instaat voor het kwalificatieproces, de onboarding en de opvolging van contractoren en subcontractoren (aannemers en onderaannemers). Het is intuïtieve cloud software, opgebouwd uit verschillende modules. Neem contact op voor verdere informatie of een demo.
[av_postslider link=’category,129′ wc_prod_visible=” wc_prod_hidden=’hide’ wc_prod_featured=” prod_order_by=” prod_order=” date_filter=” date_filter_start=” date_filter_end=” date_filter_format=’yy/mm/dd’ period_filter_unit_1=’1′ period_filter_unit_2=’year’ items=’9′ offset=’0′ contents=’title’ columns=’3′ preview_mode=’auto’ image_size=’portfolio’ autoplay=’no’ interval=’5′ img_scrset=” lazy_loading=’disabled’ alb_description=” id=” custom_class=” template_class=” av_uid=’av-kz3t4ghr’ sc_version=’1.0′]
Bronvermelding: aria.developpement-durable.gouv.fr