Een SaaS-oplossing voor het kwalificeren en beheren van uw contractoren

U werkt met derden en wordt geconfronteerd met organisatorische en compliance risico’s? U kunt vertrouwen op de SaaS-oplossing Onyx One.

U hoeft het niet zelf te doen, wij kunnen u helpen

Software-as-a-service

Software-as-a-service (SaaS) bestaat al sinds het begin van de jaren 2000 en is een kosteneffectief alternatief voor de traditionele IT-implementatie waarbij u uw eigen IT-infrastructuur moet kopen of bouwen, de software zelf moet installeren, de applicaties moet configureren en een IT-afdeling in dienst moet nemen om het allemaal te onderhouden. Tien jaar geleden dachten nog maar weinig bedrijven aan cloudtechnologieën. In 2008 maakte zelfs slechts 12% van de bedrijven gebruik van cloud-gebaseerde apps. Vandaag is het een heel ander verhaal en is het niet langer een kwestie van “als”, maar van “wanneer”.

U hoeft niet te beschikken over een superkrachtige computer, een in-house server of een IT-genie in dienst te hebben om uw bedrijfsinformatie in de cloud te kunnen opslaan. Met SaaS kunnen meerdere gebruikers toegang krijgen tot de enorme database, altijd en overal waar internet is. Het enige wat u nodig hebt, is een webbrowser en een apparaat met internetvoeding en u kunt aan de slag.

De voordelen van SaaS

Kostenbesparend
Kiezen voor de SaaS-oplossing Onyx One verschuift de investering van een upfront uitgave naar een operationele uitgave. De oplossing waar de meeste CFO’s de voorkeur aan geven. Wanneer u de kosten van een SaaS contractor managemement oplossing vergelijkt met de kosten van het kopen van de software, kan het op het eerste gezicht lijken alsof de SaaS optie nog steeds duur is. Als u echter rekening houdt met de bedragen die u moet uitgeven voor de aankoop van de nodige hardware en voor het inhuren en beheren van de mensen die het allemaal moeten onderhouden, blijkt vaak dat de SaaS-benadering toch een goedkopere optie is.

Integraal beleid
Met Onyx One hebt u overal toegang tot uw contractor-database, op elk apparaat en op elk moment. En niet enkel u, maar al uw collega’s die bij het proces betrokken zijn. Dit voorkomt een silo-werkwijze en verkleint aanzienlijk menselijke fouten.

Geen IT-problemen
Het systeemonderhoud, zoals back-ups, updates en beveiliging wordt voor u gedaan. Wordt een contractorfirma geconfronteerd met een computerprobleem tijdens zijn kwalificatie? Dan zorgt Onyx voor de oplossing en verliest u geen kostbare tijd. U kunt altijd rekenen op Onyx One, want het is onze verantwoordelijkheid ervoor te zorgen dat het hele systeem werkt zoals het hoort.

Integreerbaar
De grote angst bij veel productiebedrijven is nog steeds dat het invoeren van een digitaal contractorsysteem zou botsen met de manier waarop ze elke dag werken en dat het niet combineerbaar zou zijn met de programma’s waarmee ze nu werken. De Onyx One technologie laat toe om de software die u gewend bent, zoals een ERP-systeem of toegangssysteem, te integreren.

Hoog beveiligingsniveau
Aangezien we als leverancier verantwoordelijk zijn voor de gegevens die een klant aan ons toevertrouwt, wordt het beveiligingsprobleem echt serieus en worden de klantgegevens superbeveiligd. Onze servers zijn verspreid over meerdere geografische locaties en we voorzien automatische back-ups.

De schaalbaarheid
Tot slot kan Onyx One worden opgeschaald, wat betekent dat als uw onderneming besluit om het aantal gebruikers of het aantal modules (services) uit te breiden, dit geen enkel probleem stelt. Ook als u beslist het systeem op meerdere locaties (zelfs in het buitenland) te gebruiken, dan kan dit.

“De opdrachtgever beschikt over een eenvoudige tool voor opvolging, over accuratere data en over duidelijke criteria volgens een eenduidig proces.”

Hoe helpt Onyx One bij het aanpakken van organisatorische risico’s?

Door te centraliseren en te optimaliseren

De organisatorische focus van traditioneel contractorbeleid is reactief in plaats van proactief. Er wordt, op nog veel industriële sites, pas ingegrepen als er zich problemen stellen. Onyx One laat toe de veiligheid van de samenwerking te beïnvloeden en zo problemen te voorkomen.  Ook een gebrek aan samenwerking tussen de interne afdelingen staat een modern contractorbeleid in de weg. Nu is de aanpak veelal afhankelijk van welk team een bepaalde activiteit bestuurt. Maar de focus van administratie is niet dezelfde als die van de safety manager of de aankoopdienst. En daar waar overzicht ontbreekt, ontstaat gevaar.  Onyx One centraliseert alle risico-domeinen en alle operationele taken en zorgt zo voor overzicht.

Hoe zorgt Onyx One voor strategische opportuniteiten?

De focus verschuift van kostenbesparing naar strategische meerwaarde

Natuurlijk blijft het doordacht beheren van kosten belangrijk, maar in de moderne industriële omgeving verschuift de focus naar strategische wendbaarheid, innovatie, en prestatieverbetering. Dit komt door de toenemende behoefte aan flexibiliteit, schaalbaarheid en om op de moderne markt te kunnen concurreren. Het doeltreffend werken met derden wordt steeds meer een strategische opportuniteit. Dit komt omdat contractors over heel specifieke vaardigheden beschikken die binnen het bedrijf niet voorhanden zijn. Vaardigheden waarnaar, in een alsmaar sneller veranderende markt, continu vraag naar is om product- en of diensteninnovatie te kunnen garanderen. Enkel door het werken met contractoren kan een onderneming nieuwe markten aanboren en het concurrentievoordeel behouden.

Door het inzetten van Onyx One houdt u controle en beheert u de risico’s.

• Volledig overzicht
  Elk bedrijf dat werken komt uitvoeren doorloopt een vooraf bepaald online kwalificatietraject. Administratieve documenten worden op die manier uitgewisseld. Dit gebeurt op voorhand en grotendeels automatisch.
• Veilig werken met subcontractoren
  Het platform neemt ook de subcontractors en onderaannemers mee in het kwalificatietraject op bedrijfsniveau en/of persoonsniveau. Zo weet de opdrachtgever steeds wie er on-site werken uitvoert.
• Het respecteren van de veiligheidsvoorschriften
  Een gebrekkige kennis van de veiligheidsregels veroorzaakt grote problemen. Het volgen van een training in Onyx One is een vereiste. Pas na het succesvol afronden van de training krijgt de medewerker toegang tot het bedrijfsterrein. De training (video, animatie of module) wordt volledig op maat gemaakt. Heeft u al een poortinstructie? Geen probleem, ook deze kan in Onyx One geïntegreerd worden.
• Financiële risico’s beperken
  Onyx One controleert dagelijks en automatisch de BTW-nummers van de contractorbedrijven op de overheidsites. Uw collega van de boekhouding weet dus meteen of het bedrijf onderhevig is aan de inhoudingsplicht of niet.
• Risico-identificatie en -evaluatie
  Onyx One bezorgt u handige en gebruiksvriendelijke tools voor het identificeren en evalueren van eventuele ricico’s. Bovendien leidt het systeem de communicatie in goede banden en houdt records bij zodat u zich kan indekken.

“Onyx One verbeterde aanzienlijk ons contractor management. Alle documenten en certificaten worden nu automatisch opgevolgd. Het is een gebruiksvriendelijk systeem en ze beschikken over een sterke servicedesk.”

Hoe helpt Onyx One u met compliance risico’s?

Contractorbeleid en compliance

Industriële ondernemingen worden, door een steeds zwaardere regelgeving en hogere verwachtingen van stakeholders, blootgesteld aan steeds meer compliance risico’s. Het niet naleven van wetten, voorschriften, gedragscodes of organisatorische normen kan leiden tot financiële, organisatorische of reputatieschade. Bovendien zijn bedrijven verantwoordelijk, niet enkel voor hun eigen gedrag, maar ook voor het gedrag van derden met wie ze een contract afsluiten.

Compliance risico’s zijn er in alle soorten en maten. Het voldoen aan de veelheid aan voorschriften waarmee u geconfronteerd wordt, vraagt om gestroomlijnde processen, planning en toegang tot informatie.

Onyx One vermindert compliance risico’s door:

• het implementeren van gestandaardiseerde en aanpasbare processen. Zo zorgt u voor een strak omlijnd veiligheidskader en een degelijke overschouwende methodologie
• het gebruik van een rigoureus kwalifactieproces op persoons- en bedrijfsniveau
• het bewaken van de risico’s tijdens het uitvoeren van de job
• het gebruik van geautomatiseerde rapportage-instrumenten om het beheer, de transparantie en het toezicht te versterken

“Onyx One zorgt voor een gestroomlijnde flow en borgen van informatie is goed. We zijn blij met de begeleiding die we krijgen en problemen worden snel opgelost.”

Op zoek naar SaaS-oplossing voor het kwalificeren en beheren van uw contractoren?

U kunt ons bereiken op het nummer 0032 9 269 80 21. Of laat uw gegevens na en wij nemen contact met u op.

De persoonlijke informatie die u ons verschaft via dit webformulier wordt vertrouwelijk behandeld en enkel voor de duur van de behandeling vastgelegd. We geven uw persoonlijke gegevens niet aan derden door.